Buchhaltung
Die Mahnung geht früher raus als vereinbart. Auf einer Rechnung steht eine andere Währung als erwartet. Nach dem Export bleibt eine Rechnung auf «offen» stehen. Alle drei sind keine Fehler, sondern Voreinstellungen.
Diese Seite sammelt die Vorgaben der Buchhaltung: Zahlungsfristen und Mahnstufen, welcher Status «bezahlt» bedeutet, wie gerundet wird, auf welche Konten gebucht wird und was in die Zahlungsdatei kommt. Was hier steht, gilt für die ganze Installation.
Zwei Spalten, zwei Aufgaben
Die Maske ist zweigeteilt, und die Teilung ist keine Platzfrage. Links steht, wie das Programm mit Belegen, Fristen und Rapporten umgeht — das stellst du im laufenden Betrieb ein. Rechts steht, was beim Export in die Buchhaltung mitgeht: Konten, Ausgleichskonten, Berechnungsformeln und die Zahlungsdatei. Die rechte Hälfte richtest du einmal ein, meist zusammen mit deinem Treuhänder.
Was hier steht, gilt für die ganze Installation. Es gibt davon keine zweite Fassung je Person und keine je Filiale.
«Währung», «Rundung» und «Bankverbindung»
Diese drei Werte setzt das Programm in jeden neuen Beleg ein — Offerte, Auftrag, Lieferschein, Bestellung, Rechnung und Lohn. Der Beleg merkt sie sich beim Anlegen. Änderst du hier später etwas, ändern sich bestehende Belege nicht: sie rechnen weiter mit dem, was bei ihrer Entstehung galt.
Gerundet wird kaufmännisch, und zwar dort, wo das Programm selbst rechnet: berechnete Artikelpreise, Einkaufsbeträge, Skonto, die Grundlage von MWST und Rabatt, Kurspreise. Der Wert ist die Stufe, nicht die Anzahl Stellen — 990.00 mal 8.1 Prozent ergibt 80.19 und wird bei einer Rundung von 0.05 zu 80.20.
Bei einer Firma lassen sich «Währung» und «Bankverbindung» abweichend hinterlegen; dann gewinnt die Firma. Das kommt selten vor — etwa bei einer Spezialvereinbarung mit einem Grosskunden, oder wenn du mehrere Konten führst und bestimmte Organisationen gezielt auf eines einzahlen sollen. Für die «Rundung» gibt es das nicht, sie gilt für alle.
«Abrechnung nach vereinbarten Entgelten» und «MWST immer an den Schluss setzen»
Welche Abrechnungsart für dich gilt, richtet sich nach der Mehrwertsteuer-Gesetzgebung und der Vereinbarung mit der Steuerverwaltung. Der gewählte Wert geht in jede Exportdatei mit.
Die Konditionen eines Belegs werden nacheinander gerechnet — Rabatte, Zuschläge, MWST. Steht die MWST nicht am Schluss, wirkt ein danach eingefügter Rabatt auf einen Betrag, der die Steuer bereits enthält. Mit dieser Einstellung rückt die MWST von selbst ans Ende, sobald du eine Kondition ohne Steuersatz hinzufügst.
Bei Änderung nachfragen
Die zwei Schalter tun mehr, als ihr Name sagt. Eingeschaltet erscheint beim Wechsel ein Dialog, und «Alle ändern» holt Preis und Text frisch aus dem Artikelstamm — auch dort, wo du sie von Hand angepasst hast. Ausgeschaltet ändert sich am Beleg das Feld selbst, die Positionen bleiben unverändert.
«Rechnungsstatus»
Die Rechnung geht auf zwei Wegen in die Buchhaltung — einmal als Debitor, einmal als Buchungssatz. Jeder Weg hat seinen eigenen Zielstatus, und ausgeliefert steht auf beiden «verbucht».
Die Rechnungsstatus stehen nicht fest, darum muss dem Programm gesagt werden, welcher von ihnen «bezahlt» heisst. Genau das tut die zweite Zeile.
Warum der Wechselkurs ausgeschaltet ausgeliefert wird. Das Programm nimmt an, dass eine Rechnung in Franken in Franken bezahlt wird und eine Rechnung in Euro in Euro. Dann vergleicht es die beiden Beträge direkt und nimmt sie genau so, wie sie dastehen — ohne Umrechnung, also ohne Unschärfe.
