Adressgruppen

Etiketten mit einer Hierarchie

Eine Adressgruppe ist ein Etikett, das du an eine Person hängst: Presse, Mitglied, Newsletter, Lieferant. Eine Person darf in beliebig vielen Gruppen stehen. Der Unterschied zu einem gewöhnlichen Etikettensystem ist, dass die Gruppen nicht nebeneinander liegen, sondern ineinander — als Hierarchie aus Ober- und Untergruppen, so wie im Bild oben.

Die Hierarchie ist kein Ordnungstick, sie verhindert falsche Verschlagwortung. In einem flachen System ist gekündigt ein Etikett wie jedes andere: nichts hält jemanden davon ab, es einem Pressekontakt anzuhängen, der nie ein Abonnement hatte. In der Hierarchie steht gekündigt ausschliesslich unter Abonnement — allein gibt es das Etikett gar nicht, und wer es setzt, sagt beides auf einmal. Die Kombination ist der Weg im Baum — und was die Hierarchie nicht hergibt, lässt sich gar nicht erst hinschreiben.

Der zweite Gewinn zeigt sich beim Auswerten. Wählst du eine Gruppe auf der dritten Ebene, hast du mit einem Klick vier Aussagen gemacht — die Gruppe und jede Ebene über ihr. Bei drei Ebenen mit je zehn Ankern sind das tausend mögliche Gruppen, und die Liste bleibt trotzdem lesbar, weil du sie zusammengeklappt vor dir hast.

Daneben oder darunter? Die Frage beim Anlegen

Das Marketing will die Presseverteiler trennen: Fachpresse, Tagespresse, Blogs. Du legst drei Gruppen an — und die Frage ist, ob sie nebeneinander stehen oder unter einem gemeinsamen Presse. Drei Gruppen unter einer gemeinsamen Klammer sind drei Etiketten und eine vierte Frage, die du danach stellen kannst. Das Muster heisst ein Behälter, darunter die Varianten, und es trägt sehr verschiedene Aufgaben:

Damit hast du zwei Fragen statt einer, und beide gratis. Die Auswahl auf dem Behälter beantwortet die weite Frage, die Auswahl auf einer Variante die enge. Ohne den Behälter hättest du die weite Frage nachträglich zusammensuchen müssen — und beim nächsten neuen Verteiler wieder.

Stehen unter dem Behälter Stände statt Sachgebiete, beantwortet er zusätzlich eine Frage über die Zeit. Laufend und gekündigt, angefragt und abgesagt: der Behälter sagt dann «hatte je», das Blatt sagt «hat gerade». Wann der Wechsel war, sagt keine der beiden Gruppen — das Datum steht auf dem Beleg, die Gruppe hält den Stand.

Die Hierarchie aufbauen und umbauen

Gruppen verschieben — und die Kontakte wandern mit. Das ist der Satz, der die Umbauangst nimmt: die Zuweisungen hängen an der Gruppe selbst, nicht an ihrem Platz in der Hierarchie. Verschiebst du einen Knoten, ziehen sein ganzer Teilbaum und sämtliche Zuweisungen mit. Was über Jahre gewachsen ist, geht dabei nicht verloren — kein Nacherfassen, kein Zuordnen von Hand.

Rechts neben dem Namen lässt sich eine Zusatzspalte einblenden — «Aufgabenart», die Abo-Angaben oder die Adresszahl. Das Dreieck im Spaltenkopf öffnet die Auswahl, «Voreinstellung» stellt sie zurück. In der Listenansicht bringt «Vollständiger Pfad» die Gruppen in die richtige Reihenfolge: Ober- vor Untergruppen.

