Kontaktpersonen einer Firma
Mehrere Personen, ein Betrieb: die Anschrift und alles Kaufmännische gehören der Firma, der Name und die Durchwahl der Person. Solange sich nichts verschiebt, merkt man die Trennung nicht.
Sobald jemand die Firma wechselt, sich selbständig macht oder zweimal im Bestand steht, wird sie sichtbar — und dann ist wichtig zu wissen, was beim Umhängen mitwandert und was nicht.
Was der Firma gehört und was der Person
Jede Kontaktperson eines Betriebs ist ein eigener Datensatz mit eigenem Namen, eigener Durchwahl, eigener Mailadresse. Was dagegen dem Betrieb gehört, steht ein einziges Mal da und gilt für alle: die Anschrift, die MWST-Nummer, die Firmengruppe, die firmenweiten Notizen — und alles, was ihr vereinbart habt.
Darum ändert sich die Anschrift für alle Kontaktpersonen mit, sobald sie bei einer geändert wird. Das ist kein Nebeneffekt, sondern der Zweck.
Im Reiter «Firma» stehen die Kontaktpersonen dieses Betriebs untereinander. Zwei Zeichen sagen dir dort etwas: der Stern markiert den Hauptkontakt — er bestimmt, welche Person das Debitorenmodul zeigt —, und eine graue Zeile bedeutet, dass dieser Kontakt stillgelegt ist.
Was beim Umhängen mit dem Verlauf passiert
Alle vier Wege fragen zuerst nach. Der Dialog heisst «Kontakte reorganisieren» und sagt: «Mit dieser Aktion werden auch der Verlauf, die Rechnungen und Zahlungen verändert! Trotzdem ausführen?» — und genau so ist es gemeint. Die Belege dieses Kontakts wandern mit, samt Verlauf, Aufgaben, Dokumenten, Adressgruppen und Sprachen. Abbrechen kannst du im Dialog.
«Aus der Firma entfernen» legt einen neuen Betrieb an
Der Eintrag klingt nach Löschen und ist das Gegenteil. Die Person wird aus dem bisherigen Betrieb herausgelöst und bekommt einen eigenen — mit nächster Kundennummer und mit den Konditionen, die für ihr Land gelten. Danach ist sie der Hauptkontakt ihres neuen Betriebs.
Deshalb kann der Zustand «Kontakt ohne Firma» gar nicht entstehen. Und deshalb geht der Eintrag auch erst, wenn der Betrieb mehr als eine Kontaktperson hat.
Erst vergleichen, dann zusammenführen
Das Zusammenführen überschreibt nie: es füllt, was beim bleibenden Kontakt leer ist, und sonst nichts. Was dort schon steht, gewinnt — auch wenn es der ältere Wert ist.
Darum lohnt sich der Blick vorher: stell die beiden nebeneinander, trag beim Kontakt, der bleiben soll, von Hand nach, was du behalten willst, und führ erst dann zusammen.