Mehrere Suchabfragen kombinieren
Manche Fragen bekommst du nicht in eine einzige Suchmaske.
Dann baust du sie in Schritten — eine Menge finden, die nächste dazunehmen, eine dritte abziehen. Fünf Tasten stehen dafür bereit, und zwei davon rechnen anders als die anderen drei.
Alle Rechnungen aus zwei Jahren, aber nicht die stornierten. Alle Kunden aus zwei Regionen, ohne die, die sich abgemeldet haben. Solche Fragen bekommst du nicht in eine einzige Suchmaske.
Du baust sie in Schritten: eine Menge finden, die nächste dazunehmen, eine dritte abziehen. Dafür stehen im Suchmodus fünf Tasten nebeneinander, und der Unterschied zwischen ihnen ist der ganze Trick.
Zwei suchen neu, drei rechnen mit deiner Menge
Die ersten beiden Tasten durchsuchen den ganzen Bestand und kümmern sich nicht darum, was du vorher gefunden hattest. Die drei anderen tun genau das Gegenteil: sie verrechnen die neue Abfrage mit deiner letzten Ergebnismenge.
So baust du eine Menge in Schritten auf
- Fang mit einer neuen Abfrage an und such irgendetwas — damit eine Menge dasteht, mit der gerechnet werden kann.
- Öffne den Suchmodus erneut und trag die nächsten Kriterien ein.
- Wähl eine der drei Kombinationstasten statt «Suchen».
- Wiederhole das, so oft du willst.
Ein Fall: die Rechnungen aus zwei Jahren, ohne die stornierten
- Im Modul «Rechnungen» den Suchmodus öffnen, ins Datumsfeld 2025 eintragen und auf «Suchen» klicken.
- Suchmodus erneut öffnen, 2026 eintragen, doppeltes Plus.
- Suchmodus erneut öffnen, beim Status storniert wählen, doppeltes Minus.
Sieh nach jedem Schritt auf die Zahl in der Kopfzeile. Springt sie in die falsche Richtung, war es die falsche Taste — und du merkst es nach einem Klick statt nach fünf.
Die Umkehrsuche: alles, was nicht passt
Die Lupe mit dem Minus ist die am wenigsten bekannte der fünf und oft die schnellste: sie sucht mit deinen Kriterien und gibt dir dann die anderen. Die Sprechblase sagt es wörtlich: «Datensätze anzeigen, welche NICHT den Abfragekriterien entsprechen.»
Das lohnt sich immer dann, wenn das, was du suchst, schwer zu beschreiben ist, das Gegenteil aber leicht. «Alle Kontakte ausser denen aus drei bestimmten Gruppen» tippt sich mühsam; die drei Gruppen suchen und umkehren ist ein Handgriff.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Handgriffe, die viel Zeit sparen
- Bau die Menge von gross nach klein: erst alles einsammeln, was dazugehört, dann abziehen. Umgekehrt musst du zweimal denken.
- Ist das Gegenteil leichter zu beschreiben, nimm die Lupe mit dem Minus.
- Zwei Werte im selben Feld sind zwei Abfragen mit dem doppelten Plus dazwischen.
- Für eine krumme Auswahl, die sich nicht beschreiben lässt: grob suchen und die Ausreisser in der Liste ausschliessen.