Newsletter, Briefe
Zweihundert Mitglieder sollen dasselbe Schreiben bekommen, und die Adressen stehen längst im System. Genau dafür ist dieses Modul da — und für den einzelnen Brief genauso, der häufigste Fall ist er sowieso.
Hier entstehen Briefe an Kontakte, die DabuSoft Pro schon kennt: einzeln oder als Serienbrief, gedruckt oder als Mail. Dazu Etiketten, Adresslisten und der Nachweis im Verlauf, wer was bekommen hat. Die eine Regel, die alles andere leichter macht: ein Brief trägt einen Text, eine Sprache und eine Empfängerliste — jede Unterscheidung wird ein eigener Brief. Diese Seite zeigt, wie die Empfänger hereinkommen, wie du die Liste bereinigst, was das Druckmenü unterscheidet und wo die Grenze zum Newsletter liegt.
Wofür du dieses Modul aufmachst
Es gibt keinen typischen Brief in diesem Modul. Es gibt einen typischen Anlass: die Adresse ist schon da. Du willst jemandem schreiben, den DabuSoft Pro bereits kennt — und statt in einem zweiten Programm zu tippen und die Adresse hinüberzukopieren, schreibst du hier.
- einen einzelnen Brief schreiben, drucken oder als Mail senden
- denselben Text an viele schicken — gedruckt als Serienbrief oder als Mail
- Etiketten, Namensschilder und Adresslisten drucken
- nachsehen, wer die Mail bekommen und wer sie geöffnet hat
- die Empfänger zusammenstellen und allein die Liste exportieren — gedruckt oder gesendet wird dann auswärts, bei einer Druckerei oder in einem Newsletter-Werkzeug
Der letzte Punkt überrascht viele: ein Brief muss nicht verschickt werden, um nützlich zu sein. Manchmal dient er einzig dazu, die Empfängerliste zu halten.
Angefangen wird meistens woanders
Ein Serienbrief entsteht dort, wo die Empfänger schon beisammen sind — nicht hier. Du suchst zuerst die Leute, dann machst du daraus einen Brief.
Nachholen geht immer. Im Zahnrad steht «Adressen hinzufügen ...»: das übernimmt die Kontakte, die im Modul «Adressen» gerade aufgerufen sind. Es ergänzt die Liste, es ersetzt sie nicht.
Der Brief: ein Text, eine Sprache, ein Absender
Im Reiter «Brief» steht links das Datum, der Betrag mit Währung, die Filiale und wer den Brief verantwortet. In der Mitte die Sprache, die Bankverbindung und die Konten. Rechts der Adressblock. Darunter der Betreff und der Brieftext — und rechts daneben eine Palette mit Platzhaltern, die du in den Text setzt: Anrede, Name, Firma, Strasse. Beim Versenden wird aus jedem Platzhalter der Wert des jeweiligen Empfängers.
Dasselbe gilt für jede andere Unterscheidung. Sollen die einen eine Beilage bekommen und die anderen nicht, oder die einen eine Mahnung und die anderen eine Erstsendung, dann sind das zwei Briefe, nicht ein Brief mit zwei Sorten Empfänger. Eine Empfängerliste lässt sich nicht teilweise anders behandeln.
Die Grussformel holt der Brief bei dem Mitarbeiter, der als Sachbearbeiter eingetragen ist — hinterlegt wird sie im Modul «Mitarbeiter, Zugriff», je Sprache eine. Die Unterschrift liegt beim selben Mitarbeiter, aber ein einziges Mal: eine Unterschrift hat keine Sprache.
Die Empfängerliste: erst markieren, dann handeln
Im Reiter «Empfängerliste» steht, wer den Brief bekommt — mit Versandstatus, Versanddatum, Klicks und Öffnungen. Rechts oben in der Kopfzeile sitzt ein Menü mit drei Punkten, und das arbeitet in zwei Schritten.
