EDI Portal
Am Morgen kommen die Bestellungen des Partners, am Mittag gehen die Lieferavis hinaus, am Abend die Rechnungen. Ob alles angekommen ist, willst du sehen, ohne drei Module zu durchsuchen.
Das EDI Portal zeigt jeden Tag mit allem, was ausgetauscht wurde. Diese Seite erklärt, wie du eine Zeile liest, die Bestellungen von Hand holst und was eine rote Zeile bedeutet.
Was an einem Tag im Portal steht
Jedes Mal, wenn jemand Bestellungen holt oder Lieferavis und Rechnungen sendet, entsteht ein Lauf. Ein Lauf steht im Portal als eine Zeile mit einem farbigen Balken, der sagt, was geschah. Darunter folgt je Beleg eine Zeile. Das Portal zeigt immer einen Tag, und an einem gewöhnlichen Tag steht dort oft der ganze Kreislauf mit einem Partner:
Blau heisst: der Lauf ist durchgegangen. Rot heisst: etwas hat nicht geklappt, und der Balken nennt den Grund. Ein roter Balken kann auch auf einer einzelnen Belegzeile stehen — dann ist genau dieser Beleg nicht angekommen, die anderen schon.
Wie du eine Zeile liest
Eine Belegzeile zeigt nicht den Versand, sondern den Beleg, um den es ging: seine Nummer, sein Datum, seinen Status. So siehst du am selben Ort, was der Partner bekommen hat und wie weit der Beleg bei dir schon ist.
Nummern, die das Programm über den anderen Beleg findet, stehen grau. Deshalb zeigt die Zeile einer Bestellung vom Morgen am Abend schon die Rechnung, die daraus wurde. Ein Klick auf eine Nummer öffnet den Auftrag, die Rechnung oder den Lieferschein.
Wenn ein Lieferavis nicht durchging
Im Bild oben steht um 09:52 ein roter Balken «Verbindung fehlgeschlagen» mitten im Lauf. Die anderen drei Lieferavis sind beim Partner, dieses eine nicht. Die Nummern verdeckt der Balken, aber der Dateiname daneben nennt den Lieferschein. Auch ein gescheiterter Versuch zählt als gesendet: fürs Nachsenden gibt es darum zwei Wege.
Der kürzere Weg: die rote Zeile löschen. Klick auf das i-Symbol am Ende der roten Zeile und dort auf «Löschen». Danach gilt der Lieferschein wieder als nicht gesendet, und du sendest ihn mit dem nächsten Lauf wie jeden neuen. Im Portal bleibt dann der erfolgreiche Versand stehen, der Fehler nicht.
Der Weg, der den Fehler stehen lässt:
- Öffne «Lieferscheine» und such genau diesen Lieferschein, die Nummer steht im Dateinamen.
- Klick im Kopfbereich auf «EDI», wähl dasselbe Profil wie beim ersten Mal und klick auf «Liferavis versenden».
- Das Programm meldet: «Einige der aufgerufenen Datensätze wurden bereits erstellt.» Der gescheiterte Versuch zählt dabei mit. Klick auf «Alle Daten» — mit «Neue Daten» bliebe nichts zum Senden übrig. Darum muss die Ergebnismenge genau diesen einen Lieferschein enthalten, sonst gehen die anderen der Ergebnismenge ein zweites Mal hinaus.
- Zurück im «EDI Portal» steht ein neuer Lauf «1 Lieferungen bereit zum versenden», darunter der Lieferschein mit seinen Nummern.
Die rote Zeile bleibt stehen, der Lieferschein hat danach zwei Einträge im Protokoll. Das Portal zeigt den ganzen Hergang: wer später nachschaut, sieht den Fehler und den zweiten Versuch. So ist es im Bild oben. Aufträge und Rechnungen sendest du genauso nach, aus «Rechnungen» mit «Rechnungen versenden».
Die Bestellungen des Morgens holen
Der Partner legt seine Bestellungen auf seinem Server ab. Von selbst kommen sie nicht herein; du holst sie, wenn es dir passt, meist einmal am Morgen:
- Öffne «Auftragsbearbeitung» › «EDI Portal». Es zeigt den heutigen Tag.
- Klick oben auf das Symbol mit dem Pfeil nach unten und wähl das Profil des Partners für Bestellungen.
- Klick auf «Bestellungen herunterladen». Das Programm holt jede neue Bestellung und legt sie als Auftrag an.
