Kunden, Debitoren
Ein Kunde ruft an und will wissen, wo er steht: was noch offen ist, was er bezahlt hat, zu welchen Konditionen er kauft.
Hier siehst du denselben Kunden wie in den Adressen, aber von der Geldseite her. Für den täglichen Zahlungseingang brauchst du das Modul nicht — der läuft über «Zahlungen einlesen» und über die Rechnung selbst. Hierher kommst du, wenn etwas unklar ist.
Derselbe Kunde, von der Geldseite her
In den Adressen steht die Person vorn und die Firma daneben. Hier ist es umgedreht: oben steht der Firmenname, die fette Zahl rechts oben ist die «Kunden-Nr.», und die Person darunter ist der Hauptkontakt — der mit dem Stern im Kontaktpersonen-Portal. Verschiebst du den Stern, wechselt die Person, die dieses Modul zeigt. Der blaue Knopf «Kontakt anzeigen» unter dem Titel bringt dich zurück in die Adresse.
Acht Reiter, und im Alltag tragen drei die Arbeit: «Konditionen», wenn du etwas vereinbarst, «Rechnungen», wenn eine Zahlung nicht sitzt, und «Zahlungsjournal», wenn Geld ohne Rechnung hereinkommt.
Wann du dieses Modul öffnest — und wann nicht
Der Geldeingang läuft im Alltag woanders: die Bankdatei ziehst du in «Zahlungen einlesen», eine einzelne Überweisung ohne Datei erfasst du direkt bei der Rechnung. Hierher kommst du, wenn eine Zuordnung nicht stimmt, wenn ein Kunde eigene Preise oder Konditionen braucht oder wenn du wissen willst, wie sein Jahr läuft. Für Organisationen, die Spenden entgegennehmen, ist es umgekehrt: dort ist diese Seite täglich offen.
Du findest einen Kunden über das Suchfeld rechts in der Kopfzeile oder über die Lupe, wenn du nach Umsatz, Ort oder Kunden-Nr. suchen willst. Über das Listensymbol links neben der Lupe wechselst du in «Als Liste anzeigen» — dort steht neben jeder Adresse gleich die letzte Rechnung — oder in «Umsatz pro Jahr», die Auswertung über alle gefundenen Kunden.
Wenn Geld ohne Rechnung eingeht
Der Reiter «Zahlungsjournal» zeigt jeden Geldeingang dieses Kunden untereinander, mit «Bezahlt am», «Betrag», «Ertragskonto», «Aktivkonto» und den Spalten, die du dir dazu einstellst. Für eine Organisation, die Spenden bekommt, ist das der Spendenverlauf einer Person oder einer Firma auf einen Blick — und der Ort, an dem eine Spende erfasst wird, zu der es keine Rechnung gibt: das Plus links über der Liste legt eine Zeile an.
Vier Spalten dieser Liste sind wechselbar. Ein Klick auf das Dreieck im Spaltentitel öffnet die Auswahl — von «Referenznummer» und «Rechnungs-Nr.» über «Kurs-Nr.» und «Bon-Nr.» bis «Kostenstelle», «Bankverbindung», «Zahlungsart», «Buchungstext» und «Spende». Fünf Auswahlen bringen eine zweite Spalte mit: zu «Rechnungs-Nr.» erscheint «Rechnungsdatum», zu «Bon-Nr.» die «Kasse-Nr.», zu «Spende» das Kästchen «Spende verdankt».
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Handgriffe, die viel Zeit sparen
- Preise und Rabatte auf die ganze Firmengruppe übertragen. Im Reiter «Individuelle Preise» und im Reiter «Positions-Rabatte» führt das Menü rechts über der Liste zu «Auf ganze Firmengruppe übertragen». Damit gelten dieselben Vereinbarungen für alle Firmen der Gruppe, ohne sie einzeln zu erfassen.
- Eine Kondition für viele Kunden auf einmal. Der Listentitel über dem Konditionen-Portal ist eine Taste. Dahinter steht der Schalter «Alle Kontakte bearbeiten»: mit «Hinzufügen» und «Entfernen» setzt oder entfernst du eine Kondition über alle Kunden, die du gerade gefunden hast. Prüf vorher oben, wie viele das sind.
- Aus einem Kundenpreis direkt eine Rechnung. Das Zeilenmenü einer Preiszeile trägt neben «Artikel anzeigen» auch «Rechnung erstellen».
- Der Ordner rechts oben. Er führt zum Ablageordner dieses Kunden auf der Festplatte — diese Dateien liegen ausserhalb des Programms.
- Die Spaltenwahl gilt auch in den Adressen. Was du in der Debitorenliste einstellst, siehst du danach in der Adressliste ebenso. Es ist eine Einstellung des Betriebs, keine Ansicht dieses Moduls.