Adressen suchen und filtern
Das Marketing möchte alle Kunden im Umkreis von zwanzig Kilometern anschreiben, die den Newsletter abonniert haben und seit zwei Jahren nichts mehr bestellt haben — und pro Betrieb höchstens eine Person. Diese Frage stellt niemand in einem Zug.
Du baust sie in Schritten: eine Menge finden, die nächste dazunehmen, eine dritte abziehen, am Schluss zurechtstutzen. Diese Seite zeigt die Werkzeuge dafür — die Grundlagen des Suchens stehen in den Seiten daneben.
Warum die Suche gerade hier so weit geht
Eine Adressmenge ist das Arbeitsmaterial, das du regelmässig erst zusammenstellst und danach weiterverwendest — für einen Newsletter, einen Serienbrief, eine Einladung, einen Export. In den Belegmodulen suchst du dagegen meist einen einzelnen Beleg, und dafür reicht die Schnellsuche.
Die Lupe: drei Einstiege für drei Zustände derselben Frage
Das weisse Lupensymbol oben links öffnet ein kleines Menü mit drei Einträgen. Welchen du nimmst, hängt davon ab, wie weit deine Frage schon gediehen ist.
Fünf Tasten im Suchmodus — und was jede mit der letzten Menge macht
Im Suchmodus trägst du Kriterien in die Felder ein. Was danach passiert, entscheidest du mit einer von fünf Tasten in der Leiste. Die ersten beiden suchen im ganzen Bestand, die drei anderen rechnen mit der Menge, die du zuletzt gefunden hast.
- Beginne mit einer neuen Abfrage — irgendetwas suchen, damit eine Menge dasteht.
- Öffne das Abfragefenster erneut und trage die nächsten Kriterien ein.
- Wähle eine der drei Kombinationstasten.
- Wiederhole das, so oft du willst.
Gruppen ankreuzen, statt Kriterien zu tippen
«Mehrere Adressgruppen suchen ...» öffnet den Adressgruppen-Baum selbst: Container grau hinterlegt und aufklappbar, darunter eingerückt die Untergruppen, je Zeile ein Kreis zum Ankreuzen. Oben zählt eine Zahl mit, wie viele du gewählt hast; die blaue Taste rechts startet die Suche.
Mehrere Gruppen ergeben eine Vereinigung: gefunden wird, wer in mindestens einer davon steckt.
Aus einer Liste heraus suchen
Im Menü mit den drei Punkten oben links schaltest du «Liste bearbeiten/markieren» ein. Danach kannst du Zeilen einzeln ankreuzen oder alle sichtbaren auf einmal, und «Markierte suchen» macht aus der Markierung eine Ergebnismenge.
Drei Suchen, die anders funktionieren
Alles bisher Beschriebene fragt Felder am Datensatz ab. Daneben stehen drei Wege, die anders rechnen — und deshalb auch anders danebengehen. Alle drei liefern am Ende eine gewöhnliche Ergebnismenge, die du mit den Tasten aus dem Suchmodus weiterverarbeiten kannst.
Nach Entfernung: die Umkreissuche
Mittelpunkt ist immer der Datensatz, auf dem du gerade stehst — frei wählbar ist er nicht. Radius eintragen, suchen, fertig.
Über einen Bezug: Kriterien in einer Unterliste
Im Suchmodus kannst du auch in eine Unterliste hineinschreiben — etwa ins Feld für die Rechnungen. Gesucht wird dann: gibt es dazu einen passenden Eintrag? So findest du in einem Zug Kunden, die im letzten Jahr einen bestimmten Artikel gekauft haben, ohne irgendwo einen Bericht zu bauen.
Nach Rang: höchstens so viele Kontakte je Firma
Das Element links neben der Datensatzzahl verkleinert eine bestehende Ergebnismenge: es behält je Betrieb die ersten Kontakte und lässt den Rest fallen. Genau das Werkzeug gegen fünf gleiche Briefe an dieselbe Adresse.
Wonach «die ersten» bestimmt werden, wählst du daneben. Angeboten werden die sinnvollen Kombinationen aus Feld und Richtung: der zuletzt erfasste, der zuerst erfasste, der zuletzt geänderte, oder alphabetisch nach Vorname, Name, Funktion oder Abteilung.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
- Zu viele Treffer, und die Menge wächst statt zu schrumpfen. Dann lief eine Kombinationstaste auf einer alten Menge. Neu anfangen, dann kombinieren.
- Genau die Falschen. Ein Blick auf die Taste: die Lupe mit Minus liefert die Gegenmenge.
- Kontakte dabei, die das Kriterium selbst nicht erfüllen. Dann galt das Kriterium der Firma. Mit der Begrenzung je Betrieb lässt sich die Menge danach zurechtstutzen.
- Ein Betrieb fehlt, von dem du weisst, dass er passt. Bei einer Umkreissuche fehlen ihm die Koordinaten.
- Null Treffer bei einer gespeicherten Abfrage. Dann steht in ihrem Zusatzkriterium ein UND, das sich mit der Gruppenwahl beisst.