Verlauf
Ein Kunde ruft an und fragt nach der Offerte von letzter Woche — dann erwähnt er die Reklamation vom Frühling, und ob die Rechnung dazu inzwischen gutgeschrieben sei. Drei Fragen, drei Module, ein Telefonat.
Der Verlauf ist die Liste, in der das alles untereinandersteht: jeder Beleg, jede Notiz, jeder Termin, jede Datei zu diesem Kontakt, nach Zeit geordnet. Er ist zugleich die Stelle, an der du das Nächste anfängst.
Zwei Orte, zwei Aufgaben
Am einzelnen Kontakt steht der Verlauf als Reiter «Verlauf» im Modul «Adressen»: du öffnest eine Adresse und schaltest dorthin. Dort steht, was zu diesem Kontakt geschehen ist — links die Module als Leiste, daneben die Einträge in einer Liste mit mehreren Spalten, und welche Spalten das sind, hängt vom Modul ab, das du links wählst. Alles Weitere auf dieser Seite spielt hier: filtern, Notizen und Dateien ablegen, aus dem Verlauf heraus einen Beleg eröffnen.
Daneben gibt es das Modul «Verlauf», und dort stehen die Verläufe aller Kunden zusammen. Das ist der Ort für Recherche und Auswertung — Fragen über Kontakte hinweg statt der Chronik eines einzelnen. Am Aufbau der Liste ist es abzulesen: sie führt eine Spalte mit der Adresse, die am Reiter niemand braucht, weil der Kontakt dort schon feststeht.
Warum da wirklich alles steht
Der Verlauf sammelt, was zu einem Kontakt geschehen ist: Offerte, Auftrag, Lieferschein, Bestellung, Rechnung, Mahnung, Brief, Ticket, Termin, Notiz, Datei — quer über alle Module, in einer Liste, nach Zeit sortiert.
Das Besondere daran ist, wie die Einträge entstehen: fast keiner wird geschrieben, die meisten fallen an. Wer eine Rechnung stellt, legt keinen Verlaufseintrag an — er entsteht dabei. Genau zwei Arten schreibt ein Mensch von Hand: Notizen und Termine.
Die Leiste links ist ein Schalter, kein Filter
Links stehen die Module — Rechnung, Offerte, Termin, Brief, Notiz und die übrigen. Jedes sagt, woher ein Eintrag stammt. Ein Klick darauf sieht aus wie Filtern und ist mehr als das: vier Dinge ändern sich gleichzeitig.
«Erstellt am» ist nicht das Belegdatum
Das ist die Verwechslung, die am häufigsten im Support ankommt. «Erstellt am» sagt, wann der Verlaufseintrag entstanden ist — nicht, welches Datum auf der Rechnung steht. Bei einer Rechnung, die am 3. angelegt und auf den 1. datiert wurde, sind das zwei verschiedene Tage.
Der Zeitfilter darüber arbeitet mit Fenstern statt mit einem Datumspaar: alle, das laufende Jahr, ein Tag, zwei oder drei Tage, eine bis drei Wochen, ein bis sechs Monate, ein bis drei Jahre. Für den Alltag ist das die richtige Frage — «was war in den letzten drei Monaten» kommt öfter vor als «was war zwischen dem 3. und dem 17.». Wer ein Datumspaar braucht, nimmt die Suchmaske.
Was du im Verlauf selbst anlegst
Vier Dinge entstehen hier und nirgends sonst. Keines davon spiegelt einen Beleg — sie gehören dem Verlauf selbst.
Aus dem Verlauf heraus einen Beleg eröffnen
Wähle links die Belegart und drücke das Plus: der Beleg entsteht im Zielmodul, mit diesem Kontakt schon eingesetzt. Dasselbe könntest du über das Aktionsmenü tun — der Unterschied ist, dass du dabei siehst, was vorher war. Die letzte Offerte steht zwei Zeilen weiter oben.
Umgekehrt geht es genauso: ein Klick auf eine Zeile führt in den Beleg, aus dem sie stammt. Der Verlauf ist damit dreierlei zugleich: er zeigt, was war, er erzeugt Neues, und er führt zum Original.
Über den Verlauf nach Adressen suchen
Weil die Chronik lückenlos anfällt, lässt sich über sie auch suchen — und zwar nicht hier, sondern im Adressmodul. Der Suchmodus dort hat einen Reiter «Verlauf»: oben wählst du ein Modul, darunter erscheinen dessen Felder, und gefunden werden die Kontakte, zu denen ein passender Eintrag existiert.
Damit beantwortest du Fragen, die sonst einen Bericht bräuchten: wer hat im letzten Jahr diesen Artikel gekauft, wer hat einen Brief bekommen und ihn nie geöffnet, wer war schon einmal Teilnehmer eines Kurses. Das Ergebnis ist eine gewöhnliche Adressmenge — Serienbrief, Newsletter und Export greifen sofort darauf zu.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
- Ein Beleg fehlt, den es sicher gibt. Der Verlauf zeigt die Einträge dieses Kontakts, nicht die des Betriebs. Steht die Rechnung auf einer Kollegin derselben Firma, taucht sie hier nicht auf — wechsle auf ihren Kontakt.
- Die Daten stimmen nicht mit dem Beleg überein. Dann liest du «Erstellt am» statt des Belegdatums. Wähle links die Art, dann stehen beide da.
- Die Liste ist leer, obwohl etwas da sein müsste. Ein Blick auf den Zeitfilter: steht er auf «1 Monat», ist alles Ältere ausgeblendet.
- Das Plus erzeugt etwas anderes als erwartet. Es richtet sich nach der Art, die links gewählt ist.
- Eine Datei liegt nicht im Verlauf, sondern in einem Ordner. Dann gehört sie zum Ablageverzeichnis — das zeigt auf einen Ordner ausserhalb des Programms und ist etwas anderes als eine abgelegte Datei.