Die Rechnungen sollen mit einem anderen Betreff hinausgehen, und der Absender stimmt seit dem Umzug nicht mehr.
Jede Druckvorlage trägt ihre eigenen Versandeinstellungen — Betreff, Text, Dateiname, Empfänger, Absender und den Weg, auf dem die Mail hinausgeht. Zu erreichen sind sie über das Zahnrad im Druckmenü, wenn du Administrator bist.
Was du an einer Vorlage änderst, gilt für diese eine Vorlage und für keine andere. Brauchst du zwei Varianten, wird die Vorlage dupliziert und die Kopie anders eingestellt.
So kommst du an die Einstellungen
Öffne im betroffenen Modul das Druckmenü mit dem grünen Drucker-Symbol.
Lege oben links den Schalter «Bearbeiten» um.
Klicke bei der Vorlage auf das Zahnrad rechts.
Ändere, was zu ändern ist, und schliesse mit «Zurück» oder «Schliessen».
Was du einstellen kannst
Oben stehen die Bezeichnung der Vorlage je Sprache und das Papierformat. Darunter kommt der Block «PDF & Mail» — dort steht alles, was den Versand ausmacht.
Feld
Was hineingehört
«Betreff»
der Betreff der Mail
«Text»
der Text der Mail
«Dateiname»
wie das PDF heissen soll
«Ablageort (Pfad)»
wo das PDF gespeichert wird. Leer heisst: in einem Zwischenverzeichnis, bis die Mail draussen ist
«An»
die Empfängeradresse — eine, nicht mehrere
«Kopie an» und «Blindkopie»
weitere Empfänger
«Absender Name»
der Name, den der Empfänger sieht
«Absender E-Mail»
die Adresse, von der die Mail kommt
«Antwortadresse»
die Adresse, an die eine Antwort geht
Vor manchen Feldern steht ein kursives ƒ. Es bedeutet, dass der Inhalt gerechnet wird statt fest zu stehen — so kommt die Rechnungsnummer in den Betreff und die Adresse des Kunden ins Empfängerfeld. Fester Text gehört in einem solchen Feld in Anführungszeichen.
«E-Mail Versand» — den Weg festlegen
Im Kasten «E-Mail Versand» ganz unten legen drei Schalter fest, auf welchem Weg die Mail hinausgeht. Je nachdem, was eingeschaltet ist, erscheinen darunter andere Felder — die Maske zeigt immer das, was der gewählte Weg braucht.
Eingeschaltet
Wie die Mail hinausgeht
Was darunter erscheint
«Mit lokalem Mail-Programm»
als schlichte Mail in deinem Mailprogramm, mit dem PDF im Anhang; abgeschickt wird dort
«Ohne Meldung»
«Mit lokalem Mail-Programm» und «Formatiert mit Mailvorlage»
als fertiger Entwurf im Layout der Mailvorlage, geöffnet in deinem Mailprogramm
«Mailvorlage»
«Formatiert mit Mailvorlage», die beiden anderen aus
direkt über euren Mailserver, im Layout der Mailvorlage
«SMTP-Server», «E-Mail über FM-Server senden», «Mailvorlage»
«Transactional E-Mail»
über einen Versanddienst, im Layout der Mailvorlage und mit Rückmeldung, ob sie angekommen ist
«Schnittstelle», «E-Mail über FM-Server senden», «Mailvorlage»
Mit «Ohne Meldung» legt DabuSoft Pro die Mails direkt in den Postausgang deines Mailprogramms, statt jede einzeln zum Abschicken zu öffnen. Eine Serie von Rechnungen geht so in einem Zug hinaus. Der Schalter wirkt bei der schlichten Mail ohne Mailvorlage; mit «Formatiert mit Mailvorlage» ist er grau, denn ein Entwurf wird immer im Mailprogramm abgeschickt. Am iPad und im Browser erscheint jede Mail trotzdem.
Ausgeschaltet heisst an der Vorlage «nicht festgelegt», nicht «ohne Mailvorlage». Dann gilt die Vorgabe: der Schalter «Formatiert mit Mailvorlage» unter «Konfiguration › Adressen» für alle, oder derselbe Schalter beim Mitarbeiter im Reiter «Voreinstellungen». Ist einer von beiden eingeschaltet, geht auch diese Vorlage mit Mailvorlage hinaus.
Solange das Mailprogramm verschickt, sind «Absender Name», «Absender E-Mail» und «Antwortadresse» grau. Absender ist dann das Konto, das im Mailprogramm eingerichtet ist. Auf den beiden anderen Wegen gelten die Angaben aus diesen Feldern.
Der Schalter «E-Mail über FM-Server senden»
«E-Mail über FM-Server senden» verlagert das Erstellen des PDF und den Versand auf den Server. Der Schalter steht zur Wahl, sobald die Mail über den Mailserver oder einen Versanddienst geht; beim Mailprogramm ist er grau. Er funktioniert — und wir raten davon ab.
Es ist dieselbe Schriftenfrage wie beim Drucken auf Papier: was nicht installiert ist, wird ersetzt, und dann verschiebt sich das Layout.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Was du siehst
Woran es liegt
Was hilft
Kein Zahnrad an der Zeile
Du bist kein Administrator, oder du arbeitest am iPad oder im Browser
An einem Mac oder Windows-Rechner anmelden
Kein Zahnrad, obwohl du Administrator bist
Die Zeile ist ein Ordner
Hineinklicken — die Vorlagen darin haben eines
Der Briefumschlag bleibt weg
Dateiname oder Empfänger sind leer
Beide füllen — der Umschlag erscheint erst, wenn beides steht
Im Betreff oder im Text der Mail steht ein «?»
Die Formel in diesem Feld geht nicht auf
Die Formel hinter dem ƒ öffnen und korrigieren
Im Betreff steht der Feldname statt des Werts
Der Text steht in Anführungszeichen, obwohl er gerechnet werden soll
Anführungszeichen ausschliesslich um festen Text setzen
Statt einer Mail geht ein Entwurf im Mailprogramm auf
«Mit lokalem Mail-Programm» ist eingeschaltet
Ausschalten und Mailserver oder Schnittstelle wählen
Die Absenderfelder sind grau
Das Mailprogramm verschickt
Im Mailprogramm das richtige Konto wählen
Unter Windows lässt sich der Entwurf nicht bearbeiten
Die Entwurfsdatei öffnet das neue Outlook, und das öffnet sie schreibgeschützt
Für .eml-Dateien das klassische Outlook als Standard einstellen
