Zahlungen einlesen
Montagmorgen. Die Bank hat über das Wochenende gutgeschrieben, und du willst wissen, welche Rechnungen damit erledigt sind — und welche du dir noch ansehen musst.
Du ziehst die Datei deiner Bank auf die Fläche — die camt.054-Meldung oder das ältere V11-Format —, und den Rest macht das Programm: es zerlegt jede Referenznummer, findet die Rechnung, den Spendenbrief oder den Kontakt dazu, hält Teilzahlung, Überzahlung, Skonto und Gebühren fest und legt die Buchungen an. Bei dir bleibt der Rest — die wenigen Zeilen, bei denen die Referenznummer nichts getroffen hat. Die stehen zuoberst.
Zwei Hälften: was die Bank geschickt hat, und was DabuSoft Pro dazu weiss
Die Liste beantwortet zwei Fragen nebeneinander, und der stärkere Rahmen zieht die Grenze dazwischen. Innerhalb steht die Bankmeldung, unverändert so, wie sie hereingekommen ist. Rechts davon steht, was DabuSoft Pro dazu gefunden hat. Geht eine Zuordnung schief, siehst du an dieser Grenze auf einen Blick, auf welcher Seite du suchen musst.
Zwei Zeichen im Spaltenkopf stehen dicht beieinander und tun Verschiedenes. Die vier waagrechten Balken führen zu den Bezugsdaten der ganzen angezeigten Liste: bei «Betrag» ins Zahlungsjournal, bei «Firma» zu den Kontakten, bei «Total» zu den Rechnungen. Das Dreieck daneben wechselt die Spalte.
Die Liste sortiert sich selbst: Zeilen ohne Zuordnung stehen zuoberst, darunter der Rest nach Datum. Darauf baut die Arbeit auf — du fängst oben an und gehst nach unten, bis keine rote Zeile mehr dasteht.
Was die Farben sagen
Zwei Dinge in der Liste sind farbig, und sie sagen Verschiedenes.
Fehlt die Zuordnung, steht die ganze linke Hälfte rot — genau der Teil, den die Bank geliefert hat. Rot heisst hier nicht «falsch», sondern «dazu wissen wir noch nichts»: Datum, Zahlungsstatus, Betrag und Einzahler stehen da, und rechts davon ist es leer.
Das Total dagegen vergleicht. DabuSoft Pro rechnet «Betrag» plus «Skonto» plus «Gebühren» gegen das «Total» der Rechnung und färbt das Ergebnis:
Im Bild oben: «Bergmann Labortechnik AG» hat genau den Rechnungsbetrag überwiesen — schwarz. Das «Institut für Werkstoffprüfung» hat 1’500.00 auf eine Rechnung über 2’340.00 gezahlt — rot, es fehlen 840.00. «Seiler Präzision GmbH» hat 3’000.00 statt 2’880.00 überwiesen — grün. Die oberste Zeile dagegen hat noch gar keinen Bezug: sie steht als Ganzes rot, und rechts davon bleibt alles leer.
So arbeitest du eine Datei durch
- Öffne «Buchhaltung › Zahlungen einlesen» und zieh die Datei deiner Bank auf die Fläche. Gleichwertig sind die Plus-Taste in der Kopfleiste mit ihrem einen Eintrag «Zahlungen einlesen v11, camt54 …», der Befehl für einen neuen Datensatz, und der Cloud-Knopf mit «Auszahlungen herunterladen», wenn die Zahlungen über eine Schnittstelle kommen.
- Sieh unter der Liste ganz rechts nach. Steht dort nichts, geht alles auf und du bist fertig.
- Sonst fang oben an. Die roten Zeilen haben noch keine zahlende Partei. Klick in der Zeile am rechten Rand der Spalte «Firma» auf die Lupe und weis den Kontakt zu — ohne ihn kann die Buchhaltung mit dem Eingang nichts anfangen.
- Gehört der Eingang zu einer Rechnung, klick zusätzlich am rechten Rand der Spalte «Rechnungs-Nr.» auf die Lupe, tipp die Rechnungsnummer, bestätige mit ENTER und wähle «Speichern». Die Taste wird anklickbar, sobald die Nummer eine bestehende Rechnung trifft.
- Status und Buchung rechnet das Programm danach selbst. Wiederhol das, bis oben keine rote Zeile mehr steht.
Wie viel dabei schmilzt, hängt an deinen Daten — die Richtung hängt nicht daran: jede Zuweisung macht die Zahl kleiner oder lässt sie gleich, hinauf geht sie nie. Deshalb lohnt sich diese Reihenfolge: erst alle Zeilen ohne Bezug abarbeiten, dann die Zahl unten rechts lesen. Wer sie vorher liest, liest seinen Arbeitsvorrat und hält ihn für einen Fehlbetrag.
