Mailvorlagen
Eure Rechnungen sehen anders aus als eure Mahnungen, und die Terminbestätigung sieht aus wie nichts davon. Dann zieht ihr um, und die neue Adresse muss in jede einzelne Mail.
Mailvorlagen sind das Gerüst für alle HTML-Mails, die DabuSoft Pro verschickt — Rechnung, Mahnung, Ticketantwort, Terminbestätigung, Newsletter. Angelegt werden sie meist beim Einrichten, danach fasst sie kaum jemand an. Die eine Entscheidung, die dabei alles andere leichter macht: Kopf- und Fusszeile sind eigene Vorlagen, auf die alle verweisen. Diese Seite zeigt, wie du eine Vorlage aufbaust, wie du ein Bild hineinbringst und wozu die zehn Textblöcke gut sind.
Woraus eine Vorlage besteht
Eine Mailvorlage ist ein Stück HTML mit Lücken darin. Das HTML gibt der Mail ihre Gestalt, die Lücken werden beim Versenden gefüllt — mit dem Namen des Empfängers, dem Betreff, dem Text. Du baust die Vorlage einmal und siehst dabei nie eine echte Mail, sondern immer das Gerüst.
Kopf- und Fusszeile sind eigene Vorlagen
Im HTML stehen «{Kopfzeile}» und «{Fusszeile}» — und dahinter steckt der Gedanke, der dieses Modul trägt. Beide sind selbst Mailvorlagen, angelegt wie jede andere, und jede Mail verweist auf sie. Änderst du das Logo, die Adresszeile oder den Rechtstext, änderst du eine Vorlage — und alle Mails haben es.
Die Alternative wäre, das ganze HTML in jede Vorlage zu schreiben. Bei drei Vorlagen geht das. Bei fünfzig ist jede Adressänderung ein Tagesprojekt, und eine wird vergessen.
Weil es Verweise sind und keine feste Einbindung, sind Varianten möglich. Die Mahnung nimmt dieselbe Fusszeile wie alles andere, aber eine eigene, rote Kopfzeile. Du legst sie als weitere Vorlage an und verweist von der Mahnung darauf. In der Liste stehen solche Bausteine zwischen den echten Vorlagen; erkennbar sind sie daran, dass ihr «Modul» leer ist.
Die beiden Verweise findest du nicht in der «Übersicht», sondern im Unter-Reiter «CSS & Fusszeile» — zusammen mit dem Betreff, dem Text und dem CSS.
Zehn Textblöcke, und ihre Namen sind die halbe Arbeit
Für Briefe und Newsletter hat jede Vorlage zehn Textblöcke. Ein Block besteht aus drei Teilen: einem Titel, einem Text und einer URL. Im HTML setzt du sie einzeln ein, so wie du sie brauchst — als Überschrift mit Absatz, als verlinkten Satz, als Knopf.
So sieht ein Block im HTML aus, der einen Satz mit einem Link daraus macht:
<p>{Titel00}<a href="{URL00}">{Text00}</a></p>
Im Reiter «Textblock & Tracking» gibst du jedem der zehn einen Namen. Und das ist der Teil, den man beim ersten Einrichten überspringt und später bereut: dieser Name erscheint nicht hier, sondern drüben im Brief — dort, wo jemand den Newsletter füllt und wissen muss, was wo hinkommt.
Ein Bild in die Mail bringen
Unten in der Maske liegt das Anhang-Portal. Es tut zwei Dinge auf einmal, und das zweite übersieht man leicht: es hängt die Datei an die Mail — und es baut die Zeichenkette, mit der du sie im Text platzierst.
- Datei über das Plus anhängen. In der Zeile stehen danach die Grösse, die Breite und die Höhe.
- In der Spalte «inline <img: src="">» steht jetzt ein fertiger Wert der Form cid:logo.jpg@354x1184. Er nimmt die Masse mit auf.
- Diesen Wert kopierst du nach oben ins HTML, an die Stelle, wo das Bild stehen soll: <img src="cid:logo.jpg@354x1184">
Der andere Weg ist ein Bild, das per Adresse im HTML steht: <img src="https://…">. Dann reist es nicht mit, sondern das Mailprogramm des Empfängers lädt es nach — oder eben nicht, je nach seinen Einstellungen. Die Mail bleibt dafür klein. Gib jedem Bild einen alt-Text, damit die Mail auch ohne Bild lesbar ist.
Was die Vorschau zeigt und was nicht
Der Reiter «Vorschau» rendert die Vorlage: Gerüst, Logo, Farben, Abstände — so, wie die Mail beim Empfänger ankommt. Die Platzhalter bleiben dabei als «{…}» stehen. Das ist kein Fehler, sondern der Zweck: es gibt hier keinen Beleg und keinen Empfänger, aus dem sich etwas auflösen liesse.
Brauchbar ist sie deshalb für zweierlei: ob das Gerüst hält — Kopf und Fuss sitzen, die Breite stimmt, nichts bricht um — und ob ein Platzhalter falsch geschrieben ist. Ein «{Bettreff}» fällt hier sofort auf, weil es zwischen den richtigen steht.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Woran es sich zu denken lohnt. Alles davon kommt aus dem, was das System tut — nicht aus einer Liste häufiger Fragen, denn Mailvorlagen richtet man meist einmal gemeinsam ein und danach kommt selten etwas zurück.
Handgriffe, die viel Zeit sparen
Die zweite Vorlage duplizierst du. Das Plus oben bietet «Mailvorlage duplizieren» an, und die Kopie bringt den Betreff gleich mit. Für eine Reihe ähnlicher Mails ist das der kürzeste Weg.
Die graue Hälfte der Palette ist deine Checkliste. Wenn du eine Vorlage fertig glaubst, geh die Palette durch: was grau ist, steht im HTML. Ein Platzhalter, den du erwartest und der noch blau ist, fehlt.
Fang mit Kopf und Fuss an, nicht mit der ersten Mail. Wer die beiden zuerst anlegt, baut jede weitere Vorlage in Minuten — und wer sie später herauslöst, macht dieselbe Arbeit zweimal.
Sprachneutrale Bausteine brauchst du kein zweites Mal. Eine Kopfzeile, die ausser dem Logo keinen Text enthält, gilt für alle Sprachen. Erst wenn Text darin steht, braucht sie je Sprache einen eigenen Datensatz.