Du brauchst Daten aus dem Programm heraus — als Excel-Datei für die Treuhand, als Adressliste für den Newsletter, als Datei für ein anderes System.
Es gibt drei Wege hinaus, und die Wahl hängt an einer einzigen Frage: brauchst du das einmal oder jeden Monat.
Beim Hinausgehen erkennst du deine Daten wieder
Die Treuhänderin möchte die Rechnungen des letzten Quartals als Excel-Datei. Du suchst sie im Modul, wählst die Felder aus und sicherst die Datei — mehr ist es nicht.
Das Herausgeben ist die leichtere Hälfte des Datenaustauschs, und dafür gibt es einen Grund: die Felder heissen im Auswahlfenster so, wie sie am Bildschirm heissen. Du liest «Rechnungsdatum» und «Firma», nicht eine Abkürzung, die jemand vor zwanzig Jahren vergeben hat. Beim Hereinholen musst du dagegen entscheiden, welche fremde Spalte zu welchem Feld gehört — deshalb läuft das Hereinholen über den Support und das Hinausgeben nicht.
Drei Wege hinaus
Weg
Wo du ihn findest
Wofür er gemacht ist
Über die Datenbank selbst
Menü «Ablage» auf dem Mac, «Datei» unter Windows, Befehl «Datensätze exportieren...». Für ein einzelnes Feld: Rechtsklick darauf
Du bestimmst jedes Mal neu, welche Felder mitkommen
Als Aktion
Gelbes Aktions-Symbol im Kopfbereich, Ordner «Exportieren ...»
Formate, die immer gleich aussehen — dieselben Felder, dieselbe Reihenfolge, jedes Mal
Über eine Schnittstelle
Keine Bedienung im Modul; einmal eingerichtet, dann läuft sie
Kein Export im eigentlichen Sinn, sondern ein Übertrag zwischen zwei Programmen
Der Unterschied zwischen den ersten beiden ist nicht die Technik, sondern die Wiederholung. Brauchst du eine Liste ein einziges Mal, nimm den Weg über die Datenbank. Brauchst du sie jeden Monat in derselben Form, gehört sie in eine Aktion — dann kann sie niemand mehr falsch zusammenstellen.
Diese Exporte sind schon eingerichtet
In drei Modulen findest du im Aktions-Menü den Ordner «Exportieren ...». Was darin steht, ist geprüft und immer gleich — du musst keine Felder auswählen.
Modul
Was du dort findest
Adressen
Excel · Newsletter als CSV-Datei, dazu drei Fassungen je nachdem, welche Mailadresse Vorrang hat · Adressgruppen mit den Zusatzfeldern
Artikel
Preise · Originalbilder · Vorschaubilder
Projekte
Projektliste
Dein Format ist nicht dabei? Dann baut es der Support als eigene Aktion. Diese liegt in einer Datei, die beim Aktualisieren des Programms nicht angefasst wird — dein Format überlebt also jede neue Version. Gebaut wurden auf diesem Weg schon Formate für Buchhaltungen, für Webshops und für den Datenaustausch zwischen Firmen.
Exporte, die zu einem Beleg gehören
Ein Teil der Exporte steht nicht im Aktions-Ordner, sondern dort, wo die Arbeit stattfindet. Herauskommt dabei keine Liste zum Ansehen, sondern eine Datei für ein anderes System — die Buchhaltung, die Bank, den Grosskunden.
Was hinausgeht
Wohin es geht
Wo du es auslöst
Buchungen
an die Finanzbuchhaltung, meist im XML-Format von Abacus, daneben weitere Formate
Modul «Fibu Export»
Zahlungsaufträge
an die Bank, als XML-Datei nach dem Standard der Banken
bei den Kreditoren und bei den Löhnen; die Sicht darauf im Modul «Zahlung Export»
Belegdateien
an Ablage oder Treuhand
Modul «Kreditoren»
Lieferavis und Rechnung als EDI-Meldung
an Grosskunden, die ihre Belege elektronisch empfangen
über das EDI-Portal, ausgelöst am Beleg
Diese Exporte sind strenger gebaut als eine Excel-Liste, und dafür gibt es einen Grund: am anderen Ende sitzt kein Mensch, sondern ein Programm. Das Format ist bis zur letzten Spalte vorgegeben, und eine Wiederholung ist ein Schaden — derselbe Zahlungsauftrag zweimal gesendet bedeutet zweimal Geld. Deshalb merken sich diese Exporte, was schon hinaus ist.
