Du brauchst eine Liste als Datei — für die Treuhand, für den Newsletter, für eine Auswertung.
Hinaus geht, was du gefunden hast. Diese Seite zeigt den Weg Schritt für Schritt und nennt die eine Stelle, an der es regelmässig schiefgeht.
Zuerst suchen, dann exportieren
Der Verkaufsleiter will die Kunden aus dem Kanton Bern in einer Tabelle. Du suchst sie im Modul «Adressen», und erst dann beginnt der Export — denn hinaus geht, was du gefunden hast. Die Zahl in der Kopfzeile ist damit auch die Zahl der Zeilen in deiner Datei.
Der Ablauf
Ins Modul wechseln, das die Daten enthält.
Die Datensätze suchen, die hinaus sollen.
Im Menü «Ablage» den Befehl «Datensätze exportieren...» wählen. Unter Windows heisst das Menü «Datei».
Oben den Dateinamen eingeben und den Ort wählen, an dem die Datei liegen soll.
Unten bei «Typ» das Format wählen — Excel, CSV und die übrigen stehen auf der Seite zu den Dateiformaten.
Auf «Sichern» klicken.
Im nächsten Fenster die Felder von links nach rechts hinüberholen. Rechts steht die Reihenfolge, in der die Spalten in der Datei erscheinen.
Auf «Exportieren» klicken.
Die Liste rechts heisst «Feldexportfolge», und der Name meint genau das: die Reihenfolge dort ist die Reihenfolge der Spalten. Wenn die Gegenseite eine bestimmte Spaltenanordnung verlangt, stellst du sie hier ein und nirgends sonst.
Die Falle: Felder aus zwei Ebenen
Im Feldauswahl-Fenster kannst du oben die Tabelle wechseln und so auch Felder aus verwandten Daten mitnehmen — zur Rechnung die Positionen, zum Projekt die Rapporte. Das Fenster lässt es zu, und die Datei entsteht ohne Fehlermeldung — aber anders, als du erwartest.
Was du willst
Was du bekommst
eine Zeile je Rechnung, mit den Positionen darin
eine Zeile je Position, und die Angaben der Rechnung in jeder davon wiederholt
12 Rechnungen
87 Zeilen, wenn die 12 Rechnungen zusammen 87 Positionen haben
Das ist keine Fehlbedienung, sondern die Bauart einer Tabelle: eine flache Datei hat eine Zeilenebene und keine zweite. Für eine Auswertung in Excel ist das oft sogar richtig — für eine Rechnungsliste ist es unbrauchbar.
Der Zeichensatz gehört der Gegenseite
Beim Sichern fragt das Fenster nach dem Zeichensatz. Diese Wahl entscheidet, ob Umlaute und Akzente auf der anderen Seite lesbar ankommen — und die andere Seite bestimmt sie, nicht du.
Was nicht mitgeht
Hinaus geht, was ein Wert in einer Zelle sein kann: Text, Zahlen, Datum und Zeit. Ein Bild ist kein Zellwert — in Excel liegt es über der Tabelle statt darin, und in eine CSV-Datei geht es gar nicht. Für Bilder gibt es eigene Wege.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Was du siehst
Woran es liegt
Was hilft
Die Datei ist leer
Die Suche hat nichts gefunden, oder du warst im falschen Modul
Zurück ins Modul, suchen, die Zahl in der Kopfzeile ansehen
Es sind mehr Zeilen als Datensätze
Felder aus zwei Ebenen gemischt
Zwei getrennte Exporte machen, oder den Export vom Support bauen lassen
Ein Feld ist im Auswahlfenster nicht zu finden
Du suchst es in der falschen Tabelle — oben im Fenster steht, aus welcher die Liste gerade kommt
Oben umschalten und dort nachsehen
Umlaute kommen als Zeichensalat an
Falscher Zeichensatz beim Sichern
Mit dem Zeichensatz wiederholen, den die Gegenseite verlangt
Die Spalten stehen in der falschen Reihenfolge
Die Reihenfolge rechts im Fenster ist die Reihenfolge in der Datei
