Zahlungsjournal
Die Bank meldet einen Eingang, das Programm ordnet ihn zu — und dann liegt er hier. Das Zahlungsjournal ist die Stelle, an der aus einem Geldeingang eine Buchung wird, und die letzte, an der sich daran noch etwas ändern lässt.
Was du hier tust: prüfen, ob alles da ist und richtig kontiert, und die Buchungen an die Finanzbuchhaltung übergeben. Erfasst wird woanders — dort, wo der Bezug liegt. Arbeitet dein Betrieb mit Spenden, kommt die Verdankung dazu; dann ist diese Seite täglich offen.
Die einzige Stelle, an der sich an einer Buchung noch etwas ändert
Zwischen der Meldung der Bank und der Buchung in der Finanzbuchhaltung liegt genau eine Schicht, an der ein Mensch etwas entscheidet — und das ist diese hier. Was davor liegt, ist eine Tatsache: so ist das Geld gekommen. Was danach liegt, ist übergeben. Dazwischen steht die Zuordnung, und die ist eine Auslegung.
Daraus folgt ein Griff, der zuerst grob wirkt: eine Datei wird nicht korrigiert, sondern gelöscht und neu eingelesen — dann fällt mit, was aus ihr entstanden ist. Eine einzelne Buchung dagegen korrigierst du hier, Zeile für Zeile. Die Grenze liegt zwischen der Datei und ihrer Zeile.
Die Buchung, die nicht in der Datei steht
Du hast den Monat gesucht, exportiert, die Datei an die Finanzbuchhaltung gegeben — und dort fehlt eine Zahlung, die du hier vor dir siehst. Nichts ist verloren. Es gibt drei Gründe, und alle drei sind an einer Stelle sichtbar.
- Die Buchung war schon einmal dabei. Der Haken «Nur neue Daten exportieren» lässt aus, was bereits übergeben wurde. Nimm ihn weg, und der Bestand geht noch einmal hinaus.
- Das Fehlerprotokoll hat sie zurückgehalten. Was «Buchungsfehler finden» findet, würde die Finanzbuchhaltung ablehnen — ein fehlendes Konto, eine fehlende Kostenstelle. Arbeite die Liste ab und exportiere erneut.
- Die Buchung lag ausserhalb der gesuchten Menge. Exportiert wird, was gefunden ist. Die Zahl neben «Buchungen exportieren» sagt dir vorher, wieviele Buchungen in die Datei gehen — vergleich sie mit der Trefferzahl oben.
Und eine Zahl kann sich beim Übergeben verdoppeln: hat die Bank «Gebühren» abgezogen, werden daraus zwei Buchungssätze — der Eingang und der Aufwand. Aus einer Zeile hier werden zwei dort. Das ist gewollt; sonst stimmte der Aufwand nicht.
So gibst du einen Monat an die Finanzbuchhaltung weiter
- Öffne «Buchhaltung › Zahlungsjournal».
- Such die Menge, die hinaus soll — meist ein Monat über «Bezahlt am».
- Ruf im Listenmenü «Fehlerprotokoll» auf und arbeite ab, was dort steht.
- Öffne das Teilen-Menü, wähl das Format deiner Finanzbuchhaltung und setz den Haken «Nur neue Daten exportieren», wenn du wiederholte Übergaben ausschliessen willst.
- Drück «Buchungen exportieren» und vergleich die Zahl daneben mit deiner Trefferzahl.
- Danach führt im Info-Fenster die Zeile «Fibu Export» zum Vorgang, mit Datum, Zeit und Benutzer.
Die Liste — und die zwei Ansichten daneben
Jede Zeile ist eine Buchung, kein Beleg: zur selben Rechnung können mehrere Zeilen stehen. Die drei Zahlen der letzten Zeile im Bild gehören zusammen — 1’469.00 sind eingegangen, 29.40 wurden als «Skonto» nachgelassen, 1.60 hat die Bank als «Gebühren» abgezogen; zusammen die 1’500.00, welche die Rechnung fordert.
Es sind drei Ansichten derselben Menge, keine Spalten, die du dazuschaltest. Die gerade offene steht im Menü grau. Wer die Übergabe vorbereitet, wechselt zwischen der letzten und der ersten hin und her, ohne die Suche zu verlieren.
Vier Spalten rechts belegst du selbst. Jede der vier bietet dieselbe Auswahl: den Bezug, aus dem die Buchung stammt — «Referenznummer», «Rechnungs-Nr.», «Kurs-Nr.», «Bon-Nr.», «Betreff» —, oder ein Merkmal der Buchung wie «Kostenstelle», «Filiale», «Bankverbindung», «Zahlungsart», «Buchungstext», «Notizen» oder «Spende». Fünf davon bringen eine zweite Spalte mit: zu «Rechnungs-Nr.» das «Rechnungsdatum», zu «Bon-Nr.» die «Kasse-Nr.», zu «Spende» das Kreuz «Spende verdankt». Darum zeigen vier Plätze mehr als vier Angaben. «Voreinstellung» stellt die ursprüngliche Spalte wieder her.
