Der Brief steht, die Empfänger sind beisammen — und jetzt soll er als Mail hinaus. Ab hier entscheidet nicht mehr der Text, sondern was in vier Auswahlfeldern steht: ob eine Mail an alle geht oder je eine an jeden, ob sie euer Layout trägt und ob du hinterher siehst, wer sie geöffnet hat.
Diese Seite zeigt die vier Wege und was sie unterscheidet, wie du die Textblöcke füllst, was mit Anhängen und Bildern passiert, warum die Test-Mail vor dem Absenden steht — und was die Spalten der Empfängerliste hinterher bedeuten. Der Versand ist ein eigenes Thema und keine Fussnote des Briefes: dieselbe Maschinerie schickt auch Rechnungen und Ticketantworten hinaus.
Vier Wege, und drei Felder entscheiden welcher
Im Reiter «Newsletter senden …» stehen oben links vier Auswahlfelder. Drei davon entscheiden alles Weitere: die Mailvorlage, der SMTP-Server und die Schnittstelle. Was dort steht, bestimmt neben dem Aussehen etwas Grundsätzlicheres — wie viele Mails überhaupt entstehen.
Was eingetragen ist
Was passiert
gar nichts
Dein Mailprogramm geht auf, mit einer schlichten Mail an alle Empfänger. Gesendet wird erst, wenn du dort auf Senden drückst.
eine Mailvorlage, sonst nichts
Dein Mailprogramm öffnet einen fertigen Entwurf im Layout der Vorlage, mit den Anhängen. Auch hier: eine Mail an alle, abgeschickt wird im Mailprogramm.
Mailvorlage und SMTP-Server
DabuSoft Pro verschickt selbst, über euren eigenen Mailserver. Eine Mail je Empfänger, im Layout der Vorlage.
Mailvorlage und Schnittstelle
Der Versand läuft über einen Versanddienst. Eine Mail je Empfänger — und der Dienst meldet zurück, was zugestellt, geöffnet und angeklickt wurde.
Die Empfänger stehen in Blindkopie, keiner sieht die anderen. Im An-Feld steht beim Weg mit Mailvorlage deine Absenderadresse, beim schlichten Weg der erste Empfänger.
Die Wege über Server und Schnittstelle machen es umgekehrt: eine eigene Mail für jeden, und die Platzhalter werden für jeden Empfänger neu eingesetzt. Jeder liest seine eigene Anrede und seine eigene Adresse.
Was du im Reiter einträgst
Links oben stehen «Mailvorlage», «SMTP-Server», «Schnittstelle» und «Webaktion». Darunter siehst du die fertige Mail so, wie der Empfänger sie bekommt. Rechts stehen «Absender Name», «Absender E-Mail» und «Antwortadresse».
Lässt du Absendername und Absenderadresse leer, springt der Sachbearbeiter des Briefs ein. Die Antwortadresse tut das nicht — bleibt sie leer, gehen Antworten an die Absenderadresse.
Die Kopfzeile sagt dir, wo du stehst. Ist nichts eingetragen, gibt es einen Knopf: «E-Mail senden …» — er öffnet das Mailprogramm mit der schlichten Mail. Sobald eine Mailvorlage, ein Server oder eine Schnittstelle gewählt ist, heisst er «Newsletter jetzt senden»; ohne Server und Schnittstelle öffnet er den Entwurf im Mailprogramm. Mit Server oder Schnittstelle kommt «Test E-Mail senden …» dazu, und am Sendeknopf erscheint das Zeichen des Dienstes, über den es hinausgeht. Steht der Sendeknopf grau, sind alle Empfänger bereits versendet.
Die Textblöcke füllen
Rechts im Reiter liegen bis zu zehn Textblöcke, und jeder besteht aus drei Feldern: einem Betreff, einem Text und einer URL. Wo sie in der Mail landen und was aus ihnen wird, bestimmt die Mailvorlage. Aus den drei Feldern kann eine Überschrift mit Absatz werden, ein Knopf — oder ein einziger Satz mit einem Link darin.
Anhänge und Bilder im Mail
Unten hängst du mit dem Plus bei «Anhang» Dateien an. Daneben steht zu jeder Datei ein Kürzel, das mit cid: beginnt. Damit setzt du dasselbe Bild in den Text der Mailvorlage statt an das Ende der Mail. Ob eine Datei also Anhang bleibt oder als Bild im Mail erscheint, entscheidet kein Schalter, sondern ob dieses Kürzel in der Vorlage verwendet wird.
