Der erste Mitarbeiter ist eingerichtet. Jetzt kommen die nächsten drei, und sie sollen dasselbe dürfen.
Hier verwaltest du die Konten: wer sich anmelden darf, was er in welchem Modul tun kann, und was passiert, wenn jemand geht. Einmal einrichten und übertragen ist dabei der kürzeste Weg, der trotzdem durchdacht bleibt — diese Seite zeigt ihn und die Stellen, an denen eine Freigabe nicht wirkt.
Wenn du gerade erst anfängst
Diese Seite ist für den Fall geschrieben, dass du laufend Mitarbeitende einrichtest und verwaltest. Geht es dir gerade um den ersten Zugang — weil jemand heute anfängt und arbeiten können soll —, dann steht der kürzeste Weg im Kapitel «Benutzerkonto einrichten». Drei Schritte, und es läuft.
Einen einrichten, den Rest kopieren
Wenn mehrere Leute dieselbe Arbeit machen, brauchen sie dieselben Zugriffe. Richte den ersten vollständig ein und übertrag seine Einstellungen auf die anderen. Das ist der kürzeste Weg, der trotzdem durchdacht bleibt — du entscheidest einmal, was jemand sehen soll, und wendest es danach an.
Richte den ersten Mitarbeiter fertig ein: «Berechtigungen», Zugriff auf die Module und das Startmodul.
Lass ihn ausgewählt und öffne oben rechts über der Liste «Zugriff auf» das Dreipunkte-Menü.
Wähl «Zugriffsberechtigungen kopieren». Damit liegen seine Einstellungen bereit.
Klick links den nächsten Mitarbeiter an.
Öffne dasselbe Menü und wähl «Zugriffsberechtigungen einsetzen».
Was übertragen wird
Was nicht
die «Berechtigungen» des Kontos
Name, «Kurzname» und «Personalnummer»
der Zugriff auf alle Module — Ansehen, Bearbeiten und Löschen
«Kontoname» und «Passwort» — die bleiben persönlich
das Startmodul
«Filiale» und «Team»
«Gesperrte Datensätze entsperren»
alles auf den vier Reitern — Sprache, Grussformel, Unterschrift, Voreinstellungen
Ab einer gewissen Zahl Mitarbeiter wird das Kopieren von Hand mühsam. Dann legst du stattdessen Zugriffsgruppen an: eine je Rolle, und die Mitarbeiter bekommen ihre Rechte über die Gruppe statt einzeln. Danach pflegst du die Rolle und nicht mehr jeden Einzelnen.
Wie die Maske aufgebaut ist
Neben der Hauptnavigation stehen drei Bereiche: die Mitarbeiterliste, der Zugriffsbaum «Zugriff auf» und rechts der Mitarbeiter selbst. Die Liste zeigt immer das Kürzel — was daneben steht, entscheidest du.
Über der Liste steht ein Wähler mit vier Einträgen. Er wechselt die zweite Spalte:
Eintrag
Was die Spalte zeigt
«Mitarbeiter»
den Namen. Das ist die Voreinstellung.
«Berechtigungen»
die Berechtigung jedes Kontos — die schnellste Art zu sehen, wer Administrator ist.
«Version»
mit welcher Programmversion zuletzt gearbeitet wurde.
Voreinstellung
zurück auf den Namen.
Die Ansicht «Version» beantwortet eine Frage, die sonst niemand stellt: wer arbeitet noch auf einem alten Stand? Nach einem Update siehst du hier auf einen Blick, wer das Programm seither gestartet hat und wer nicht. Dieselbe Angabe steht im Info-Fenster des einzelnen Mitarbeiters.
Konto-Einstellungen — die Felder mit dem Stern
Der eingerahmte Block oben rechts trägt die Datenbank-Berechtigungen — die Ebene, auf der entschieden wird, ob jemand überhaupt an die Daten kommt. Die drei Felder mit Stern müssen ausgefüllt sein, sonst entsteht kein Konto: «Kontoname», «Passwort» und «Berechtigungen».