Prüfen, ob alles da ist
Hier beantwortest du zwei Fragen: ist alles da, und sieht es plausibel aus. Verglichen wird gegen die Wirklichkeit — den Kontostand der Bank, den Bestand der Kasse. Ein Betrag ist deshalb immer der Betrag, wie er geflossen ist, samt Mehrwertsteuer. Das Tortensymbol oben öffnet die Auswertung der gefundenen Menge, sofort und ohne Bericht.
Die Auswertung hat zwei Ansichten. «inkl. MWST» zeigt je Währung «Anzahl» und «Umsatz» — den Geldfluss, so wie er war. «ohne MWST» stellt daneben die «MWST», die in diesen Beträgen steckt. Eine Zahlung hat keine eigene Mehrwertsteuer; sie übernimmt anteilig die der Rechnung. Ohne Rechnungsbezug bleibt die Spalte deshalb leer.
Woher das Geld kam — die Einzelansicht
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Zahlung. Links steht die Buchung selbst, darunter der «Buchungstext» — grau, solange er aus der Vorlage kommt, schwarz, sobald du ihn überschreibst. Rechts steht, woher das Geld kam: die zahlende Partei, die «Referenznummer» und der Bezug.
Für den Bezug gibt es zwei Felder untereinander, und jedes zeigt, was zutrifft. Oben erscheint «Rechnung», «Kasse» oder «Brief» — je nachdem, ob die Zahlung zu einer Rechnung, einem Kassenbeleg oder einem Spendenbrief gehört. Unten erscheint «Kurse, Tagungen», «Antwortschreiben» oder «Milchbüechli». Beide zugleich sind der Normalfall, nicht die Ausnahme: eine bar bezahlte Rechnung zeigt oben die Rechnung und darunter das Tagesblatt.
Geht Geld hinaus, sieht die Ansicht anders aus: der Blockkopf heisst «Auszahlung» statt «Zahlungseingang», das Datum «Datum ausbezahlt» statt «Bezahlt am», und der Kopf ist rot. Dieselbe Farbe trägst du im Reiter «Letzte Zahlungen» darunter wieder: die Zeile der Zahlung, die du gerade offen hast, ist rot statt blau, wenn es eine Auszahlung ist. Rot zeigt hier die Richtung des Geldes an, keinen Fehler.
Spenden: erkennen, verdanken, auswerten
Ob eine Zahlung als Spende gilt, kreuzt du nicht an — es entscheidet das «Ertragskonto». Ein von Hand gesetztes Kreuz nimmt das Programm zurück, sobald das Konto bekannt ist. Wer den Kontenplan pflegt, bestimmt damit mit, was sich später auswerten lässt.
Die Verdankung hat zwei Ebenen. Beim Spender selbst steht, ob er überhaupt eine Bescheinigung oder eine Verdankung bekommen soll — das sind zwei Häkchen im Adressblock. An der einzelnen Zahlung steht, ob es geschehen ist. Gesetzt wird das mit «Spenden auf verdankt setzen», zurückgenommen mit «Spenden auf nicht verdankt setzen»; beides geht über eine ganze gefundene Menge, weil es sich umkehren lässt.
«Neues Antwortschreiben» sammelt die Spenden je Kontakt und legt für jeden einen Brief an — aus 1’000 Spenden werden so schnell 700 Adressaten. Verdankt ist damit noch nichts; das ist der eigene Schritt oben. Gedruckt wird mit «Spendenbescheinigung» oder «Verdankung».
Und die Menge, die du dafür brauchst, entsteht im Suchmodus: dort erscheinen an der Stelle der Reiter eigene Felder — «Jahr», «Zahlungen pro Jahr», «Spenden pro Jahr» und «Umsatz pro Jahr». Damit findest du alle Spender, die in einem Jahr über einem bestimmten Betrag liegen, ohne einen Bericht zu rechnen.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Handgriffe, die viel Zeit sparen
- Das Fehlerprotokoll vor dem Export. Es prüft dasselbe wie der Export selbst, aber du siehst die Zeilen und kannst sie direkt anspringen.
- Der Code am Ertragskonto. Im Suchmodus steht neben dem «Ertragskonto» ein zweites, schmales Feld. Dort liegen die Codes, die im Kontenplan vergeben sind — eine freie Auswertungsachse, mehrere je Konto.
- Die Reiter unter der Buchung. «Letzte Zahlungen» zeigt, was dieselbe Firma sonst noch bezahlt hat — der schnellste Weg zu der Frage, ob eine Zahlung doppelt kam.
- Der Weg zurück zum Vorgang. Steht eine Buchung schon in einer übergebenen Datei, führt die Zeile «Fibu Export» im Info-Fenster dorthin.