Importieren von Daten
Du hast eine Adressdatei — von einer Messe, aus einem Zukauf, aus einem alten System — und willst sie in deinem Adressbestand haben. Ohne die Leute doppelt anzulegen, die dort längst stehen.
Diese Seite zeigt dir den Weg dafür: einlesen, bereinigen, mit deinem Bestand abgleichen und erst dann übernehmen. Und sie sagt dir, welchen Schritt du besser auslässt.
Einlesen ist der kleinste Teil der Arbeit
Eine Adressdatei einzulesen dauert einen Klick. Was danach kommt, dauert länger und entscheidet, ob der Import etwas wert war: Schreibweisen geraderücken, fehlende Angaben ergänzen, gegen den eigenen Bestand abgleichen, die Doppelten aussortieren und am Schluss übernehmen. Diese fünf Schritte sind der Import, das Einlesen ist die Vorstufe.
Deshalb läuft der Adressimport über das Modul «Web-Anmeldungen» und nicht über eine Ablage-Funktion. Dort steht der ganze Apparat schon: die Bereinigung, der Abgleich mit dem Adressbestand und die Bedienung, mit der du entscheidest. Die Anmeldungen aus dem Web brauchen genau dasselbe — der Zulieferer ist ein anderer, die Arbeit ist dieselbe.
Die eingelesenen Adressen landen darum zuerst in einer Zwischenliste und noch nicht in deinen Stammdaten. Erst wenn du sie durchgesehen hast, wandern sie hinüber. Ein Import, der direkt in die Adressen schreibt, ist eine Wette darauf, dass die Datei in Ordnung ist — und die ist sie fast nie.
Adressen kannst du selbst, Artikel nicht
Diese Seite handelt vom Adressimport. Für Artikel gibt es diesen Weg nicht, und das hat einen Grund, der nichts mit Aufwand zu tun hat.
Ein Import braucht zwei Dinge: ein Ziel, das man kennt, und eine Quelle, die man erraten kann. Das Ziel ist immer dasselbe — dein Programm. Bei Adressen kennt man auch die Quelle ungefähr, deshalb liess sich dafür etwas bauen. Bei Artikeln gibt es nichts, worauf man sich im Voraus einstellen könnte.
Ein dritter Bereich sind die Konfigurationstabellen — Einheiten, Lohnarten, Materiallisten und ähnliche. Dort ist eine Zeile der ganze Datensatz, und weil es jeweils eine einzige Tabelle ist, bleibt ein Import überschaubar und machbar.
Vier Anlässe, eine Arbeitsweise
Die Menge reicht von dreissig Adressen bis dreissigtausend, und davon hängt deine Arbeitsweise ab. Bei dreissig siehst du jede Zeile an. Bei dreissigtausend verlässt du dich auf die Bereinigung und den Abgleich und prüfst Stichproben. Die Schritte sind dieselben, die Sorgfalt verteilt sich anders.
Ein Fall: die Liste von der Messe
Nach zwei Messetagen hast du eine Datei mit Kontakten am Stand. Manche davon sind längst Kunden — die Nordring Datacenter AG war mit drei Leuten da, und mit zweien arbeitest du seit Jahren. Andere hast du zum ersten Mal gesehen. Was du willst: die Neuen im Adressbestand, die Bekannten in Ruhe gelassen, und bei allen die Bemerkung, dass sie von dieser Messe stammen.
Die Richtung ist wichtiger als die Zahlen: nach dem Bereinigen wird die Liste nie grösser, und nach dem Ausschliessen der Bekannten nie wieder länger. Kommen am Schluss zu viele neue Adressen heraus, hat der Abgleich zu wenige erkannt — und das liegt fast immer an Schreibfehlern, die vor dem Ausschliessen nicht bereinigt wurden.
Der Ablauf
- Datei einlesen. Der Importdialog fragt nach dem Zeichensatz der Quelldatei — diese Einstellung ist die wichtigste des ganzen Vorgangs, siehe unten.
- «Namen bereinigen» ausführen. Das räumt Schreibweisen auf und ergänzt Anrede, Geschlecht und Sprache aus dem Vornamen.