Eine Mail trägt höchstens zwanzig Anhänge. Wird sie mit allen Dateien zu gross für den gewählten Weg, geht sie gar nicht hinaus — wie gross sie sein darf, steht auf der Seite des SMTP-Servers.
Erst der Test, dann alle
«Test E-Mail senden …» schickt dir die fertige Mail zu, bevor sie an alle geht. Die Adresse dafür tippst du selbst ein. Bei einer Aussendung an Hunderte ist das kein Luxus, sondern der letzte Punkt vor dem Absenden — und der einzige Moment, in dem du die Mail so siehst, wie sie ankommt.
«Newsletter jetzt senden» in der Kopfzeile fragt einmal nach und geht dann an alle Empfänger der Liste. Wer einen Teil davon anschreiben will, markiert die Zeilen und nimmt «Newsletter jetzt senden» im Dreipunkt-Menü der Liste — dort wirkt es auf die Markierten.
Was zurückkommt: zugestellt, geöffnet, angeklickt
Die Spalten «Versandstatus», «Versand am», «Klicks» und «Geöffnet» in der Empfängerliste füllt allein der Weg über eine Schnittstelle. Und sie füllen sich nicht von selbst: der Kreispfeil in der Spaltenüberschrift «Versandstatus» holt den Stand beim Dienst ab. Vorher steht dort, was beim Absenden bekannt war.
Über euren eigenen Mailserver gibt es diese Zahlen nicht, und über das Mailprogramm gibt es gar keinen Status — dort verlässt die Mail DabuSoft Pro, bevor sie gesendet ist. Kein Versandstatus heisst auch: keine Rückmeldung, wenn eine Adresse nicht mehr existiert.
Steht in einer Zeile «fehler», hat der Dienst die Mail abgelehnt. Ein Klick auf die Zelle zeigt seine Begründung im Klartext — meist genügt sie, um zu sehen, was fehlt. Die Zeile bleibt dabei sendebereit: Haken und Datum werden nicht gesetzt, und wer die Ursache behebt und erneut sendet, erreicht genau die gescheiterten Empfänger und verschickt nichts doppelt.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Was du siehst
Woran es liegt
Alle haben dieselbe Anrede und dieselbe Adresse bekommen
Es ging über das Mailprogramm — eine Mail an alle, und die Platzhalter wurden einmal eingesetzt, mit den Daten des ersten Empfängers. Für persönliche Texte einen Server oder eine Schnittstelle wählen.
Webaktion-Rückmeldungen stehen alle beim selben Kontakt
Der Versand lief über das Mailprogramm, und der Link trug den ersten Empfänger. Für Webaktionen einen Server oder eine Schnittstelle wählen.
Einer aus der Liste hat nichts bekommen
Entweder steht bei ihm keine Adresse unter «E-Mail direkt» — dann wird er stillschweigend übergangen. Oder er trägt schon einen Haken aus einem früheren Versand und gilt als erledigt; dann hilft «Versandstatus entfernen».
In der Zeile steht «fehler»
Der Dienst hat abgelehnt. Ein Klick auf die Zelle zeigt seinen Grund im Klartext. Die Zeile bleibt sendebereit — nach dem Beheben noch einmal senden.
Ein Anhang fehlt beim Empfänger
Der Versand lief über brevo, und brevo nimmt diesen Dateityp nicht an. Als PDF anhängen, oder die Datei zum Herunterladen verlinken.
Die Mail geht gar nicht hinaus, es kommt keine Rückmeldung
Die Anhänge sind zusammen zu gross für den Weg. Dateien verkleinern oder auf zwei Mails verteilen.
Es gibt keinen Knopf «Newsletter jetzt senden»
Es fehlt die Mailvorlage. Über Server und Schnittstelle geht ausschliesslich eine gestaltete Mail.
Der Knopf «Newsletter jetzt senden» ist grau
Alle Empfänger der Liste sind bereits versendet. Wer erneut senden will, entfernt zuerst den Versandstatus.
Es wurde an alle gesendet, obwohl wenige markiert waren
Der Knopf oben in der Kopfzeile meint immer die ganze Liste. Die Aktion für die Markierten steht im Dreipunkt-Menü.
Die Mails kommen bei manchen gar nicht an
Bei grösseren Runden über das Mailprogramm: die meisten Anbieter begrenzen die Zahl der Empfänger je Nachricht und lehnen darüber hinaus die ganze Nachricht ab. Über Server oder Schnittstelle senden.
«Klicks» und «Geöffnet» bleiben leer
Entweder läuft der Versand nicht über eine Schnittstelle, oder das Zählen ist in der Mailvorlage abgeschaltet — beides Absicht, kein Fehler.
