Um eine gespeicherte Abfrage zu erstellen, sollten Sie bereits mit den Grundprinzipien zum Suchen und Kombinieren von Abfragen vertraut sein.
Eine gespeicherte Abfrage besteht im Grundprinzip aus drei Abfrageblöcken, die miteinander kombiniert werden. Jeder dieser Abfrageblöcke kann wiederum aus vielen kombinierten Abfragen bestehen. DabuSoft Pro wählt automatisch den besten Weg, um die gesamte gespeicherte Abfrage auszuführen. Unter Umständen besteht eine gespeicherte Abfrage aus hunderten einzelner Abfragen die miteinander kombiniert werden.
So erstellen Sie eine gespeicherte Abfrage:
Navigieren Sie zum Modul «Gespeicherte Abfragen».
Klicken Sie auf die blaue Plus-Taste in der Kopfzeile.
Geben Sie der Abfrage einen Namen. Dieser Name steht später zur Auswahl.
Markieren Sie nun die Adressgruppen, welche in der Abfrage enthalten sein sollen. (grau)
Markieren Sie ggf. die Adressgruppen, welche zusätzlich im Kontakt enthalten sein sollten. (blau)
Markieren Sie ggf. die Adressgruppen, welche auf keinen Fall enthalten sein dürfen. (rot)
Abfrageblock enthaltene Daten (grau)
Im ersten Abfrageblock definieren Sie die Adressgruppen oder Felder, welche in der Ergebnismenge enthalten sein sollen. Alle Adressgruppen oder Felder werden als «ODER» Abfrage ausgeführt. Das heisst nur eine der Adressgruppen muss pro Kontakt enthalten sein bzw. nur eines der Felder muss jeweils übereinstimmen.
Hinweise:
Wenn Sie bei den Adressgruppen «Inklusive aller Untergruppen, auch wenn diese nicht markiert sind.» aktivieren, werden alle Untergruppen einer Adressgruppe ebenfalls gefunden, auch wenn diese nicht in der gespeicherten Abfrage markiert sind.
Wenn eine Gruppe geschlossen ist, darin aber markierte Gruppen enthalten sind, wird diese Gruppe mit einem kleinen grauen Haken markiert dargestellt.
Ein control-Klick auf eine Gruppe bewirkt, dass alle darin enthaltenen Gruppen ebenfalls markiert werden.
Mit der grauen Entfernen-Taste oben links können Sie alle markierten Gruppen entfernen.
Zusätzlich zu den Adressgruppen können auch einige Felder als Abfragekriterien definiert werden.
In der PLZ, Ort, Kanton und Land können auch mehrere Werte eingegeben werden. Geben Sie diese als Liste getrennt mit einem Zeilenumbruch ein. Klicken Sie dazu auf das Mehrfach-Symbol.
Zusätzliche Kriterien zu Adressgruppen definieren.
Sie können auch zusätzliche Kriterien definieren, welche in den Adressgruppen pro Kontakt erfasst wurden. Klicken Sie dazu auf die runde Plus-Taste unten rechts im ersten Abfrageblock. Geben Sie nun hier die Kriterien ein, welche für alle Adressgruppen zusätzlich zutreffen müssen. Im Gegensatz zu allen anderen Abfragekriterien im ersten Abfrageblock wird diese Abfrage als «UND» Operation in Bezug zur Adressgruppe ausgeführt.
ACHTUNG!
Diese Funktion ist sehr restriktiv und kann dazu führen, dass keine Daten gefunden werden.
Abfrageblock zusätzliche Kriterien (blau)
Im zweiten Abfrageblock können Sie Adressgruppen und Felder definieren die beim Kontakt zusätzlich zutreffen müssen. Dieser Abfrageblock ist optional. Er kann also auch leer sein.
Hinweise:
Wenn Sie mehrere Adressgruppen markieren, muss jeweils nur eine dieser Adressgruppen zutreffend sein.
Wenn alle markierten Adressgruppen zusätzlich im Kontakt enthalten sein müssen, markieren Sie bitte «Alle markierten Gruppen müssen zusätzlich im Kontakt enthalten sein.»
Abfrageblock darf nicht enthalten sein (rot)
Im dritten Abfrageblock können Sie Adressgruppen und Felder definieren, welche auf keinen Fall in der Ergebnismenge enthalten sein sollen.
Hinweise:
Wenn Sie mehrere Adressgruppen markieren, werden alle Kontakte entfernt, bei welchen mindestens eine dieser Adressgruppen zugewiesen ist.
In der PLZ, Ort, Kanton und Land können auch mehrere Werte eingegeben werden. In diesem Fall muss nur einer dieser Werte zutreffend sein, um den Kontakt von der Ergebnismenge zu entfernen.
