Gespeicherte Abfragen
Du möchtest den Newsletter an deine deutschsprachigen Kunden und Interessenten schicken — aber nicht an die, die sich abgemeldet haben. Nächsten Monat wieder. Und im Herbst noch einmal.
Hier baust du diese Frage einmal auf, gibst ihr einen Namen und rufst sie danach in den Adressen mit einem Klick ab. Gespeichert werden die Kriterien, nicht die Treffer — beim nächsten Aufruf sind deshalb auch die Kontakte dabei, die es heute noch gar nicht gibt.
Drei Spalten sind drei Fragen
Eine gespeicherte Abfrage stellt drei Fragen an deinen Adressbestand, und du beantwortest sie von links nach rechts — genau in dieser Reihenfolge arbeitet das Programm sie danach ab. Ein UND, ODER oder NICHT tippst du nirgends: die Sätze über den Spalten sagen es in Worten.
Jede Spalte hat dieselben zwei Reiter: unter «Adressgruppen» dein Gruppenbaum, unter «Felder» genau elf Felder des Kontakts — im Bild oben stehen sie alle, von «Neuer als» bis «Land». Was du in beiden Reitern derselben Spalte einträgst, gilt zusammen.
Im Reiterkopf sagt die blaue Zahl, wie viele Gruppen in dieser Spalte markiert sind — auch bei zugeklapptem Baum. Die graue Taste mit dem Kreuz daneben, «Entfernen», nimmt alle Markierungen der Spalte auf einmal zurück.
Im Gruppenbaum markiert ein Klick eine einzelne Gruppe, ein control-Klick die Gruppe samt allen Gruppen darunter. Ist eine Gruppe zugeklappt und darin etwas markiert, trägt sie einen grauen Haken — so siehst du, dass unter dem Dreieck noch etwas steht. Und der Schalter unter der grauen Spalte nimmt die Untergruppen mit, ohne dass du sie einzeln anfasst: «Inklusive aller Untergruppen, auch wenn diese nicht markiert sind.»
Ein Satz dazu, der im Alltag Geld kostet: dieser Schalter gehört zur grauen Spalte. In der roten wirkt er nicht. Schliesst du dort eine Obergruppe aus, bleiben ihre Untergruppen in der Menge — die musst du einzeln markieren.
In der blauen Spalte genügt es, wenn eine der markierten Gruppen zutrifft. Sollen sie alle zugleich zutreffen, setzt du darunter den Schalter «Alle markierten Gruppen müssen zusätzlich im Kontakt enthalten sein.»
So entsteht der Verteiler «Newsletter Deutschschweiz»
- Öffne «Stammdaten › Gespeicherte Abfragen» und leg mit der blauen Plus-Taste in der Kopfzeile eine neue Abfrage an.
- Gib der Abfrage einen Namen, den du in einem halben Jahr wiedererkennst — «Newsletter Deutschschweiz» sagt mehr als «Newsletter 3».
- Markier in der grauen Spalte unter «Adressgruppen» die Gruppen «Kunden» und «Interessenten». Damit steht die Ausgangsmenge.
- Wechsle in der blauen Spalte auf den Reiter «Felder» und setz «Sprache» auf Deutsch. Von der Ausgangsmenge bleiben jetzt die deutschsprachigen übrig.
- Markier in der roten Spalte die Gruppe, in der deine Abmeldungen stehen. Wer dort drin ist, fällt wieder heraus.
Wie viel bei dir schmilzt, hängt an deinen Daten — die Richtung hängt es nicht: nach der grauen Spalte kann keine mehr etwas hinzufügen. Bei einer neuen Abfrage lohnt sich deshalb diese Reihenfolge: erst die graue Spalte füllen und in den Adressen nachsehen, wie viele herauskommen, dann die blaue dazu, zuletzt die rote. Zu viele Treffer kommen aus Grau, zu wenige aus Blau oder Rot — du weisst sofort, wo du suchen musst.
Die Abfrage im Alltag aufrufen
- Geh ins Modul «Adressen».
- Klick in der Kopfzeile auf das Lupen-Symbol.
- Wähl unten im Auswahlmenü «Gespeicherte Abfragen» deine Abfrage aus.
Das Auswählen ist zugleich das Ausführen. Gebaut wird die Abfrage im Modul «Gespeicherte Abfragen», ausgeführt wird sie hier — dort gibt es keine Taste, die eine Abfrage startet. Was du bekommst, ist eine gewöhnliche Trefferliste: Serienbrief, Export, Etiketten und Massenpflege gehen daraus weiter, und mit einer weiteren Suche fasst du sie noch enger.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Handgriffe, die viel Zeit sparen
- «PLZ», «Ort», «Kanton» und «Land» nehmen mehrere Werte auf. Klick auf das Symbol am Feldrand, «Mehrere Werte auswählen ...», und schreib die Werte untereinander, einen je Zeile — es genügt, wenn einer davon zutrifft.
- Statt einer eigenen Gruppe für Abmeldungen kannst du im Reiter «Felder» der roten Spalte auch «Marketingstatus» auf «E-Mail-Abo gekündigt» setzen. Dann pflegst du eine Gruppe weniger.
- Die drei Zeitfelder zählen alle in «Tage» rückwärts, fragen aber Verschiedenes. «Neuer als» meint den Kontakt selbst: eine 30 findet, wer in den letzten dreissig Tagen erfasst wurde — eine Abfrage «Neu im letzten Monat» bleibt damit von selbst frisch.
- «Rechnung seit» und «Zahlung seit» gehen dagegen über die Firma. Du bekommst alle Kontakte der Firmen, bei denen im Zeitraum eine Rechnung oder eine Zahlung war — auch die, die damit nichts zu tun hatten.
Wenn je Firma eine einzige Person angeschrieben werden soll
Fünfzehn Leute derselben Firma bekommen dasselbe Mailing. Das kostet Porto, und es macht Eindruck — den falschen. Rechts oben in der Maske steht dafür «Max. Kontakte pro Firma»: trägst du dort eine 1 ein, bleibt je Firma ein Kontakt in der Trefferliste.
Wer das ist, entscheidet «Priorisiert nach» darunter — der zuletzt erfasste, der zuerst erfasste oder der alphabetisch erste. Beides wirkt erst auf die fertige Menge, ganz am Schluss. Privatpersonen trifft die Kappung nicht — im System ist jede ihre eigene Firma.
Eine Abfrage stilllegen statt löschen
Die Weihnachtsaktion brauchst du elf Monate im Jahr nicht in der Auswahl. Klick auf den Knopf mit dem i links neben dem Namen der Abfrage und schalt dort «Aktiv» aus: die Abfrage verschwindet aus dem Auswahlmenü in der Lupe, bleibt aber erhalten. Im November schaltest du sie wieder ein.