Duplizieren von Datensätzen
Derselbe Kunde, dieselben Positionen, ein neues Datum — die Kopie ist in zwei Sekunden da.
Und genau darum ist das die Stelle, an der die meisten Fehler entstehen. Was mitkommen soll und was nicht, weiss das Programm nicht. Du schon.
Beim Duplizieren entsteht eine Kopie des Datensatzes, in dem du gerade stehst. Neu vergeben werden die Datensatz-Nummer und die Angaben zur Entstehung — wer wann angelegt hat. Insofern verhält sich die Kopie wie ein frisch angelegter Datensatz.
Bei zusammengesetzten Dingen wie Aufträgen oder Rechnungen wird mehr zurückgesetzt, damit die Kopie sich auch dann wie etwas Neues verhält und nicht wie ein Abzug des Originals.
Die Wege zur Kopie
- Im Menü «Datensätze» der Eintrag «Datensatz duplizieren».
- Der Kurzbefehl command+D auf MacOS, ctrl+D unter Windows.
- In einigen Modulen liegt die Kopie auch unter dem Plus in der Kopfzeile.
Warum du die Kopie durchsehen musst
Aus gutem Grund bieten die meisten ERP-Systeme das Duplizieren gar nicht an. Was beim Kopieren einer Rechnung mitkommen soll und was nicht, ist selten eindeutig — es hängt an der Situation und daran, wie alt das Original ist.
Fünf Fragen, an denen sich das zeigt — keine davon hat eine allgemeingültige Antwort, und genau das ist der Punkt:
- Soll der Status der Rechnung mitkommen?
- Gelten die Preise aus dem Original oder die aktuellen aus der Preisliste?
- Bleibt der Liefertermin stehen?
- Bleibt die Bestellnummer des Kunden stehen?
- Zählen die heutigen Vorgaben des Kunden mehr oder die Angaben im Original?
Warum es sich je Modul anders verhält
Manchmal kommt beim Duplizieren mehr mit, als du erwartest, manchmal weniger. Das ist kein Aussetzer, sondern eine Entscheidung: hinter jedem Modul steht ein eigener Ablauf fürs Duplizieren, und dort ist festgelegt, was zurückgesetzt wird und was bleibt.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Handgriffe, die viel Zeit sparen
- Dupliziere lieber ein frisches Original als ein altes — je älter der Datensatz, desto mehr steht darin, was heute nicht mehr gilt.
- Wiederkehrende Aufträge sind der Fall, für den sich das Duplizieren wirklich lohnt: gleicher Kunde, gleiche Positionen, neues Datum.
- Geh nach dem Duplizieren von oben nach unten durch den Datensatz. Datum, Termin, Status und Referenzen sind die Felder, die am häufigsten stehen bleiben.