Adressen
Zwei Kolleginnen erfassen dieselbe Adresse und bekommen zwei verschiedene Ergebnisse — die eine mit Mehrwertsteuersatz und Newsletter-Haken, die andere ohne. Der Unterschied steht auf dieser Seite.
Hier legst du fest, was eine neue Adresse mitbekommt, wie die Adressmaske aussieht, was beim Klick auf eine Telefonnummer passiert und welche Hinweise im Adresskopf erscheinen. Alles davon gilt für den ganzen Betrieb, und das meiste wirkt nach vorne — bestehende Adressen bleiben, wie sie sind. Eine Einstellung ist die Ausnahme und überschreibt; sie steht unten im Warnkasten. Welche Spalten in einer Liste stehen, stellst du dagegen nicht hier ein, sondern in der Liste selbst.
Was du hier einstellst — und was nicht
Diese Seite füllst du einmal beim Einrichten aus, danach fasst sie kaum jemand mehr an. Was hier steht, reicht dafür weit: in die Adressmaske, in den Debitor, in die Briefe und in das, was eine neue Adresse mitbekommt.
Zwei Dinge musst du dabei auseinanderhalten, sonst suchst du später an der falschen Stelle. Das meiste hier wirkt nach vorne: es gilt für Adressen, die ab jetzt entstehen, und lässt bestehende in Ruhe. Eine Einstellung tut das nicht — sie ersetzt bestehende Werte, und sie steht weiter unten in einem Warnkasten.
Land und Konditionen
«Land» ist das Land, das eine neue Adresse bekommt, solange nichts anderes gesagt wird. «Länderauswahl in Benutzersprache» bestimmt, ob die Länderliste in der Sprache der Benutzerin erscheint oder in der Landessprache.
Die Tabelle darunter ist die Voreinstellung der Konditionen für dieses Land — typisch der Mehrwertsteuersatz. Legst du eine neue Adresse an, werden diese Zeilen mitkopiert und gehören dann dieser Firma. Ab da kannst du sie dort einzeln anpassen.
Der häufigste Anlass dafür ist harmlos gemeint: jemand korrigiert ein falsch erfasstes Land oder trägt einen Umzug nach. Das zählt genauso, und die Ansätze dieses Kunden sind danach die des neuen Landes. Betroffen ist immer die eine Adresse, bei der du das Land änderst — nicht alle Kunden dieses Landes.
Wer bei einzelnen Kunden abweichende Ansätze pflegt, lässt den Schalter besser aus. Wer keine Abweichungen führt, spart sich damit Arbeit — dann ist er genau richtig.
«Vorlage für neue Datensätze» — drei Schalter mit Langzeitwirkung
Diese drei Schalter setzen, was ein neuer Kontakt mitbekommt: «Newsletter senden», «Spenden bestätigen» und «Spenden verdanken». Am einzelnen Kontakt lässt sich danach jeder Wert von Hand ändern.
«Newsletter senden» ist der wichtigste der drei: er entscheidet, ob ein Kontakt bei einer Aussendung überhaupt in die Empfängerliste kommt. Steht er hier auf «ein», bekommt jede neu erfasste Adresse den Versand — auch die, bei der niemand danach gefragt hat.
«Anzeigeeinstellungen» — vier Schalter für die Adressmaske
Der Namensschalter wirkt nicht in den Listen am Bildschirm. Dort steht immer Nachname zuerst — und zwar mit Absicht: Listen werden über die Leitung geladen und sortiert, und dafür nimmt das Programm einen fertig gespeicherten Namen statt einen, der bei jeder Zeile neu zusammengesetzt wird.
Der Schalter greift dort, wo der Name im Augenblick des Anzeigens entsteht: auf gedruckten Listen, am einzelnen Datensatz und in den Masken, die einen Kontakt nennen — Verlauf, Kurse, Konsultation, Rapport, Lohn, Anmeldungen.