«Kontoname» und der Name des Mitarbeiters sind zwei verschiedene Dinge. Mit dem Kontonamen und dem Passwort meldet man sich an; der Name und der «Kurzname» erscheinen im Programm — auf Belegen, in Listen, bei den Aufgaben. Du kannst den Kontonamen später ändern, ohne dass der Mitarbeiter einen anderen Namen bekommt.
«Zugriffsgruppe» darunter bleibt in kleineren Betrieben leer. Diese Vorlage ist dafür da, denselben Zugriff auf viele Mitarbeiter zugleich verwalten lässt, und lohnt sich erst bei entsprechend vielen — mehr dazu auf ihrer eigenen Seite.
Zugriff auf Module — und die Handgriffe dazu
Der Baum «Zugriff auf» zeigt zuerst die Modulgruppen und lässt sich bis auf das einzelne Modul aufklappen. Jede Zeile trägt drei Zeichen: ein Auge fürs Ansehen, einen Stift fürs Bearbeiten, einen Papierkorb fürs Löschen. Farbig heisst gewährt, blass heisst nicht.
Ein Klick auf ein Zeichen schaltet dieses eine Recht.
Ein Klick auf die Zeichen einer Modulgruppe setzt alle Module dieser Gruppe zugleich — der schnellste Weg für einen neuen Mitarbeiter.
control-Klick auf den Papierkorb gibt für dieses Modul alle drei Rechte auf einmal frei.
Warum eine Freigabe manchmal nicht wirkt
Sicherheit sitzt hier auf drei Ebenen, die ineinandergreifen — und es gilt immer die, die am wenigsten erlaubt. Eine Freigabe im Baum kann die Datenbank-Berechtigung des Kontos also nicht überstimmen.
Ebene
Worüber sie entscheidet
Wo du sie setzt
Datenbank-Berechtigungen
ob jemand an die Daten kommt und was er dort grundsätzlich darf
Feld «Berechtigungen» in den Konto-Einstellungen
Zugriff auf Module
welche Module er sieht und worin er arbeiten darf
der Baum «Zugriff auf»
die Sperre am Datensatz
ob dieser eine Satz angefasst werden darf
am Datensatz selbst, im Info-Fenster
Was du eingestellt hast
Warum es trotzdem nicht geht
Ein Gast bekommt im Modul Adressen das Bearbeiten
Die Berechtigung «Gast» lässt Bearbeiten grundsätzlich nicht zu.
Jemand mit «Personal» bekommt im Modul Mitarbeiter das Löschen
Die Berechtigung «Personal» erlaubt an Mitarbeitern und Zugriffen nichts — unabhängig vom Baum.
Jemand mit «Administratoren» darf löschen, der Datensatz geht trotzdem nicht
Der Datensatz selbst ist gesperrt. Die Sperre schlägt jede Berechtigung.
Der Schalter regelt mehr, als sein Name sagt: er entscheidet auch, wer eine Sperre überhaupt setzen darf. Wer ihn nicht hat, kann weder sperren noch entsperren — auch dann nicht, wenn er den Datensatz sonst bearbeiten darf.
Ein Konto stilllegen, wenn jemand geht
Verlässt jemand den Betrieb, lösch seinen Mitarbeiter nicht. An ihm hängen Belege, Aufgaben und Rapporte, die ihn weiterhin brauchen. Stattdessen wird das Konto stillgelegt: Einstellungen und Berechtigungen bleiben, der Zugang ist zu.
Klick auf das Info-Symbol links neben dem Namen.
Schalte «Aktiv» aus.
Schliess das Fenster. Der Mitarbeiter wird jetzt blass dargestellt.
Die vier Reiter am Mitarbeiter
Unter den Konto-Einstellungen liegt das, was den Arbeitsplatz dieser Person ausmacht. Das meiste davon stellt jeder für sich ein — als Admin brauchst du es vor allem, wenn jemand fragt, warum sein Bildschirm anders aussieht.
