Zahlungen einer Rechnung zuordnen
Ein Kunde bezahlt die neue Rechnung mit dem Einzahlungsschein der alten — Betrag von Hand geändert, QR-Code unverändert. Beim Einlesen folgt das Geld dem Code und liegt auf der falschen Rechnung.
Geradegebogen wird das im Reiter «Rechnungen» dieses Kunden — und hier wird auch entschieden, wofür ein Eingang gedacht war, wenn die Zahlen es nicht von selbst sagen. Diese Seite zeigt, wie du eine Zahlung umbuchst, wie du einen Eingang auf mehrere Rechnungen aufteilst und was gilt, wenn gar kein Rechnungsbezug da ist.
Warum eine Zahlung überhaupt falsch liegt
Das ist kein Einzelfall, sondern der Regelfall — und der Kunde macht dabei nichts falsch: der Betrag stimmt, es zeigt einzig der Code woandershin. Umbuchen ist deshalb kein Reparieren eines Fehlers, sondern gewöhnliche Buchungsarbeit.
Und es kommt Geld herein, das auf gar keine Rechnung zeigt — eine Überweisung ohne Referenz, ein ungültiger QR-Code, ein Einzahlungsschein von früher. Dann hängt die Zahlung am Kunden und an keiner Rechnung; im Zahlungsfenster bleiben «Rechnungs-Nr.» und «Total» leer. Auch das ist ein normaler Fall und kein Defekt.
So sieht das in der Liste aus. Die Rechnung über 2'702.50 ist am 01.09. bezahlt worden. Am 08.09. kommen 3'243.00 herein — mit dem QR-Code eben dieser Rechnung. Gemeint war die andere über 3'243.00, seit zwölf Tagen überfällig. Ergebnis: die eine Rechnung trägt 3'243.00 zu viel, die andere ist unverändert offen.
Meistens geht der Betrag genau auf eine Rechnung auf. Wenn nicht, sagt dir keine Zahl mehr, wofür das Geld gedacht war — dann legst du es aus. Und genau dafür ist dieser Ort da: es kommt Geld von einem Kunden herein, und hier wird entschieden, worauf es geht. Das nimmt dir das Programm nicht ab, und es sperrt dich dabei auch nicht ein.
Was im Zahlungsfenster steht
Im Reiter «Rechnungen» stehen links die Rechnungen, rechts unter «Letzte Zahlungen» die Geldeingänge. Ein Klick auf einen Eingang öffnet ein Fenster mit «Rechnungs-Nr.», «Total», «Bezahlt am», «Betrag», «Skonto», «Gebühren», einer Zeile, die ihren Namen wechselt, und einem Notizfeld.
Die obersten zwei Zeilen gehören nicht der Zahlung, sondern ihrer Rechnung: «Rechnungs-Nr.» und «Total» sagen dir, woran das Geld hängt, und der blaue Pfeil daneben bringt dich zu dieser Rechnung. Sind beide leer, ist die Zahlung keiner Rechnung zugeordnet — sie steht beim Kunden und wartet darauf, verteilt zu werden.
Die «Überzahlung» rechnet über alle Zahlungen dieser Rechnung, nicht über die eine, die du gerade ansiehst: sie ist, was zusammen über das «Total» hinausgeht. Eine Rechnung über 2'702.50, die am 01.09. mit 2'702.50 gedeckt wurde und am 08.09. weitere 3'243.00 aufnahm, zeigt darum «Überzahlung» 3'243.00 — und in der Liste bei «noch offen» grau «+ 3'243.00».
Von den drei Zuständen verlangt einer eine Handlung, und der ist rot. Die beiden anderen sind Feststellungen und bleiben schlicht. In der Liste links steht dieselbe Sache anders herum gezählt: unter «noch offen» heisst eine positive Zahl, dass Geld fehlt.
Eine Zahlung auf eine andere Rechnung umbuchen
Unten im Fenster stehen «Zahlung umbuchen» und «Zahlung aufteilen». Beim Umbuchen sagt dir das Programm, was passiert: «Zahlung umbuchen» klicken, verschiebt die Zahlung auf die neue Rechnung. Erneut auf die Zahlung klicken, um das Umbuchen zu beenden. Danach erscheint in jeder Rechnung, die dafür in Frage kommt, eine kleine blaue Taste — ein Klick darauf setzt das Ziel.
Ein Klick auf die Zieltaste verschiebt die Zahlung. Die Zielrechnung wechselt auf «bezahlt», ihre Spalte «noch offen» leert sich, und an der Rechnung, wo das Geld zu viel lag, verschwindet der graue Überschuss. Der Modus läuft weiter, bis du erneut auf die Zahlung klickst.
Ist die Zahlung gesperrt, weil sie an die Buchhaltung übergeben wurde, fehlen beide Tasten. Dann führt der Weg über die Buchhaltung, nicht über dieses Fenster.
Eine Zahlung auf mehrere Rechnungen aufteilen
Ein Kunde überweist einen Betrag für mehrere Rechnungen auf einmal. Rechts steht eine Zahlung, links stehen die Rechnungen einzeln offen. Mit «Zahlung aufteilen» verteilst du die Zahlung darauf — im Kern dasselbe wie das Umbuchen, mehrmals hintereinander.
- Klick rechts auf die Zahlung. Unten im Fenster steht «Zahlung aufteilen».
- Klick darauf. Ein Fenster sagt dir, was folgt: «Zahlung aufteilen» klicken, bucht den verfügbaren Restbetrag auf die Rechnung. Erneut auf die Zahlung klicken, um das Umbuchen zu beenden. Bestätige mit «OK».
- In jeder Rechnung, die dafür in Frage kommt, steht jetzt in der Spalte «Mahnstufe» eine blaue Taste «Zahlung aufteilen».
- Klick sie bei der Rechnung an, die gedeckt werden soll. Die Rechnung wechselt auf «bezahlt», ihre Spalte «noch offen» leert sich, und die Zahl in der roten Marke oben geht um eins zurück.
- Wiederhol das, bis nichts mehr übrig ist. Ist der Rest aufgebraucht, endet der Modus von selbst — die blauen Tasten verschwinden. Vorher beendest du ihn mit einem Klick auf die blau markierte Zahlung.
Die zwei Summenfenster
Über beiden Listen sitzt je ein Tortensymbol, und dahinter steht die Summe: links über die Rechnungen mit «Anzahl», «Total» und «noch offen», rechts über die Zahlungen mit «Umsatz». Beide zeigen drei Währungszeilen und darunter «alle in». Der Reiter «inkl. MWST» rechnet aus den gespeicherten Totalen und ist sofort da; «ohne MWST» löst jede Rechnung einzeln auf und braucht einen Moment.