Kontakte in die Gruppen setzen

Hier baust du die Hierarchie, zugewiesen wird bei den Kontakten. Am einzelnen Kontakt öffnet das Plus im Gruppenbereich denselben Baum als Fenster; für eine ganze gefundene Menge gibt es «Alle Kontakte bearbeiten» mit einer Richtung für den ganzen Lauf. Das Fenster hat eigene Regeln — es zeigt die Änderung und nicht den Zielzustand —, und dazu kommen die Handgriffe beim Auswählen und das Übertragen ganzer Zuordnungs-Sätze. Das steht vollständig auf einer eigenen Seite:

Wofür du die Hierarchie danach brauchst

• Suchen. Die Lupe in den «Adressen» öffnet den Gruppendialog: eine Variante allein oder ein Behälter mitsamt allem, was darunter hängt.
• Eine Suche aufheben. Was du regelmässig brauchst, speicherst du unter «Gespeicherte Abfragen» als Regel — sie liefert bei jedem Aufruf den heutigen Stand.
• Serienbrief. Das Aktionsmenü hier trägt «Neuer Serienbrief»: alle Kontakte der angezeigten Gruppe werden zu Empfängern, festgehalten im Verlauf.
• Drucken. Das Druckmenü liefert Etiketten in zwei Grössen, die Adressliste hoch und quer sowie eine Liste der Gruppen selbst.
• Kontrollieren. In der Adressliste lassen sich drei Behälter als Spalten wählen; in den Zellen stehen die zugewiesenen Varianten. Eine leere Zelle ist dann der Befund — dieser Kontakt hat in diesem Behälter keine Zuweisung.

Und es reicht bis in die Belege: der Adressblock jeder Rechnung, Offerte, Lieferung oder Bestellung trägt eine Zeile «Adressgruppe». Im Suchmodus ist das ein Suchfeld — finde alle Rechnungen mit Adressgruppe Lieferant ist eine Eingabe an dieser einen Stelle, ohne Umweg über die Adressen.

Versanddienst oder Webshop. Ist eine Schnittstelle eingerichtet, lässt sich festlegen, welcher Bereich deiner Hierarchie mit hinausgeht — dort werden die Zuweisungen zu «Tags», dem Merkmal, nach dem der Dienst seine Empfänger auswählt. Eingerichtet wird das unter «API-Schlüssel», gepflegt wird weiterhin an einer einzigen Stelle: hier.

Wenn aus einer Gruppe eine Beitragsstufe wird

Für Vereine, Verbände und Abonnemente gibt es einen zweiten Gebrauch: der Schalter «Mitgliedschaft / Abo» macht aus einer gewöhnlichen Gruppe eine Beitragsstufe. Die Gruppe trägt dann «Artikel», «Preis», «Laufzeit», «Konditionen», «Ertragskonto», «Bankverbindung», «Kostenstelle», «Filiale» und den Rechnungstext — und wer ihr zugewiesen ist, bekommt wiederkehrend eine Rechnung.

Der Rechnungstext wird einmal je Abo-Gruppe gepflegt und gilt für alle Rechnungen daraus: die Taste am «Betreff» öffnet einen Editor mit «Text oberhalb» und «Text unterhalb», oben die «Sprache», links die Textbausteine. Eine Änderung wirkt ab dem nächsten Lauf; bereits erstellte Rechnungen bleiben, wie sie verschickt wurden.

Oben im Fenster steht ein Klappmenü mit der Sprache — und «Betreff», «Text oberhalb» und «Text unterhalb» werden je Sprache getrennt hinterlegt. Stell die Sprache um, erfasse die Texte noch einmal, und dieselbe Gruppe trägt ihre Rechnungstexte in so vielen Sprachen, wie du brauchst; beim Abo-Lauf bekommt jeder Empfänger die Fassung seiner eigenen Sprache. Solange du nicht umstellst, bearbeitest du immer die gerade gewählte Fassung.

Was für das einzelne Mitglied gilt, steht an seiner Zuweisung: «Eintrittsdatum», «Austrittsdatum», «Laufzeit», «Preis» und «Rabatt». Die Gruppe setzt die Regel, die Zuweisung den Einzelfall — steht dort ein eigener Preis, gilt der; ist das Feld leer, gilt der Preis des Artikels.

Wenn nichts oder das Falsche herauskommt

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