Reiter
Was darauf steht
«Übersicht»
«Filiale» und «Team», «Sprache», «Zoom» und «Fenster maximieren», «Sprachprofil immer aktualisieren», «Letzten Datensatz anzeigen», Telefon und E-Mail, die Adresse — und rechts die Rollen-Haken «Sachbearbeiter», «Verkäufer» und «Liste 1» bis 3.
«Unterschrift»
die «Grussformel» je Sprache und das Unterschriftsbild für Ausdrucke.
«Voreinstellungen»
Kalenderfarben, Spaltenordnung, die «Starteinstellung für Termine», Tagesbeginn und Anzeigedauer, «POS Name» und «Telefon wählen» und «Formatiert mit Mailvorlage».
«Arbeitsprofil»
«Arbeitsprofil», «Anstellung» und «Ferien Guthaben» — die Grundlage für Arbeitszeit und Rapport.
Die Haken rechts auf «Übersicht» entscheiden, in welchen Auswahllisten jemand erscheint. Wer «Sachbearbeiter» trägt, steht im Sachbearbeiter-Feld eines Belegs zur Auswahl; ohne Haken erscheint er dort nicht. Was die einzelnen Listen bei euch bedeuten, legt ihr fest — die Bezeichnungen sind frei.
«Formatiert mit Mailvorlage» im Reiter «Voreinstellungen» lässt die Mails dieser Person, die im Mailprogramm entstehen, als fertigen Entwurf im Layout einer Mailvorlage aufgehen statt als schlichte Textmail. Ist derselbe Schalter unter «Konfiguration › Adressen» eingeschaltet, gilt er für alle — dann bleibt er hier ohne Wirkung, auch ausgeschaltet.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Eine Meldung kommt fast immer als «X geht nicht» — und X ist der Ort, an dem der Anwender steht, nicht der, an dem es klemmt. Eine Funktion fasst oft mehrere Module an. Wer im Artikel eine Lagerbewegung auslöst, schreibt ins Lager; ist das Lager für ihn nicht freigegeben, scheitert der Schritt, obwohl er im Artikel alles darf.
Was du siehst
Woran es liegt
Eine Funktion bricht ab, obwohl im gemeldeten Modul alles freigegeben ist
Die Funktion schreibt in ein anderes Modul, das nicht freigegeben ist. Geprüft wird das Ziel, nicht der Standort.
Ein einzelner Datensatz lässt sich nicht ändern, alle anderen schon
Er ist gesperrt. Die Sperre hängt am Datensatz und schlägt jede Berechtigung — auch die eines Administrators.
Ein Mitarbeiter sieht ein Modul nicht, obwohl es im Baum farbig ist
Seine «Berechtigungen» lässt es nicht zu. Die Freigabe im Baum kann sie nicht überstimmen.
Das Passwortfeld ist leer, obwohl ich eines gesetzt habe
Das Feld ist nicht leer, es zeigt seinen Inhalt nicht an. Klick hinein, dann siehst du ihn.
Jemand meldet «Kein Zugriff» beim Entsperren eines Datensatzes
Ihm fehlt «Gesperrte Datensätze entsperren». Setz den Schalter, oder entsperre den Datensatz selbst.
«Zugriffsberechtigungen einsetzen» lässt sich nicht anklicken
Es wurde noch nichts kopiert. Wähl zuerst bei einem Mitarbeiter «Zugriffsberechtigungen kopieren».
Jemand meldet, der Papierkorb fehle bei ihm
Ohne Löschrecht wird das Zeichen nicht ausgegraut, es fehlt. Das ist eine Berechtigung und kein Fehler.
Ein neuer Mitarbeiter kommt nicht ins Programm
Prüf die vier Bedingungen: Berechtigung gesetzt, mindestens ein Modul freigegeben, Startmodul bestimmt, Konto aktiv.
Ein Mitarbeiter steht in keiner Auswahlliste mehr
Er ist inaktiv gesetzt, oder ihm fehlt der Rollen-Haken für diese Liste.
In der Liste stehen mehr Konten als wir Leute sind
Für das Kundenportal sind zwei technische Konten nötig. Die zwei tragen die Berechtigungen «Login» und «Kundenportal» und dürfen nicht gelöscht werden.
