In deiner Terminliste steht eine Aufgabe, für die jemand anders eingetragen ist — und sie ist trotzdem deine.
Das kommt vom Team: eine benannte Gruppe von Mitarbeitern. Ist eine Aufgabe einem Team zugeordnet, sehen sie alle Mitglieder gleichermassen, und wer sie zuerst sieht, kann sie erledigen. Diese Seite zeigt, wie ein Team entsteht, wie jemand hineinkommt und was ein Team nicht tut: Rechte vergeben.
Eine Aufgabe, die allen im Team gehört
Öffnest du in «Tagesgeschäft › Termine, ToDo's» eine Aufgabe, stehen darin drei Felder untereinander, die alle drei die Frage «wer kümmert sich» beantworten — und das dritte ist das entscheidende.
Feld
wer die Aufgabe dadurch in seiner Liste sieht
«Mitarbeiter»
die Person, die zuständig ist.
«Mitarbeiter 2»
eine zweite Person daneben.
«Team»
alle Mitglieder dieses Teams — auch wer in den beiden Feldern darüber nicht steht.
In der Liste erkennst du diese Aufgaben an einem grünen Team-Symbol hinter dem Betreff. Es sagt: die gehört nicht einer Person, die gehört uns. Wer sie zuerst sieht, kann sie erledigen.
Das ist der Gewinn eines Teams in einem Satz: eine Zuständigkeit, die nicht an einer Person hängt. Wer eine Aufgabe an eine Person hängt, hat sie an deren Ferien gehängt.
Die Termine eines Kollegen ansehen
Neben dem Team-Symbol an der Aufgabe gibt es eine zweite Wirkung, und sie steht über der Terminliste: dort stehen dein Name und darunter der Name deines Teams — und der Name ist aufklappbar.
Klick oben auf deinen Namen. Es klappt eine Liste auf: du selbst und die anderen Mitglieder deines Teams.
Wähl einen Kollegen. Die Liste zeigt jetzt seine Termine und Aufgaben.
Eine Aufgabe, die liegen bleibt, kannst du von dort übernehmen.
Über deinen eigenen Namen bist du wieder bei deiner Liste.
Wo ein Team sonst noch auftaucht
Angelegt wird das Team hier, gebraucht wird es anderswo — überall dort, wo etwas einer Gruppe gehören soll statt einer einzelnen Person.
Wo
was das Team dort tut
Workflows und Checklisten
Ein Schritt im Ablauf trägt ein Team statt einer Person. So bleibt der Ablauf gültig, auch wenn die Zuständigkeit wechselt.
Kalender-Abgleich
Beim Abgleich mit einem externen Kalender lässt sich wählen, wessen Termine übertragen werden: die eines Mitarbeiters, die eines Teams oder beides.
Webaktionen
Eine Aufgabe, die aus einer Anfrage im Web entsteht, geht gleich an ein Team statt an eine Person, die vielleicht nicht da ist.
Starteinstellung für Termine
Jeder Mitarbeiter legt in seinen Voreinstellungen fest, wessen Termine er beim Start sieht — die eigenen oder die des Teams.
Ein Team anlegen — und Leute hineinnehmen
Das Anlegen passiert hier, das Zuordnen an einem anderen Ort. Das ist der Punkt, an dem die meisten kurz suchen.
Öffne «Konfiguration › Teams» und klick oben in der Kopfzeile auf die Plus-Taste. Das Team erscheint links in der Liste.
Gib ihm einen Namen. Kurz ist hier von Vorteil — er steht später in Auswahllisten und über der Terminliste.
Wechsle zu «Konfiguration › Mitarbeiter, Zugriff» und öffne den Mitarbeiter, der dazugehören soll.
Wähl im Feld «Team» das neue Team. Damit ist er Mitglied.
Zurück in «Teams» steht er in der Liste «Mitarbeiter».
Eine Mail an das Team oder an eine Person
Neben der Mitgliederliste stehen Briefsymbole, und es sind zwei Sorten: eines oben im Spaltentitel und eines in jeder Zeile. Die beiden tun Verschiedenes.
Symbol
was passiert
oben bei «E-Mail»
Eine Mail an alle Mitglieder zusammen. Die Adressen stehen im An-Feld, der Betreff ist leer.
in einer Zeile
Eine Mail an diese eine Person. Der Betreff ist mit «Nachricht von» und deinem Kontonamen vorbelegt.
Beide Wege öffnen dein Mailprogramm mit einer vorbereiteten Nachricht. Geschrieben und abgeschickt wird sie dort. Das ist ein anderer Weg als der Mailversand aus den Belegen, der an jeder Vorlage eingestellt ist.
Ein Team vergibt keine Rechte
Team und Zugriffsgruppe zu verwechseln liegt nahe, weil beides eine Gruppe von Mitarbeitern ist und beides in der Konfiguration untereinander steht. Der Unterschied ist trotzdem klar: eine Zugriffsgruppe beantwortet «was darf jemand», ein Team beantwortet «wer kümmert sich».
Ein Team stilllegen statt löschen
Wird ein Team nicht mehr gebraucht, kannst du es über das Info-Fenster links neben dem Namen auf inaktiv setzen. Der Vorteil gegenüber dem Löschen: alles, was in der Vergangenheit auf dieses Team gezeigt hat, zeigt weiterhin darauf. Beim Löschen verschwindet eine Zuordnung, die in alten Aufgaben und Abläufen noch gebraucht wird.
Klick auf das Info-Symbol links neben dem Teamnamen.
Schalte «Aktiv» aus.
Schliess das Fenster. Zum Aktivieren gehst du genauso vor.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Was du siehst
Woran es liegt
Ich habe jemanden ins Team genommen, er sieht das Modul trotzdem nicht
Ein Team vergibt keine Rechte. Der Zugriff wird beim Mitarbeiter oder über eine Zugriffsgruppe freigegeben.
Die Aufgabe erscheint bei den Kollegen nicht
An der Aufgabe ist im Feld «Team» kein Team gesetzt. Ohne Team erscheint sie bei den Personen, die unter «Mitarbeiter» oder «Mitarbeiter 2» stehen, und sonst bei niemandem.
Über meinem Namen steht kein Team, und ich kann niemanden auswählen
Beim Mitarbeiter ist im Feld «Team» nichts gesetzt. Ohne Team gibt es keine Kollegen zur Auswahl.
Ich finde in der Mitgliederliste keine Taste zum Hinzufügen
Es gibt keine. Die Zuordnung passiert beim Mitarbeiter im Feld «Team».
Jemand soll in zwei Teams sein
Das ist nicht vorgesehen — ein Mitarbeiter gehört zu genau einem Team.
In der Sammelmail fehlt eine Person
Bei ihr ist keine Adresse hinterlegt. Erkennbar daran, dass in ihrer Zeile das Briefsymbol fehlt.
Ich habe auf das Briefsymbol geklickt, und es ist keine Mail rausgegangen
Das Symbol bereitet die Nachricht vor. Abgeschickt wird sie in deinem Mailprogramm.
Ein Team steht in der Auswahl nicht mehr
Es ist auf inaktiv gesetzt. Im Info-Fenster des Teams lässt sich das rückgängig machen.