- Am Ende wechselt das Programm zu «Aufträge» und zeigt die heute angelegten Aufträge mit dem Status, den das EDI-Profil vorgibt, als Ergebnismenge. Dort bearbeitest du sie wie jeden anderen Auftrag.
- Zurück im «EDI Portal» steht unter dem heutigen Tag der Lauf mit dem blauen Balken «n Bestellungen gefunden», darunter je Bestellung ihr Auftrag.
Eine Bestellung, zu der es schon einen Auftrag gibt, legt das Programm kein zweites Mal an — es erkennt sie am Dateinamen. Holst du zweimal am Tag, entstehen darum keine doppelten Aufträge. Die Zahl im Balken zählt die Dateien, die beim Partner lagen; lässt das Profil die abgeholten Dateien dort liegen, sind auch schon geholte mitgezählt.
Warum die Bestellungen nicht von selbst kommen
EDI-Bestellungen sind in den meisten Betrieben ein kleiner Teil aller Aufträge. Kämen sie laufend von selbst herein, müsstest du sie danach zwischen allen anderen zusammensuchen. Holst du sie von Hand, liegen sie als eigene Ergebnismenge vor und du bearbeitest sie in einem Zug. Das geht auch bei vielen Bestellungen schnell.
Einen anderen Tag ansehen
Unter den Spaltenköpfen steht in einer blauen Pille das Datum des angezeigten Tags. Die Pfeile links und rechts darin blättern einen Tag zurück oder vor. Ein Klick auf das Datum öffnet einen Monatskalender: dort wechselst du den Monat, wählst einen Tag oder springst mit der Taste in der Mitte zurück auf heute.
Nachsehen, was genau hinausging
Das Dokument-Symbol einer Belegzeile öffnet die Datei, so wie der Partner sie bekommen hat. Was gesendet oder geholt wurde, bleibt immer einsehbar, auch Monate später. Beim Lauf der Bestellungen zeigt das Symbol auf der Zeile mit dem Balken die Liste der Dateien, die beim Partner lagen.
Suchst du nicht einen Tag, sondern einen Beleg, geht es von der anderen Seite schneller: in «Lieferscheine» und «Rechnungen» zeigt die Ansicht «EDI Verlauf» im Menü oben links zu jedem Beleg, mit welchem Profil und unter welchem Dateinamen er hinausging, mit demselben Dokument-Symbol.
Das i-Symbol ganz rechts in jeder Zeile öffnet ein kleines Fenster mit der ID des Eintrags, dem EDI-Profil und mit «Erstellt am», «Erstellt von», «Geändert am» und «Geändert von».
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Eine rote Zeile siehst du vor allem in den ersten Tagen mit einem neuen Partner, bis die Verbindung auf beiden Seiten sauber eingestellt ist. Danach ist sie selten. Die Tabelle nennt die Texte, die im Balken stehen können.
Lies zuerst den Text im Balken und die Datei hinter dem Dokument-Symbol. Kommst du damit nicht weiter, ruf den Support mit genau dieser Zeile — Tag, Uhrzeit und der Text im Balken genügen für den Anfang.
Wann du eine Zeile löschst und wann nicht
Das Fenster hinter dem i-Symbol einer Zeile trägt unten die Taste «Löschen». Damit verschwindet der Eintrag aus dem Portal, samt Datei. Für eine rote Zeile ist das richtig: der Beleg ging nie hinaus, und nach dem Löschen sendest du ihn wie einen neuen.
Handgriffe, die viel Zeit sparen
- Das Listen-Symbol neben «Rechnungs-Nr.» öffnet «Rechnungen» mit allen Rechnungen des angezeigten Tags als Ergebnismenge, das neben «Firma» die Adressen dieser Belege. So druckst oder mailst du zum Beispiel die Rechnungen eines EDI-Laufs zusätzlich in einem Zug.
- Die Spalte «Firma» zeigt auf Wunsch «Name», «Abteilung», «Strasse» oder «PLZ» und «Ort». Den kleinen Pfeil im Spaltenkopf und was die Wahl in anderen Listen bewirkt, erklärt «Spalten anpassen».
- Vor einer Rückfrage des Partners den Tag des Versands aufschlagen und das Dokument-Symbol öffnen: Dateiname und Inhalt sind dann zur Hand.
- Nach einem «Testlauf» beim Senden hier nachsehen: der Lauf steht wie jeder andere, mit der Datei, die der Partner bekommen hat.