Ein neuer Betrieb hat angefragt, ein Kunde meldet eine neue Mobilnummer, jemand sucht die Durchwahl einer Kontaktperson — und aus derselben Maske heraus entstehen Offerte, Auftrag und Rechnung. Adressen ist die Seite, auf der der Arbeitstag anfängt.
Jede Adresse ist ein Paar aus Person und Firma: der Name gehört der Person, die Anschrift der Firma. Diese Trennung merkst du im Alltag nicht — sie erklärt aber, warum eine Kontaktperson anders angelegt wird als ein neuer Betrieb, warum die Rechnungsadresse auf einen anderen Kontakt zeigt und aus welchem Feld die Mailings verschickt werden.
Der Adressblock im Reiter «Übersicht». Vier Adressarten stehen als Reiter da, hinter «mehr ...» liegen sechs weitere. Der schmale Strich an «Privat» sagt: dort ist etwas hinterlegt — ohne dass du hinklicken musst. Solche Striche stehen an verdeckten Feldgruppen, sonst nirgends.
Person und Firma — ein Datensatz, zwei Hälften
Jede Adresse besteht aus zwei Teilen, die zusammen einen Datensatz ergeben: die Person mit Namen, Durchwahl und persönlicher Mailadresse — und die Firma mit Anschrift, Nummern und den kaufmännischen Vorgaben. Du siehst beides auf einer Maske und merkst die Trennung im Alltag nicht — sie erklärt aber drei Dinge, über die sonst jeder einmal stolpert.
Wo steht der Name?
Bei der Person. Jede Person ist ein eigener Datensatz mit eigener Nummer, eigenem Verlauf und eigenen Belegen.
Wo steht die Adresse?
Bei der Firma. Deshalb ändert sich die Anschrift für alle Kontaktpersonen desselben Betriebs auf einmal.
Und wenn jemand keine Firma hat?
Dann bleibt der Firmenname leer, sonst ändert sich nichts. Auch eine Privatperson hat beide Hälften — die eine bleibt dann ohne Namen.
Die zwei Zeichen am i-Knopf
Links neben dem Namen steht der i-Knopf. An ihm hängen zwei Zeichen, und sie sagen Verschiedenes. Ein frisch angelegter Kontakt zeigt das erste fast immer — das ist keine Fehlermeldung, sondern eine Checkliste: am leeren Datensatz sind die Pflichtangaben naturgemäss noch offen.
Was du siehst
worum es geht
ein roter Kreis mit einer Zahl, unter dem i-Knopf
So viele Angaben fehlen an diesem Datensatz. Fahr mit der Maus darüber, dann steht da «Fehlerprotokoll». Trag die Angaben nach — der Kreis verschwindet von selbst. Nicht zu verwechseln mit der blauen Zahl beim Namen, die gleichnamige Kontakte zählt.
ein grünes Siegel mit Haken am i-Knopf
Die Adresse ist freigegeben.
dasselbe Siegel grau und ohne Haken
Die Freigabe fehlt noch. Debitoren-Adressen brauchen sie, bevor auf Rechnung gearbeitet wird — erteilt wird sie im i-Fenster mit dem Schalter «Freigegeben».
Das FehlerprotokollDer rote Kreis: was dahintersteckt, und wie du die betroffenen Sätze auf einmal findest.
Die sieben Reiter — und wann du welchen brauchst
Über dem Adressblock liegen sieben Reiter. Geschnitten sind sie nicht nach Feldarten, sondern nach Arbeit: ein Reiter, ein Job. Den ersten siehst du fast den ganzen Tag — die übrigen brauchst du selten, und die Tabelle sagt dir, wann.
Reiter
wofür du ihn öffnest
«Übersicht»
Die Adresse und die Kontaktdaten an einem Ort. Hier erledigst du den Alltag — Nummer ändern, Mailadresse nachtragen, Gruppe zuweisen.
«Personendaten»
Eine Person mit besonderer Rolle pflegen: Lohnempfänger, Kreditor. Dort liegen Bankverbindung, AHV-Nummer, Ein- und Austritt, Zugänge. Für die allermeisten Adressen brauchst du diesen Reiter nie.
«Firma»
Festhalten, wer die Organisation ist: MWST-Nummer, Firmengruppe, firmenweite Notizen, die Kontaktpersonen dieses Betriebs.
«Konditionen»
Vereinbaren, unter welchen Bedingungen du mit jemandem Geschäfte machst — Zahlungsfrist, Skonto, Währung, Tarif, Konten.
«Verlauf»
Nachsehen, was war. Von Hand erfasst du hier die Telefon- oder Besuchsnotiz, sonst nichts; alles andere entsteht in seinem eigenen Modul und erscheint hier von selbst.
«Lieferant»
Analysieren, was im System von diesem Lieferanten läuft — je Modul und Jahr filterbar. Offene Posten sind dabei einer von mehreren Blickwinkeln.
«Cloud»
Kontrollieren, wie der Abgleich mit Shop, Portal und Maildienst gelaufen ist — und einzelne Adressen von Hand nachsynchronisieren, für jede angeschlossene Stelle einzeln.
Kunden, Debitorenbeschreibt die Reiter Firma und Konditionen Feld für Feld
Wie du eine Adressliste zusammenstellst
Am Anfang steht meist eine Frage an den ganzen Bestand: alle Kunden im Kanton Zürich, alle Abonnenten des Newsletters, alle Betriebe ohne Mailadresse. Fünf Wege führen dorthin, und du darfst sie hintereinander schalten.
Schnellsuche oben rechts
Ein Feld, mehrere Wörter, mit UND verknüpft — «Hans Mu Bern» findet Hans Muster in Bern. Der kürzeste Weg zu einem einzelnen Kontakt.
Die Lupe
Der Suchmodus mit den Tasten für einschliessen, ausschliessen und dazunehmen. Damit verfeinerst du eine Menge, die schon steht.
Mehrere Adressgruppen suchen
Derselbe Baum wie beim Zuweisen, hier als Suchdialog: Gruppen ankreuzen, fertig.
Gespeicherte Abfragen
Fragen, die du immer wieder stellst — einmal gebaut, danach ein Klick.
Umkreissuche
Alle Adressen in einem Radius um einen Ort. Liegt im Adressblock hinter «mehr ...» beim Eintrag «Geodaten».
Adressen suchen und filternzeigt die fünf Suchtasten, das Ankreuzen der Gruppen, die Umkreissuche und die Begrenzung auf wenige Kontakte je Betrieb
