Drucken und PDF versenden
Der Beleg ist fertig und soll hinaus — auf Papier, als PDF in einer Mail oder erst einmal zur Ansicht.
Hinter dem grünen Drucker-Symbol liegen keine Knöpfe, sondern vorbereitete Aufträge. Jede Zeile weiss schon, was sie druckt und wohin sie es schickt. Dieses Kapitel zeigt, was die Symbole an einer Zeile bedeuten, warum manche fehlen und wie daraus zwei Tastenanschläge werden.
So verwendest du eine Druckvorlage
- Öffne den Beleg oder die Liste, die gedruckt werden soll.
- Klicke auf das grüne Drucker-Symbol — oder drücke command-P.
- Wähle eine Vorlage: mit der Maus, oder mit den Pfeiltasten hoch und runter.
- Klicke auf den Namen, um zu drucken — oder auf eines der Symbole rechts daneben, wenn das Ergebnis woandershin soll.
- Folge einer Rückfrage, falls eine kommt.
Vier Ziele, und warum manche fehlen
Jede Zeile kann bis zu vier Ziele haben. Welche davon dastehen, entscheidet die Vorlage selbst — ein Symbol fehlt genau dann, wenn dieses Ziel an der Vorlage nicht hinterlegt ist. Das ist die häufigste Frage zu diesem Menü und sie hat immer dieselbe Antwort.
Das rote PDF-Zeichen erzeugt dasselbe PDF wie der Briefumschlag — es verschickt es aber nicht, sondern legt es beim Beleg ab. Danach steht unter der Belegnummer ein rotes PDF-Zeichen, und ein Klick darauf öffnet die Datei.
Eine Zeile mit einem Pfeil am rechten Rand ist kein Auftrag, sondern ein Ordner: ein Klick führt in ein weiteres Menü. Darum trägt sie keines der vier Symbole. Drei Punkte hinter dem Namen — «Mahnwesen …» — heissen dagegen, dass noch etwas kommt: ein Untermenü oder eine Rückfrage.
Warum es am Ende zwei Tasten sind
Beim Öffnen ist die oberste Zeile schon ausgewählt. Wer also command-P drückt und dann Enter, hat gedruckt, ohne die Maus anzufassen. Mit «M» statt Enter geht dieselbe Vorlage als Mail hinaus.
Wer an den Vorlagen etwas ändern darf
Im Menü oben links sitzt ein Schalter «Bearbeiten». Er ist da, wenn du Administrator bist und an einem Mac oder Windows-Rechner arbeitest — auf dem iPad und im Browser fehlt er. Umgelegt verwandelt er die Liste: statt der Ziele stehen die Reihenfolge und ein Zahnrad an jeder Zeile.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Sieht der Ausdruck auf Papier anders aus als am Bildschirm, liegt es am Drucker oder am Treiber und nicht an der Vorlage.