Eine Adresse erfassen
Eine neue Adresse ist in zwei Minuten erfasst — wenn du an drei Stellen das Richtige wählst: mit welchem der drei Plus-Wege du anfängst, in welches Mailfeld die Adresse gehört und welche Anschrift später auf dem Beleg steht.
Die Verzeichnisse nehmen dir dabei viel ab — als Vorschlag, nicht als Vorschrift — und sie arbeiten in einer bestimmten Reihenfolge am besten.
So legst du einen neuen Kunden an
Nordring Datacenter hat angefragt — der Betrieb sucht Messgeräte für die Überwachung seiner Kühlung. Bevor die Offerte entstehen kann, braucht der Kunde eine Adresse. Der Weg dahin dauert keine zwei Minuten.
- Öffne «Stammdaten › Adressen» und klick oben in der Werkzeugleiste auf die Plus-Taste, die drei Wege anbietet; für einen neuen Betrieb nimmst du «Neue Adresse». Auf der Tastatur geht es mit cmd+N oder ctrl+N.
- Trag Vorname und Name der Person ein, mit der du sprichst. Die Anrede kommt in der Regel aus dem Vornamen von selbst, und die Briefanrede bildet sich daraus — an beiden Stellen tippst du in der Regel nichts.
- Trag den Firmennamen ein und darunter die Anschrift. Die Adresse gehört zur Firma, nicht zur Person.
- Die Mailadresse gehört in «E-Mail direkt». Das ist das Feld, aus dem später Mailings und Belege verschickt werden.
- Die zweite Kontaktperson legst du mit der Plus-Taste › «Kontaktperson hinzufügen» an — dafür musst du nirgends hinwechseln. Im Reiter «Firma» geht es auch: dort stehen die Kontaktpersonen der Firma untereinander.
- Fertig. Aus dem Zahnrad-Menü heraus entsteht jetzt die Offerte, und der Kunde steht mit seiner Anschrift schon darauf.
Welche Anschrift auf dem Beleg steht
Die Anschrift ist eine eigene Wahl neben der Adresse. Zur Auswahl stehen die Kontaktanschrift, die Firmenanschrift ohne Personennamen, die Privatanschrift, die Anschrift mit dem Lebenspartner und zwei frei erfassbare.
Soll auf der Rechnung die Firma allein stehen, ohne Vor- und Nachname, wählst du als Anschrift «Firmenanschrift». Das ist alles — du brauchst dafür keinen zweiten Kontakt und keinen Datensatz ohne Namen. Die fehlende Zeile ist eine Einstellung.
Was beim Erfassen von selbst kommt
Beim Eintippen einer Adresse hilft dir das Programm mit mitgelieferten Verzeichnissen, ohne dass du etwas dafür einrichten musst.
Die Postleitzahl ergänzt den Ort — das Ortsfeld ist eine Auswahl gegen das Verzeichnis, nicht ein freies Textfeld. Die Anrede bildet die Briefanrede, und das Geschlecht schlägt sich aus dem Vornamen selbst vor. Das Land bringt Währung, Sprache und Steuersatz mit. Alles davon lässt sich am einzelnen Kontakt überschreiben — die Verzeichnisse schlagen vor, sie bestimmen nicht.
Bei der Anschrift lohnt sich eine Reihenfolge: zuerst Ort oder Postleitzahl, dann Strasse und Hausnummer. Steht der Ort, sucht das Strassenverzeichnis darin den passenden Hausnummernbereich und setzt die genaue Postleitzahl — auch dort, wo ein Ort mehrere hat.
Umgekehrt geht es nicht: eine Bahnhofstrasse 20 gibt es in der Schweiz hundertmal. Wer mit der Strasse anfängt, bekommt darum keine Ergänzung. Das ist kein Fehler des Verzeichnisses, sondern fehlender Kontext.
Wenn es den Namen schon gibt
Steht neben dem Namen eine blaue Zahl, gibt es weitere Kontakte mit demselben Namen. Ein Klick darauf stellt sie nebeneinander — dort entscheidest du, welcher bleibt, und ob Notizen und Firma mitkommen. Die Zahl zählt den offenen Datensatz mit: eine «3» heisst drei gleichnamige Kontakte.
Die blaue Zahl bei der Firmenzuordnung zählt etwas anderes — die Kontaktpersonen desselben Betriebs, und sie erscheint ab der zweiten.
Wenn ein Kontakt nicht mehr erreichbar ist
Für Adressen, die es nicht mehr gibt, ist der Schalter «Aktiv» der bessere Weg als der Papierkorb. Der Kontakt verschwindet aus den Auswahllisten, seine Belege und sein Verlauf bleiben vollständig erhalten — und du erkennst ihn daran, dass seine Nummer oben rechts hellgrau statt schwarz steht.
Das zählt besonders dort, wo schon Rechnungen gelaufen sind: gelöscht wäre die Spur weg, stillgelegt bleibt sie nachvollziehbar.