Die Hierarchie der Adressgruppen baust du im Gruppenmodul auf. Zugewiesen wird sie hier, bei den Kontakten — einem einzelnen Kontakt über den Gruppenbereich, einer ganzen gefundenen Menge auf einen Griff.
Beide Wege führen durch dasselbe Fenster, und dieses Fenster hat eine Eigenheit, die man kennen muss: es zeigt die Änderung und nicht den Zielzustand.
Einem Kontakt eine Gruppe geben
Am Kontakt steht der Gruppenbereich: dort siehst du, in welchen Gruppen er überall eingetragen ist. Das Plus darüber öffnet den Baum als Fenster — dieselbe Hierarchie, die im Gruppenmodul gepflegt wird.
Ein einzelner Kontakt. Presse und Admin tragen einen Haken — die stehen schon drin und bleiben. Tickets fliegt hinaus, Newsletter kommt dazu; der Zeilentext färbt mit. Oben stehen zwei Tasten: aussteigen oder speichern.
Und jetzt der Satz, der dieses Fenster von jeder Ankreuzliste unterscheidet: du siehst die Änderung, nicht den Zielzustand. Was du markierst, ist das, was anders wird. Anhängen und Entfernen erledigst du dabei in einem einzigen Durchgang.
Marke
Bedeutung
Haken
steht schon drin und bleibt drin
Plus
kommt beim Speichern dazu
Kreuz
fliegt beim Speichern hinaus
ohne Marke
war nicht drin und bleibt draussen
Fünf Handgriffe führen ans Ziel, und sie unterscheiden sich in einem Punkt: ob du erst sammelst und am Schluss speicherst, oder ob jeder Griff sofort gilt.
Handgriff
Wirkung
Wahltaste + Klick auf eine Gruppe
sammelt — geschrieben wird beim Speichern
Pfeiltasten, dann Leertaste
sammelt ebenso, ohne die Hand von der Tastatur zu nehmen
Klick auf eine Gruppe
gilt sofort und wird gespeichert
Pfeiltasten, dann Enter
gilt sofort und wird gespeichert
Umschalttaste + Klick auf einen Behälter
wählt den Behälter selbst und speichert sofort
Esc
bricht ab — nichts davon wird geschrieben
Warum das Fenster so gebaut ist. Früher stand dort eine Liste zum Ankreuzen. Die schreibt beim Speichern den ganzen Zustand — und wenn zwei Leute gleichzeitig am selben Kontakt arbeiten, überschreibt der zweite still, was der erste eben geändert hat. Genau das ist passiert: Zuweisungen verschwanden, ohne Meldung, selten und doch zu oft. Weil dieses Fenster die Differenz schreibt und sonst nichts, kann das nicht mehr geschehen. Aus demselben Grund passiert nichts, wenn du eine Gruppe anhängst, die schon dran ist — die bestehende Zeile bleibt stehen, mitsamt Eintritt, Laufzeit und allem, was daran hängt.
Das Menü an der einzelnen Zeile
Vor jeder Zeile im Gruppenbereich stehen drei Punkte. Dahinter liegen sechs Einträge, und zwei davon heissen fast gleich und tun Verschiedenes.
Eintrag
was er tut
«Bearbeiten»
Öffnet diese Zuweisung in einem kleinen Fenster: Eintritt, Austritt, Laufzeit, Anzahl, Preis, Notizen.
«Adressgruppe ändern …»
Hängt diese Zuweisung an eine andere Gruppe. Der Baum geht auf, du wählst die neue Gruppe — und alles, was an der Zuweisung hängt, bleibt erhalten: Eintrittsdatum, Laufzeit, Fälligkeiten, die Rechnungen dazu. Die Gruppe selbst wird dabei nicht angefasst.
«Rechnung erstellen»
Macht aus dieser Mitgliedschaft eine Rechnung. Grau, solange die Zuweisung nicht aktiv ist — oder wenn du keinen Zugriff auf die Rechnungen hast.
«Entfernen»
Löscht die Zuweisung. Unwiderruflich, siehe weiter unten.
«Gleiche suchen»
Sucht alle Kontakte, die in derselben Gruppe stehen — der schnellste Weg von einem Mitglied zu allen.
«Adressgruppe bearbeiten»
Springt ins Gruppenmodul zu dieser Gruppe — dort änderst du ihren Namen, ihren Platz im Baum, ihre Einstellungen. Das betrifft alle Kontakte darin.
Mehrere Kontakte auf einmal — Mehrfachauswahl und Massenbearbeitung
Such zuerst genau die Kontakte, die es betrifft, sodass sie als Ergebnis dastehen. Dann wähle im Menü über dem Gruppenbereich «Alle Kontakte bearbeiten». Der Baum sieht aus wie eben — und arbeitet anders.
Eine ganze Ergebnismenge. Markierte Gruppen stehen blau mit einem Plus — Tickets und Newsletter. Ein Haken kommt hier nicht vor. Oben stehen zwei Tasten statt einer, und die entscheiden, was mit den markierten Gruppen geschieht.
Ein Kontakt
Eine Ergebnismenge
Was du siehst
vier Zustände je Zeile: bleibt · kommt dazu · fliegt hinaus · bleibt draussen
zwei Zustände: markiert oder nicht
Woher die Richtung kommt
aus der Marke — anhängen und entfernen im selben Durchgang
aus der Taste oben — eine Richtung für den ganzen Lauf
Oben rechts
«Speichern»
«Entfernen» und «Hinzufügen»
Ganze Zuordnungs-Sätze übertragen. Im selben Menü liegen vier Handgriffe, die im Alltag am meisten Zeit sparen — vor allem beim Erfassen ähnlicher Kontakte:
Handgriff
Was er tut
«Adressgruppen kopieren»
nimmt sämtliche Gruppen dieses Kontakts in die Zwischenablage
«Adressgruppen einsetzen»
setzt sie bei einem anderen Kontakt ein — ein Musterkontakt als Vorlage
«Alle Adressgruppen entfernen»
nimmt diesem Kontakt alle Zuweisungen auf einmal weg
«Mehrere Adressgruppen suchen ...»
öffnet denselben Baum als Suchdialog statt als Änderungsfenster
«Vollständiger Pfad»
zeigt zu jeder Zuweisung den ganzen Weg von oben an
Beenden ist etwas anderes als entfernen
Auch der Wechsel in eine andere Gruppe überschreibt: die vorherige Zuweisung ist danach nicht mehr nachvollziehbar. Brauchst du den Verlauf, beende die alte mit einem «Austrittsdatum» und leg eine neue an.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Eine Zuweisung ist verschwunden
Dann wurde sie entfernt und nicht beendet. Entfernen löscht unwiderruflich, es gibt kein Archiv.
Die Marke lässt sich nicht setzen
Auf einem Behälter braucht es die Umschalttaste; ein gewöhnlicher Klick klappt ihn auf und zu.
Nach dem Speichern fehlt eine Gruppe, die du angeklickt hattest
Prüf, ob du mit der Wahltaste gesammelt und danach ohne Speichern geschlossen hast.
Im Massenfenster fehlt der Haken bei Gruppen, die schon zugewiesen sind
Richtig so — bei einer Menge ist nicht bekannt, was der einzelne Kontakt schon hat. Den Haken gibt es ausschliesslich beim einzelnen Kontakt.
Der Massenlauf hat zu viele Kontakte erwischt
«Alle» ist die aufgerufene Menge. Die Suche davor bestimmt, wen es trifft.
Beim Einsetzen kommen mehr Gruppen als erwartet
Kopiert wird der ganze Satz des Musterkontakts, nicht eine Auswahl daraus.