Telefonieren und SMS
«Methode» und «Syntax» bestimmen, was passiert, wenn jemand auf eine Telefonnummer klickt. Die Syntax ist eine Vorlage mit einem Platzhalter darin — «tel://<<Tel>>» setzt an der Stelle des Platzhalters die Nummer des Kontakts ein. Der Knopf darunter probiert es aus.
Darunter wählst du unter «Schnittstelle», über welchen Anbieter SMS hinausgehen.
«E-Mail Versand» — «Formatiert mit Mailvorlage»
Der Schalter «Formatiert mit Mailvorlage» steht auf dieser Seite, unter «Konfiguration › Adressen» im Kasten «E-Mail Versand». Eingeschaltet gehen Mails, die im Mailprogramm entstehen, als fertiger Entwurf im Layout einer Mailvorlage auf — mit Logo, Schrift und Fusszeile, so wie der Empfänger sie bekommt. Ausgeschaltet erscheint eine schlichte Textmail. Abgeschickt wird in beiden Fällen im Mailprogramm.
Unter Windows öffnet der Entwurf in dem Programm, das für Dateien mit der Endung .eml eingestellt ist. Das klassische Outlook öffnet ihn als bearbeitbaren Entwurf, das neue Outlook schreibgeschützt. Auf jedem Arbeitsplatz gehört darum das klassische Outlook als Standard für .eml eingestellt.
«Datensätze freigeben» — ein Vier-Augen-Prinzip für Adressen
Trägst du hier keinen Mitarbeiter ein, ist nichts freizugeben — jede Adresse ist sofort benutzbar. Trägst du Mitarbeiter ein, wird daraus eine Kontrolle: neue Adressen brauchen die Freigabe durch eine dieser Personen, und bis dahin steht in der Kopfzeile der Adresse und in der Liste ein roter Knopf.
Gedacht ist das für Betriebe, in denen aus einer Adresse ein Debitor wird: bevor jemand auf Rechnung beliefert wird, sieht eine zweite Person die Angaben durch. Im Freigabe-Fenster stehen der Haken, die Debitoren-Nummer, das Datum und wer freigegeben hat.
Adressgruppen für den Versand
Hier hinterlegst du, welche Adressgruppen als Empfängerkreis für Aussendungen gelten. Die Gruppen selbst pflegst du in «Adressgruppen»; diese Liste bestimmt, welche davon für den Versand herangezogen werden.
Tags für die Kopfzeile — eigene Hinweise am Adresskopf
Im Kopf jeder Adresse können farbige Pillen stehen: die Mehrwertsteuernummer, eine Warnung, eine Kategorie — was für euren Betrieb wichtig ist. Was dort erscheint, bestimmst du in diesem Feld, und du brauchst dafür niemanden vom Hersteller.
Das Plus neben der Überschrift öffnet einen Baukasten: du wählst eine Farbe aus der Palette — ein kleines Dreieck zeigt, welche gerade gewählt ist —, trägst darunter ein, was angezeigt werden soll, und «Hinzufügen» schreibt die fertige Zeile ins Feld — angehängt, was schon dasteht, bleibt stehen.
Angezeigt werden kann mehr als ein Feld. Weil der Inhalt gerechnet wird, darfst du auch mehrere Felder zusammenhängen oder eine Bedingung stellen — «zeig das erst an, wenn …». Der Baukasten schreibt die Bedingung und die ganze Schreibweise mit Anführungszeichen selbst; das ist der Teil, an dem es von Hand am ehesten schiefgeht.
Die Palette hat zwei Sorten. Sechs Farben sind Volltöne mit weisser Schrift — dieselben, die das Programm auch sonst benutzt. Alle übrigen sind lasierend: sie legen einen zarten Ton unter den Text und werden beim Überfahren mit der Maus etwas kräftiger.
Die Listen hinter den Auswahlfeldern
Auf dieser Seite stellst du ein, wie sich Adressen verhalten. Was in den Auswahlfeldern einer Adresse zur Wahl steht, kommt dagegen aus eigenen Listen — und jede davon hat ihre eigene Seite. Im Menü stehen sie unter diesem Eintrag.