SMTP-Server
Rechnungen, Ticketantworten und Serienbriefe sollen direkt aus DabuSoft Pro hinausgehen — über das Postfach eurer Firma, ohne Umweg über das Mailprogramm. Dafür braucht das Programm die Zugangsdaten eures Postausgangs.
Diese Seite zeigt, was du einträgst, wie du die Verbindung prüfst und wo die Grenzen des Versands liegen. Einmal eingerichtet, steht der Server überall zur Auswahl, wo DabuSoft Pro Mails verschickt.
Ein Server, viele Stellen
Hier legst du Postausgänge an, einen je Postfach, über das Mails hinausgehen. Es können mehrere sein — etwa ein Postfach für Rechnungen und eines für den Support. Ausgewählt wird der Server dort, wo verschickt wird:
Ist an derselben Stelle zusätzlich eine «Schnittstelle» gewählt, geht die Mail über den Versanddienst hinaus. Der Server bleibt dann unbenutzt — beide zusammen gibt es nicht.
«Hostname», «Port» und «Verschlüsselung»
Port und Verschlüsselung sind ein Paar, und dein Anbieter nennt beide. Mit «SSL» baut DabuSoft Pro die Verbindung von Anfang an verschlüsselt auf; dazu gehört in der Regel Port 465. Mit «TLS» öffnet es die Verbindung zuerst und verlangt dann vom Server, dass er auf Verschlüsselung umschaltet — das ist meist Port 587. Bleibt das Feld leer, geht die Verbindung unverschlüsselt; das ist der alte Port 25, den viele Anbieter und Netze für den Versand sperren.
«Benutzername» und «Passwort»
Die Anmeldung am Postausgang — in der Regel die Adresse des Postfachs und sein Passwort. Bleibt «Benutzername» leer, meldet sich DabuSoft Pro gar nicht an. Das geht bei Servern, die ohne Anmeldung versenden lassen — bei den üblichen Mailanbietern nicht.
Schützt dein Anbieter das Postfach mit einer Zwei-Faktor-Anmeldung, gehört hier meist ein eigenes App-Passwort hin. Du erzeugst es im Kundenkonto des Anbieters. Und wird das Passwort des Postfachs geändert, gehört das neue auch hier eingetragen.
«CURL trace» und «CURL show error»
Die beiden Schalter sind für die Fehlersuche. Eingeschaltet schreibt DabuSoft Pro bei einem misslungenen Versand den ganzen Wortwechsel mit dem Mailserver und seinen Fehlertext ins Protokoll. Damit kann der Support nachlesen, woran eine Verbindung gescheitert ist. Auf den Versand selbst haben sie keinen Einfluss.
«Test E-Mail senden»
Unter dem Kasten schickst du eine Probe über genau diesen Server. Ein Klick auf «Test E-Mail senden» öffnet den Dialog «E-Mail senden» — denselben, den du vom Beantworten eines Tickets kennst. Darin steht schon deine eigene «Absender E-Mail». Du kannst sie überschreiben, wenn die Probe an ein anderes Postfach gehen soll. Mit «Senden» geht sie weg; die anderen Tasten schliessen den Dialog, ohne dass eine Mail entsteht. Der Knopf erscheint, sobald ein «Hostname» eingetragen ist.
Die Probe trägt den Betreff «Test E-Mail» und den Text «Test-Mail gesendet über DabuSoft Pro. Bitte nicht antworten.». Als Absenderadresse nimmt sie den «Benutzername» dieses Servers. Die vorgeschlagene Adresse liest DabuSoft Pro beim Programmstart — hast du deine Absenderadresse eben geändert, erscheint die neue erst nach dem nächsten Start.
Wie gross eine Mail sein darf
Vor dem Absenden prüft DabuSoft Pro jede Mail. Über den Mailserver gehen höchstens 20 Anhänge und höchstens 20 MB für die ganze Mail. Anhänge werden für den Versand umgewandelt und dabei rund 40 Prozent grösser — für die Dateien selbst bleiben also etwa 14 MB. Eine grössere Mail schickt DabuSoft Pro nicht ab.
Die Grenze betrifft die angehängten Dateien. Mailtext und die Bilder einer Mailvorlage wiegen wenige Kilobyte und fallen nicht ins Gewicht. Viele Mailanbieter setzen dazu ihre eigene Grenze, oft tiefer; welche gilt, steht in den Angaben deines Anbieters.
Wofür der Mailserver da ist — und wofür nicht
Über den Mailserver verschickt DabuSoft Pro Geschäftspost: Rechnungen, Mahnungen, Bestätigungen, Ticketantworten — Mails an Menschen, mit denen ihr schon zu tun habt. Dafür ist er der direkteste Weg. Die Mail geht ohne Zwischenstation zu eurem Anbieter und ist meist in Sekunden beim Empfänger.
Für Aussendungen an viele Empfänger gibt es zwei passendere Wege. Geschäftspost in grosser Zahl geht über eine «Schnittstelle» zu einem Versanddienst, der ausserdem zurückmeldet, ob die Mail angekommen ist. Werbung und Newsletter gehören zu einem Newsletterdienst, der Einwilligung und Abmeldung verwaltet.
Damit Mails nicht im Spamordner landen, passt der Absender zum Postfach, über das verschickt wird. Eine Absenderadresse einer fremden Domain lehnen viele Empfänger ab oder sortieren sie aus. Für eure eigene Domain richtet der Anbieter die Einträge SPF und DKIM ein; sie weisen nach, dass eure Mails wirklich von euch kommen.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
«Die Mail ist nicht angekommen» ist die häufigste Meldung nach dem Einrichten. Die Tabelle folgt der Reihenfolge, in der du nachschaust.