Was danach mit den Zahlungen geschieht
Aus jeder Zeile entsteht eine Buchung. Weitergeführt werden sie im Zahlungsjournal — dort wird geprüft, kontiert, ausgewertet und an die Buchhaltung übergeben. Dieses Modul ist die Einlassstelle, das Journal ist die Wahrheit für die Buchhaltung. Über die vier Balken im Kopf der Spalte «Betrag» kommst du direkt dorthin, passend zu genau dieser Liste.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Handgriffe, die viel Zeit sparen
- Bei einem unbekannten Einzahler weisst du mehr, als die Liste zeigt: die Bankmeldung liefert Name und Anschrift mit. Über das Dreieck im Kopf der Spalte «Firma» blendest du «Name», «Strasse» oder «PLZ, Ort» ein — oft genug, um den Kontakt zu finden.
- Das Blatt ganz rechts in der Kopfzeile bietet «Herunterladen …» und «per E-Mail senden ...»: den Originaltext der Bankmeldung, so wie die Bank ihn geliefert hat. Bei einer Rückfrage ist das die kürzeste Antwort.
- Das Zeilenmenü ganz links in der Zeile führt ins Zahlungsjournal («Bearbeiten») und zum Kontakt («Kontakt anzeigen»), legt eine weitere Buchung zum selben Eingang an («Zahlung hinzufügen») oder nimmt eine Buchung wieder weg («Zahlung löschen»), ohne den Eingang anzutasten.
- Die kleine Zahl in einem Kreis neben dem Datum zeigt, wie viele Buchungen an einem Eingang hängen; sie erscheint ab zwei. Verglichen wird deshalb über die Summe, nie über die Anzahl.
- Dauert ein Abruf über die Schnittstelle lange, setz im Cloud-Fenster den Schalter «Script über Server ausführen»: dann läuft er auf dem Server weiter, und dein Rechner ist frei.
Wenn eine Spende auf einen Spendenbrief kommt
Trägt der Einzahlungsschein die Referenz eines Spendenbriefs, ordnet DabuSoft Pro die Zahlung beim Einlesen dem Brief zu, holt den Sollbetrag aus dem Brief und das Ertragskonto gleich mit. Damit ist die Spende als Spende gebucht, ohne dass jemand etwas ankreuzt. In der Liste erkennst du diese Zeilen daran, dass rechts kein Rechnungstotal steht, sondern der Betreff des Briefs — und dass das Total keine Farbe trägt.
Eine solche Zahlung zählt unter der Liste beim Betrag mit, in der Zahl ganz rechts aber nicht: hinter ihr steht keine Rechnung, die aufgehen könnte. Im Bild oben sind das die 250.00 der Spende.
Wenn mehr eingegangen ist als geschuldet
Was mit dem Überschuss geschieht, entscheidet die Bankverbindung. Ist dort ein Überschusskonto eingerichtet, bucht DabuSoft Pro den Rechnungsanteil und den Überschuss als zwei Buchungen zum selben Eingang — die Zahl im Kreis neben dem Datum zeigt dann eine 2. Ohne Überschusskonto wird der ganze eingegangene Betrag als eine Buchung gebucht.
Ein Überschusskonto braucht, wer das Zuviel als eigene Ertragsart führt. Im Spendenwesen ist das der Regelfall: was über den geforderten Betrag hinausgeht, ist eine Spende und wird als Spende gebucht. Wer kaufmännisch fakturiert, richtet in der Regel keines ein — dort gehört ein Zuviel auf eine andere Rechnung desselben Kunden.
Ohne Überschusskonto ist der Betrag gebucht, aber nicht zugeteilt. Das Geld hängt am Kunden; auf welche Rechnung es gehört, sagt keine Zahl — das wird entschieden, nicht gerechnet. Hier fällt die Überzahlung an, weil hier das Geld hereinkommt; aufgelöst wird sie an einem anderen Ort.
Der Weg dahin führt über die Rechnung, die zu viel bekommen hat, oder über den Debitor mit allen seinen offenen Posten. Dort öffnest du die Zahlung und buchst sie um, auf die Rechnung, die gemeint war. Deckt ein Eingang gleich mehrere Rechnungen, teilst du ihn auf — dieselbe Handlung, mehrmals hintereinander: jeder Teil wandert auf seine Rechnung, bis nichts mehr übrig ist.
Wenn die Zahlungen aus einem Zahlungsportal kommen
Über den Cloud-Knopf holst du die Auszahlungen eines Zahlungsportals herein statt einer Datei. Der Ablauf bleibt derselbe, die Frage dahinter ist eine andere: der Kunde hat schon im Portal bezahlt, die Rechnung steht deshalb bereits auf «bezahlt online». Zugeordnet wird über Rechnungsdatum, Total und genau diesen Status — eine Referenznummer liefert das Portal nicht mit. Über den Spaltenwechsler blendest du «Trans.-Datum» ein und siehst den Zahltag neben dem Tag, an dem das Geld eintraf.