- Einschalten. Der Schalter «Liste bearbeiten / markieren» blendet das Zeilenmenü aus und setzt an seinen Platz ein Kästchen zum Ankreuzen.
- Markieren. Vier Helfer setzen die Häkchen auf einen Schlag: alle · die schon Gesendeten · die doppelten Kontakte · oder die Markierung umkehren. Einzelne Zeilen kannst du von Hand ankreuzen.
- Handeln. Die Aktionen darunter wirken auf die markierten Zeilen und zeigen vorher die Anzahl an: Kontakte entfernen · an diese senden · den Versandstatus zurücksetzen.
Dass ein Kontakt doppelt in der Liste steht, verhindert das Programm nicht — je nachdem, auf welchen Wegen die Empfänger hereingekommen sind, kann das passieren. Es macht es sichtbar und dann entfernbar. Vor einer grossen Aussendung lohnt sich der Griff zu «Doppelte Kontakte» immer.
Drucken: zwei Ebenen, drei Wege
Der grüne Drucker öffnet eine Liste von Druckvorlagen. Diese Liste hat zwei Ebenen, und der Unterschied zwischen ihnen ist der wichtigste Punkt dieser Seite.
«Serienbrief» und «Serienbrief mit Unterschrift» stehen als zwei Einträge nebeneinander, und mehrseitig noch einmal. Vier Einträge sind zwei Entscheidungen: ein- oder mehrseitig, mit oder ohne Unterschrift. Einen Schalter dafür gibt es nicht — es sind verschiedene Druckvorlagen.
Als Mail versenden
Derselbe Brief geht auch als Mail hinaus — an einen Empfänger oder an die ganze Liste. Dafür ist der Reiter «Newsletter senden …» da: dort wählst du die Mailvorlage und den Weg, füllst die Textblöcke und siehst die fertige Mail, bevor sie geht.
Der Versand ist ein eigenes Thema und keine Fussnote des Briefes. Ob eine Mail an alle geht oder je eine an jeden, ob eure Gestaltung mitkommt und ob du hinterher siehst, wer sie geöffnet hat — das entscheidet sich dort, nicht hier. Und dieselbe Maschinerie verschickt auch Rechnungen und Ticketantworten.
Empfänger zusammenstellen und exportieren
Manchmal soll der Versand gar nicht hier passieren — eine Druckerei übernimmt, oder ein Newsletter-Werkzeug. Dann brauchst du von hier ein Einziges: die Empfängerliste.
- die Empfänger zusammenstellen und bereinigen
- im Dreipunkt-Menü der Empfängerliste «Adressliste anzeigen» wählen — das springt nach «Adressen» und zeigt genau diese Empfänger als Trefferliste
- dort exportieren und die Datei weitergeben
- nach dem auswärtigen Versand hier den Serienbrief drucken oder senden, damit der Versand im Verlauf jedes Kontakts steht
Für Spendenorganisationen
Setzt du am Brief eine Bankverbindung und wahlweise einen Betrag, erzeugt der Serienbrief pro Empfänger einen eigenen QR-Code — kompatibel mit dem Schweizer QR-Rechnungscode, also lesbar in jeder Banking-App. Beim Einlesen der Zahlungen findet jede Einzahlung dadurch von selbst zu diesem Brief und diesem Empfänger zurück.
Die Eingänge stehen danach im Reiter «Zahlungseingang» beisammen: bezahlt am, Betrag, Konto, ob verdankt, mit Gesamtsumme. Für die Bescheinigung gibt es einen eigenen Druckeintrag.
Für Abo- und Mitgliederrechnungen ist das darum der falsche Weg, auch wenn der Betrag für alle gleich wäre und es technisch ginge. Echte Rechnungen entstehen im Modul «Abo abrechnen» — dort erzeugst du mit «Einzelrechnungen erstellen» eine Rechnung je Abo oder mit «Sammelrechnung erstellen» eine je Kunde. Die landen als richtige Belege in den «Rechnungen», mit Fälligkeit, offener Position und Mahnlauf.