DabuSoft Pro unterstützt verschiedene Methoden zum Versenden von PDF-Dokumenten per E-Mail. Je nach Anspruch an das Design, die Flexibilität und die Menge der zu versendenden E-Mails hat jede Methode bestimmte Stärken oder Schwächen.
Es gibt folgende Methoden zum Versenden von E-Mails:
E-Mail Programm
SMTP-Server
SMTP-Server mit Mailvorlage
Mailchimp Transactional
Weiter unten erfahren Sie mehr über die Einstellungen und Anforderungen der Versandmethoden.
Einstellungen bearbeiten
Die Einstellungen für den Versand von PDF's per E-Mail können direkt aus den Druckvorlagen angepasst werden. Diese Einstellungen sind für jede Druckvorlage individuell. Sollten Sie verschiedene Einstellungen pro Druckvorlage benötigen, kann die Druckvorlage dupliziert und individuell konfiguriert werden.
So öffnen Sie die Einstellungen für den E-Mail Versand:
Klicken Sie auf das grüne Drucker-Symbol im Kopfbereich. (command-P, ctrl-P)
Aktivieren Sie «Bearbeiten».
Klicken Sie auf das Einstellungs-Symbol rechts neben der Druckvorlage.
Betreff
Betreff des E-Mail definiert als FileMaker Pro Berechnung. Reiner Text muss in Anführungszeichen gesetzt werden.
Text
E-Mail Text definiert als FileMaker Pro Berechnung. Reiner Text muss in Anführungszeichen gesetzt werden.
Dateiname
Dateiname des PDF's definiert als FileMaker Pro Berechnung.
Ablageort (Pfad)
Ort wo das PDF gespeichert wird, definiert als FileMaker Pro Berechnung. Wenn kein Pfad definiert ist, wird das PDF in einem temporären Verzeichnis gespeichert, bis das E-Mail versendet wurde.
An
Empfänger E-Mailadresse definiert als FileMaker Pro Berechnung. Es kann nur ein Empfänger definiert werden.
Kopie an
CC E-Mailadresse definiert als FileMaker Pro Berechnung.
Blindkopie
BCC E-Mailadresse definiert als FileMaker Pro Berechnung.
Absender Name
Name des Absenders, so wie es beim Empfänger im E-Mail Programm angezeigt wird.
Absender E-Mail
E-Mailadresse des Absenders.
Antwortadresse
E-Mailadresse auf welche der Empfänger antworten kann.
Mailvorlage
Wenn das E-Mail formatiert sein soll, die Mailvorlage, welche für diese Druckvorlage verwendet werden soll. Erfordert dass entweder der SMTP-Server oder die Schnittstelle für Mailchimp definiert sein muss.
SMTP-Server
Server über welchen das E-Mail versendet werden soll, wenn dieses nicht über das E-Mail Programm geschehen soll.
Schnittstelle
Mailchimp-Transactional Schnittstelle über welche das E-Mail versendet werden soll. Wenn diese Schnittstelle aktiv ist, darf kein SMTP-Server angegeben werden, und es muss eine Mailvorlage angegeben werden.
E-Mail über FM-Server senden
Das E-Mail wird über FileMaker Server versendet. Das erfordert eine spezielle Konfiguration des Datenbank-Servers. Geeignet zum Versenden vieler E-Mails
Einstellungen für Versand mit E-Mail Programm
Wenn Sie die E-Mails über Ihr E-Mail Programm versenden wollen, müssen die Einstellungen für die Mailvorlage, den SMTP-Server und die Schnittstelle leer sein.
Das PDF wird über das Standard-E-Mail Programm auf Ihrem Computer versendet. Wie Sie das Standard-E-Mailprogramm auf Ihrem Computer festlegen finden Sie in der Anleitung zu Ihrem Betriebssystem.
HINWEIS:
Wenn Sie Outlook auf Windows verwenden, muss die 64-bit Version installiert sein. Die 32-bit Version führt zum Einfrieren von FileMaker und Outlook.
Auf MacOS müssen Sie in den Systemeinstellungen bei «Datenschutz und Sicherheit» unter «Automation» FileMaker Pro für die Steuerung des E-Mail Programms aktivieren.
Wenn es aus technischen Gründen nicht möglich, das E-Mail Programm zu verwenden können Sie dennoch E-Mails aus DabuSoft Pro versenden, indem Sie einen SMTP-Server konfigurieren.
Einstellungen des SMTP-Servers
Damit Sie in den Druckvorlagen einen SMTP-Server verwenden können, muss dieser zuerst in der Konfiguration angelegt werden.
