Die sechs Listen der Adressen
Du hast deine Adressen gesucht und willst sie jetzt nicht einzeln durchgehen, sondern nebeneinander sehen — die Termine, den Webstatus, die Gruppenzuweisungen.
Das Adressmodul hat dafür sechs Listen auf derselben Ergebnismenge. Hier steht, was jede zeigt und wofür sie gemacht ist.
Sechs Listen, eine Ergebnismenge
Das Listensymbol in der Kopfzeile trägt ein kleines Dreieck — dahinter stehen sechs Listen. Alle zeigen dieselben Adressen, die du gerade gesucht hast, jede aus einem anderen Blickwinkel. Ein Wechsel ist keine neue Suche.
Warum es zwei Listen für dieselbe Sache gibt
«Als Liste anzeigen» und «Liste mit allen Feldern» sehen aus wie ein Doppel, sind aber ein Tauschgeschäft. Die schmale lädt spürbar schneller — deshalb ist sie voreingestellt. Die breite lässt sich einstellen, und das bezahlst du mit Ladezeit.
Die Regel im Alltag lautet darum: such in der schnellen, arbeite in der breiten. Erst die Menge zusammenstellen, dann umschalten — die Menge bleibt ja.
«Liste mit allen Feldern» zeigt nicht alle Felder
Der Name verspricht mehr, als die Ansicht hält, und das ist keine Schlamperei, sondern Absicht. Die Liste hat elf Spaltenplätze, und hinter jedem steht eine ausgewählte Gruppe von Feldern — nicht der ganze Bestand an Angaben.
Praktisch heisst das zweierlei. Der Name in der dritten Spalte lässt sich nicht tauschen, damit du beim Umbauen nicht die Orientierung verlierst. Und mehrere Plätze teilen dieselbe Auswahl — so kannst du zwei verwandte Angaben nebeneinander stellen, etwa zwei verschiedene Mailadressen.
«Termin, ToDo»: die Pendenzenliste
Diese Ansicht dreht die gewohnte Blickrichtung um. Sonst siehst du Aufgaben mit einem Kunden daran — hier siehst du Kunden mit ihren offenen Aufgaben. Eine Zeile ist ein Kontakt, daneben stehen Datum, Beginn, die zuständige Person, die Aufgabenart und der Betreff.
Das klingt nach einer Kleinigkeit und ändert die Arbeitsweise: du gehst die Liste von oben nach unten durch und hakst deine Kunden ab, statt von Aufgabe zu Aufgabe zu springen. Sortier nach Datum, und du hast deine Tagesliste.
Die Spalte «Aufgabenart» ist dabei der Hebel für den Zuschnitt: such nach einer Art, und die Liste zeigt allein diese Sorte Pendenz — etwa alle Aussendiensttermine, ohne die Rückrufe dazwischen.
«Webstatus»: nach einem Abgleich kontrollieren
Wenn Adressen mit einem angebundenen Dienst abgeglichen werden — etwa beim Aktualisieren des Marketing-Status —, willst du danach wissen, was durchgelaufen ist. Am einzelnen Kontakt siehst du das auch, aber du willst es für alle auf einmal sehen. Dafür ist diese Ansicht da.
Die Liste zeigt je Adresse, wann zuletzt abgeglichen wurde und was dabei herauskam. Oben über der Spalte steht eine Pille mit dem Namen des Dienstes: sind mehrere angebunden, wählst du dort, welchen du gerade ansiehst. Die letzte Spalte trägt ein Dreieck und führt die Angaben, die vom Dienst zurückkommen.
Die Adressgruppen-Liste: Übersicht über zwei Ebenen
Adressgruppen haben zwei Ebenen: eine Obergruppe wie «Branche» und darunter die eigentlichen Werte wie «Bau» oder «Handel». Am einzelnen Kontakt siehst du, was ihm zugewiesen ist. Sobald ein Kontakt aber in mehreren Gruppen steht und die Angaben, auf die es ankommt, eine Ebene tiefer liegen, verlierst du am Einzelsatz die Übersicht.
Diese Ansicht dreht die Blickrichtung um. Oben in den Spaltentiteln wählst du je Spalte eine Obergruppe, und darunter steht je Kontakt, was ihm innerhalb dieser Obergruppe zugewiesen ist. Drei Achsen nebeneinander, auf einem breiten Bildschirm vier — und je Kontakt eine Zeile.
Damit kontrollierst du in einem Durchgang, was am Einzelsatz Stunden dauert: wo etwas fehlt, weil eine Spalte leer bleibt · wo sich etwas widerspricht, weil ein Kontakt in zwei Werten steht, die sich ausschliessen · und ob die Zuordnung überhaupt vollständig ist über deine ganze Menge.
Und du kannst nach einer Gruppenspalte sortieren — ein Klick auf den Spaltentitel genügt, wie überall in den Listen. Damit wird aus der Kreuztabelle eine Gruppierung: alle Kontakte derselben Untergruppe stehen beisammen, die leeren sammeln sich an einem Ende. Du liest die Verteilung ab, statt sie zu zählen.
- Wähl oben die Obergruppe, die du gerade prüfen willst, und sortier dann nach genau dieser Spalte. Die Lücken stehen danach beisammen.
- Die Ansicht ist breiter als die anderen. Auf einem kleinen Bildschirm siehst du drei Achsen statt vier — die vierte ist nicht weg, sie hat keinen Platz.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Handgriffe, die viel Zeit sparen
- Such immer zuerst, dann wechsle die Liste. Die Menge bleibt beim Wechseln erhalten — du siehst dieselben Adressen mit anderen Augen.
- Die Fehlerprotokoll-Liste ist der schnellste Weg, um vor einem Versand zu prüfen, ob die Daten tragen. Eine leere Spalte heisst: nichts zu tun.
- Willst du eine Angabe für viele Adressen nachtragen, nimm «Liste mit allen Feldern», stell die Spalte ein und schalte das Bearbeiten in der Liste ein.