«Zahlbar innert» und die Mahnfristen
Die vier Zahlen sind Fristen zwischen zwei Stufen, nicht Tage ab Rechnungsdatum. Das Programm zählt sie nacheinander ab — die Beschriftungen sagen es bereits. Mit den ausgelieferten Werten liegen zwischen Rechnung und Betreibung 60 Tage: 30 bis zur ersten Mahnung, dann dreimal 10.
«Zahlbar innert» hat zwei Aufgaben. Es ist die erste Mahnfrist und gleichzeitig das Zahlungsziel für neue Rechnungen. Steht bei der Firma ein eigenes Zahlungsziel, gewinnt das — dann verschiebt sich für diesen Kunden auch die erste Mahnung.
«Rapporte abrechnen»
Die ersten beiden Schalter sind eine Wahl in zwei Zeilen: offene Rapporte gehen entweder auf Rechnungen oder auf den Lohn. Beides zugleich gibt es nicht — schaltest du den einen ein, geht der andere aus. Die unteren zwei sind davon unabhängig.
«Aufwandskonto» und woher das Ertragskonto kommt
Das Ertragskonto einer Rechnung wird nicht an einer Stelle festgelegt, sondern der Reihe nach gesucht. Steht auf dem Beleg selbst ein Ertragskonto, gilt das. Sonst rechnet die Berechnungsformel weiter unten auf dieser Seite. Ist auch die leer, greift das Konto des Artikels, danach das der Abteilung, dann das der Bankverbindung, zuletzt das der Währung.
«Ausgleichskonto für»
Drei Gründe, drei Konten: was nach dem Verbuchen offen bleibt, muss irgendwo hin, und wohin es geht, entscheidet der Grund. Diese Konten gehen in die Buchhaltung mit. Ausgeliefert sind alle Felder leer; sie kommen bei der Einrichtung aus deinem Kontenplan.
«Zahlungsdatei exportieren [XML]»
Die Zahlungsdatei ist das, was deine Bank bekommt: eine pain.001-Datei mit den Zahlungsaufträgen. Ein Klick auf das Feld öffnet eine Liste zum Ankreuzen. Was nicht angekreuzt ist, kommt nicht in die Datei. Eigene Kreditorenarten erscheinen in derselben Liste, sobald du sie angelegt hast.
«Kreditoren Datensätze freigeben»
Ist kein Mitarbeiter eingetragen, gibt es keinen Freigabeprozess. Der Kreditor zeigt dann keinen Freigabe-Knopf, und die Belege laufen ohne Kontrollschritt durch. Steht jemand da, dürfen ausschliesslich die eingetragenen Mitarbeiter freigeben.
Sobald der Schritt aktiv ist, trägt jeder Kreditor eine Marke: grau, solange er nicht freigegeben ist, grün danach. In den Kreditorenlisten ist sie ebenfalls zu sehen, du musst also keinen Beleg öffnen, um den Stand zu erkennen. Das Programm hält fest, wer freigegeben hat und wann.
«Berechnungsformel Ertragskonto»
Eine Kontonummer allein ist schon eine gültige Formel. Trägst du 3400 ein, heisst das: dieses Konto, immer. Der eigentliche Zweck ist aber die Fallunterscheidung — je nach Beleg ein anderes Ertragskonto, ohne dass am Programm etwas geändert werden muss. Was hier steht, schlägt alles ausser einem Ertragskonto, das direkt am Beleg gesetzt ist.
Ein Beispiel, wie es im Betrieb aussieht: die Formel schaut auf das Land des Projekts, zu dem die Rechnung gehört. Liegt es in der Schweiz oder ist keines hinterlegt, bucht sie auf das eine Ertragskonto, sonst auf ein zweites. Inland und Ausland trennen sich damit von selbst — niemand muss beim Erfassen daran denken, und niemand korrigiert es nachher im Export.
«Berechnungsformel Kostenstelle»
Dasselbe für die Kostenstelle: trägt die Position schon eine, gilt die; sonst rechnet die Formel. Bleiben beide leer, wird keine Kostenstelle gesetzt. Beide Formeln gehören zum Export — was sie ausrechnen, steht im Buchungssatz, der die Buchhaltung erreicht.