Fibu ExportBuchungen an die Finanzbuchhaltung übergeben
EDI PortalDer elektronische Belegaustausch mit Grosskunden
Was mitkommt, und wie viel davon
Beim Weg über die Datenbank gilt dieselbe Regel wie im ganzen Programm: exportiert wird, was du gerade gefunden hast. Suchst du vorher die zwölf Rechnungen des Monats, gehen zwölf Zeilen hinaus. Steht die Liste auf allen Datensätzen, gehen alle hinaus.
Das ist kein Widerspruch, sondern Absicht. Ein Buchhaltungsexport soll die Buchungen einer Periode liefern und nicht das, was zufällig auf dem Schirm steht. Wo die gefundene Menge das falsche Kriterium wäre, nimmt die Aktion ein anderes.
Wer exportieren darf
Exportieren darf, wer Zugang zum Modul hat. Eine Ausnahme gibt es: Gäste dürfen es nicht. Der Gastzugang heisst «Daten ansehen», und dabei bleibt es — ansehen und mitnehmen sind zwei verschiedene Rechte.
Dasselbe Recht regelt das Drucken. Wer drucken darf, darf auch exportieren, und umgekehrt. Das ergibt Sinn, sobald man es einmal so sieht: ein Ausdruck ist eine Datei aus Papier. Er verlässt das Programm genauso vollständig wie eine Tabelle.
Mit der Datei endet der Schutz
Im Programm ist jeder Zugriff geregelt: Rechte je Gruppe, Rechte je Modul, und im Verlauf steht, wer wann etwas geändert hat. In der exportierten Datei gilt nichts davon mehr. Eine Tabelle kennt keine Rolle und keinen Verlauf, sie kennt den, der sie gerade offen hat.
Im Programm
In der Datei auf deinem Rechner
Wer darf lesen
die Berechtigung entscheidet
wer die Datei bekommt
Wer hat gelesen
steht im Verlauf
niemand weiss es
Wo liegt es
auf dem Server
wo du die Datei hingelegt hast
Wer trägt es
der Betrieb der Datenbank
du, ab dem Klick
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Was du siehst
Woran es liegt
Was hilft
Der Menüpunkt zum Exportieren fehlt oder lässt sich nicht anklicken
Dein Zugang ist ein Gastzugang, und der darf ansehen, aber nicht mitnehmen
Deine Administratorin kann den Zugang ändern
Die Datei ist leer oder enthält weniger Zeilen als erwartet
Exportiert wird, was du gefunden hast — und gefunden war weniger, als du dachtest
Vor dem Export nachsehen, wie viele Datensätze die Kopfzeile zählt
Die Kopfangaben stehen in jeder Zeile noch einmal
Du hast Felder aus zwei Ebenen gemischt, etwa Rechnung und Positionen
Zwei getrennte Exporte, oder ein eigener Export vom Support — siehe die Unterseite zum Exportieren von Datensätzen
Umlaute kommen auf der Gegenseite als Zeichensalat an
Die Gegenseite erwartet einen anderen Zeichensatz
Nachfragen, welchen sie will, und den beim Sichern wählen
In der Excel-Datei ist die Bildspalte leer
Eine Zelle kann kein Bild aufnehmen — in Excel liegen Bilder über der Tabelle, nicht darin
Bilder gehen einen eigenen Weg, siehe die Unterseite dazu
Eine Aktion exportiert andere Datensätze als erwartet
Nicht jede Aktion arbeitet mit dem, was du gefunden hast
Ansehen, was die Aktion fragt; im Zweifel den Support fragen
