Um Datensätze Mithilfe genauer Suchkriterien zu finden, geben Sie diese Kriterien (Text, Zahlen, Datum) in Felder einer Suchabfrage ein. Diese sieht aus wie ein leerer Datensatz. Mit der Suche werden Datensätze gefunden, die mit den eingegebenen Kriterien übereinstimmen.
In diesem Kapitel erfahren Sie auch, wie diese Abfragen verfeinert oder miteinander kombiniert werden können. Mit der kombinierten Anwendung verschiedener Abfragetechniken können Sie praktisch jedes denkbare Resultat erzielen. Seien Sie kreativ und versuchen Sie es!
So definieren Sie eine Suchabfrage
Navigieren sie zum Modul, welches die Daten enthält, nach welchen Sie suchen wollen.
Klicken Sie auf die weisse Lupe im Kopfbereich. (command+F, ctrl+F)
Geben Sie in ein Feld den Wert ein, nach dem gesucht werden soll.
Klicken Sie auf die Taste «Suchen» oder betätigen Sie die Enter-Taste, um die Abfrage auszuführen.
Die Ergebnismenge der Abfrage ersetzt alle früheren Ergebnismengen. Wenn mehr als ein Datensatz gefunden wurde, wird die Ergebnismenge in der Listenansicht angezeigt.
Reservierte Zeichen (Suchoperatoren)
Einige Zeichen sind für spezielle Suchoperationen reserviert. Nach diesen Zeichen können Sie nur suchen, wenn diese in Anführungszeichen "" gesetzt werden. Stehen diese Zeichen nicht in Anführungszeichen, werden diese als Suchoperatoren interpretiert, was ggf. nicht zum gewünschten Suchresultat führt.
Mehr Informationen über die Verwendung dieser Zeichen finden Sie unter «Suchoperatoren verwenden».
Suche nach mehreren Wörtern (Standardsuche)
Wenn Sie keine Suchoperatoren verwenden, werden Datensätze gesucht, die alle Wörter enthalten, die Sie in ein Feld eingeben. Genau gesagt handelt es sich um den Wortanfang, der gesucht wird.
Das heisst jeder Wortanfang muss in dem Feld mindestens einmal vorkommen. Gross- und Kleinschreibung werden dabei ignoriert, wie auch die Reihenfolge in welcher die Wörter im Feld vorkommen.
HINWEIS:
Sparen Sie sich Tipp-Arbeit beim Suchen und geben Sie jeweils nur ein paar Anfangsbuchstaben für den Vor- und Nachname ein, um eine bestimmte Person zu suchen.
Beispiele:
«Hans Meier»
findet 'Meier Hans', 'Hans Meier', 'Hansjörg Meier', 'Hans Meier-Klöti'
«ge so»
findet 'Gertrud Sommer', 'Sonja Gerber', 'Gemeinde Solingen', 'Gerd Sonntag'
In mehreren Feldern suchen (UND)
Sie können eine Abfrage auch in mehreren Feldern gleichzeitig ausführen. Dabei werden nur noch Datensätze gefunden, bei denen die Werte in allen Feldern mit den Suchkriterien übereinstimmen. Technischer ausgedrückt entspricht dies einer «UND»-Abfrage. Das heisst alle Kriterien müssen erfüllt sein.
Im unten stehenden Beispiel werden nur Datensätze gefunden, welche auf den Namen «Meier» lauten, eine «Frau» sind und «Deutsch» sprechen.
Alternativ können Sie auch mehrere Abfragen hintereinander ausführen und mit «UND» verbinden. Das heisst alle Kriterien müssen am Ende erfüllt sein. Im oberen Beispiel suchen Sie zuerst den Namen «Meier». Anschliessend öffnen Sie das Suchfenster erneut und suchen nach der Anrede «Frau» und klicken auf das Schnittmengen-Symbol usw.
Mehrere Werte suchen (ODER)
In der gleichen Abfrage können Sie nicht nach mehreren Werten suchen, bzw. Daten suchen die, entweder dem einen oder dem anderen Wert entsprechen. Technischer ausgedrückt wäre das eine «ODER»-Abfrage.
Sie können aber mehrere Abfragen hintereinander ausführen und die Ergebnismengen kombinieren. Dann entspricht das einer «ODER»-Abfrage.
Für das Modul «Adressen» gibt es gespeicherte Abfragen, welche sowohl «UND» als auch «ODER» Abfragen unterstützen. So lassen sich komplexe Abfragen, welche sonst viele hintereinander ausgeführte Abfragen erfordern würden, automatisieren.
