Als PDF per Mail versenden
Die Rechnung soll zum Kunden, und der Postweg wäre umständlich.
Der Briefumschlag an einer Zeile ist der ganze Weg — ein Klick erzeugt das PDF und stellt die Mail zusammen. Empfänger, Betreff und Text stehen an der Vorlage bereit. Ob die Mail danach in deinem Mailprogramm liegt oder gleich hinausgeht, hängt an einem von vier Versandwegen.
Statt zu drucken, schickst du die Rechnung als PDF im Mailanhang — mit demselben Layout, das auch auf Papier käme.
Der Weg in die Mail
- Öffne den Beleg, der versendet werden soll.
- Klicke auf das grüne Drucker-Symbol in der Kopfzeile.
- Klicke bei der Vorlage auf den Briefumschlag rechts.
- Beantworte eine Rückfrage, falls eine kommt.
- Je nach Einrichtung ist die Mail gleich unterwegs — oder sie liegt in deinem Mailprogramm und wartet darauf, dass du sie abschickst.
Was in der Mail steht
Empfänger, Betreff und Text kommen nicht aus dem Nichts: sie sind an der Vorlage hinterlegt und werden im Moment des Versands aus dem Beleg gefüllt. Bei einer Rechnung steht dann die Rechnungsnummer im Betreff, der Betrag im Text und die Anrede vor dem ersten Satz — ohne dass du etwas tippst.
Auch der Empfänger wird aus dem Beleg geholt. Welches Feld dabei gilt, ist an der Vorlage eingestellt — das legt ein Administrator fest, und je nach Einrichtung steht dort etwas anderes. Eine Empfängeradresse, nicht mehrere — für weitere gibt es Kopie und Blindkopie.
Das PDF bekommt einen Namen aus dem Beleg, meist Belegart und Nummer. Ist an der Vorlage kein Ablageort hinterlegt, liegt die Datei so lange in einem Zwischenverzeichnis, bis die Mail draussen ist.
Vier Wege, auf denen eine Mail hinausgeht
DabuSoft Pro kennt vier Versandwege. Welcher läuft, ist an der Vorlage eingestellt — du musst beim Versenden nichts wählen. Der Unterschied wird an zwei Fragen sichtbar: kannst du die Mail vor dem Absenden noch anfassen, und kommt sie im Layout eurer Mailvorlage?
Der erste Weg braucht keine Einrichtung und ist deshalb der ausgelieferte Normalfall. Die Mail landet in deinem Mailprogramm, du liest sie noch einmal, ergänzt vielleicht einen Satz und schickst sie ab. Ist an der Vorlage «Ohne Meldung» eingeschaltet, legt DabuSoft Pro die Mail gleich in den Postausgang — eine Serie von Rechnungen geht so in einem Zug hinaus.
Beim zweiten Weg öffnet sich die Mail als fertiger Entwurf, schon im Layout der Mailvorlage und mit dem PDF im Anhang. Du prüfst sie und schickst sie in deinem Mailprogramm ab.
Die letzten beiden gehen ohne dein Zutun hinaus und brauchen dafür eine Einrichtung: einen Mailserver oder eine Schnittstelle zu einem Versanddienst. Beim Versanddienst lässt sich hinterher sehen, ob die Mail angekommen und ob sie geöffnet wurde. Unterstützt sind brevo und Mailchimp.
Zwei Einstellungen auf dem Mac, die nicht im Programm liegen
Damit DabuSoft Pro dein Mailprogramm öffnen darf, braucht es unter macOS eine Freigabe. In den Systemeinstellungen steht sie unter dem Namen FileMaker Pro — das ist der Unterbau, auf dem DabuSoft Pro läuft. Ohne die Freigabe passiert beim Klick auf den Briefumschlag nichts, und es kommt auch keine Meldung.
- Öffne die Systemeinstellungen.
- Gehe zu «Datenschutz & Sicherheit» und dort zu «Automation».
- Klappe den Eintrag «FileMaker Pro» auf und schalte dein Mailprogramm ein.
Welches Mailprogramm sich öffnet, entscheidet nicht DabuSoft Pro, sondern macOS — und eingestellt wird es in der Mail-App selbst: Mail öffnen, dann «Einstellungen», dann «Allgemein» und dort «Standardprogramm für E-Mails». Wer mit Outlook arbeitet, wählt es hier aus.
Apple beschreibt beide Einstellungen selbst. In der Apple-Hilfe heissen die Themen «Erlaubnis für Apps zum Steuern von Apps auf dem Mac» und «Den Standard-Webbrowser oder die Standard-E-Mail-App auf dem Mac ändern».