Ein SMTP-Server wird dann benötigt, wenn Sie eine Mailvorlage verwenden wollen, das E-Mail aber nicht über Mailchimp versendet wird, oder wenn Sie die E-Mails statt über das E-Mail Programm direkt über den SMTP-Server versenden wollen.
So konfigurieren Sie einen SMTP-Server:
Navigieren Sie in der Konfiguration zu Web-Services und dann zu SMTP-Server.
Klicken Sie auf die blaue Plus-Taste im Kopfbereich, um einen neuen SMTP-Server zu erstellen.
Geben Sie dem SMTP-Server bei «Bezeichnung» einen Namen, den Sie später auswählen werden.
Konfigurieren Sie den SMTP-Server anhand der Vorgaben Ihres Service-Providers.
Testen Sie den SMTP Server.
Hostname
Server-Adresse oder Hostname.
Port
Port über welchen der SMTP Server erreicht werden kann.
Verschlüsselung
Art der Verschlüsselung SSL oder TLS.
Authentifizierung
Praktisch immer «Passwort».
Benutzername
In der Regel die E-Mailadresse.
Passwort
Das Passwort für die Anmeldung am SMTP-Server.
Text Kodierung
wird nicht benötigt.
CURL trace
wird nicht benötigt.
CURL show error
wird nicht benötigt.
E-Mail über FM-Server senden
für diesen Zweck nicht aktivieren.
Um die Einstellungen zu überprüfen, können Sie unten eine Test-E-Maildresse eingeben und ein Testmail senden. Wenn eine Fehlermeldung erscheint, sind die Einstellungen nicht korrekt.
Mailvorlagen erstellen
Für den Versand formatierter E-Mails müssen HTML codierte Mailvorlagen erstellt werden. Diese Mailvorlagen können Platzhalter und Grafiken enthalten. Im Internet gibt es zahlreiche Beispiele für HTML-Mailvorlagen die via Copy and Paste in die Mailvorlage von DabuSoft Pro eingesetzt werden können.
So erstellen Sie eine Mailvorlage:
Navigieren Sie in den Stammdaten zu «Mailvorlagen».
Klicken Sie auf die Blaue Plus-Taste im Kopfbereich, um eine neue Mailvorlage hinzuzufügen.
Geben Sie der Mailvorlage einen Namen, den Sie später auswählen werden.
Wählen Sie das Modul für die Mailvorlage aus, wo diese verwendet werden soll.
Weitere Informationen zum Bearbeiten von Mailvorlagen finden Sie unter «Arbeiten mit Modulen».
Mailchimp Transactional konfigurieren
Mailchimp Transactional ist ein Web-Service, welcher E-Mails in Ihrem Namen und mit Ihrer E-Mail Domäne versendet und den Versand überwacht. Damit Sie diesen Web-Sevice verwenden können, benötigen Sie ein (kostenpflichtiges) Konto bei Mailchimp. Dort muss unter «Automations» der zusätzliche Dienst «Transactional Email» aktiviert werden. Zu Beginn stehen 500 E-Mails gratis zur Verfügung.
ACHTUNG!
Die Aktivierung von Transactional E-Mail erfordert den Zugriff auf den DNS Zonen-Editor Ihrer Domäne und muss von Fachpersonal ausgeführt werden. Fehlerhafte Eingriffe können zum Erliegen Ihrer gesamten E-Mail Kommikation führen.
So erstellen Sie eine API Key für DabuSoft Pro:
Gehen Sie bei Mailchimp zu Transactional Email und klicken Sie dann auf «Launch App».
Navigieren Sie in der App zu «Settings» und klicken Sie auf die Taste «+New API Key».
Geben Sie dem API Key unter Description einen Namen und klicken Sie auf «Create API Key».
Kopieren Sie den API Key sofort, bevor Sie das Dialogfenster schliessen !
Navigieren Sie nun in DabuSoft Pro in der Konfiguration zu «Web Services».
Öffnen Sie das Modul «API-Schlüssel».
Klicken Sie im Kopfbereich auf die blaue Plus-Taste, um eine neue Schnittstelle zu eröffnen.
Wählen Sie beim Schnittstellentyp «MailChimp Transactional».
Klicken Sie auf «Speichern».
Fügen Sie den oben kopierten API Key im Feld «API-Schlüssel» ein.
Die API-URL für Ihr Mailchimp Konto ist entweder «https://mandrillapp.com/api/1.0/» oder eine andere URL, die den Mailchimp Einstellungen zu finden ist. Kontaktieren Sie dazu ggf. den Support von Mailchimp.