- «Länder und PLZ ergänzen» ausführen. Das trennt Hausnummern von der Strasse und füllt Ort und Postleitzahl gegenseitig auf.
- «Bekannte Adressen ausschliessen» ausführen. Was danach in der Liste steht, ist neu.
- Die Adressgruppen setzen — jetzt, nicht später.
- «Adressen zu Stammdaten hinzufügen» ausführen.
- «Import löschen» ausführen und die Zwischenliste räumen.
Einen Schritt Abgleichen suchst du im Menü vergeblich, und das ist kein Versehen: die Zuordnung rechnet sich von selbst und ist nach jeder Bereinigung sofort neu. Genau deshalb steht das Bereinigen vor dem Ausschliessen — jeder geradegerückte Buchstabe kann eine Adresse als bekannt entlarven, die vorher als neu galt.
Drei Wege, die eine Adresse nehmen kann
Nicht jede Zeile aus der Datei wird zu einem neuen Datensatz, und das ist der ganze Sinn des Abgleichs. Er sortiert deine Liste in drei Gruppen, und für jede ist etwas anderes richtig.
Der mittlere Fall ist der wertvollste. Du hast eine Firma seit Jahren als Kundin, und aus der Messeliste kommt eine Person daraus, die du noch nicht kennst. Beim Verknüpfen schaltest du im Auswahlfenster auf zu Firma hinzufügen um; angeboten werden dir die Firmen, die zur Mailadresse der Person passen. Ein Klick auf die grüne Zeile, und die Person hängt an der Firma.
Was dabei nicht passiert, ist das Wichtige: es entsteht keine zweite Kundin. Konto, offene Posten, Zahlungsbedingungen und die ganze Geschichte bleiben bei der Firma, die sie schon hat. Es kommt eine Person dazu, mehr nicht. Genau daran scheitert ein gewöhnlicher Dateiimport: er sieht eine unbekannte Person mit einem Firmennamen und legt beides neu an. Auffallen würde das nicht beim Anlegen, sondern Monate später beim Mahnen.
Woher diese Adressen kamen, sagt später niemand mehr
Beim Übernehmen in die Stammdaten kannst du bis zu zwei Adressgruppen mitgeben. Das ist die einzige Gelegenheit, den ganzen Schwung auf einmal zu kennzeichnen — nach dem Räumen der Zwischenliste ist die Herkunft aus dem Adressbestand nicht mehr abzulesen.
Bei zugekauften Adressen ist die Herkunft eine Fussnote. Bei einer Messeliste ist sie die halbe Information: eine Adresse, von der du weisst, dass ihr Inhaber an deinem Stand gestanden hat, ist etwas anderes als eine Zeile aus einem Verzeichnis.
In das Feld schreibst du den Namen der Gruppe. Gibt es den Namen mehrfach, nimm den ganzen Pfad mit den Zwischenstufen — dann ist die Zuordnung eindeutig.
«Stammdaten aktualisieren» — und warum du es stehen lässt
Im selben Menü steht ein Eintrag, der die bekannten Adressen mit den importierten Angaben überschreibt. Er tut, was er verspricht: wo die Datei etwas sagt, gewinnt die Datei. Wo sie schweigt, bleibt dein Wert stehen — gelöscht wird nichts.
Das Programm sagt dir das auch selbst. Wählst du den Eintrag, kommt zuerst ein Fenster: «Bei diesem Schritt werden bereits erfasste Stammdaten ohne Rückfrage mit den importierten Daten überschrieben. Wir empfehlen das nicht zu tun.» Erst der Knopf Aktualisieren lässt den Vorgang laufen; Abbrechen und das Schliessen des Fensters halten ihn an, bevor eine einzige Adresse angefasst wird.
Willst du bei einer bekannten Adresse doch etwas übernehmen, geht das am einzelnen Datensatz: der Schalter «Mit Stammdaten vergleichen» stellt die Angaben nebeneinander, und ein grüner Pfeil je Feld übernimmt genau das eine, das du meinst. Bei dreissigtausend Adressen macht das niemand — und das ist die richtige Antwort, nicht ein Mangel. Was du schon hast, lässt du in Ruhe.
Der Zeichensatz entscheidet über alle Umlaute
Dieselbe Datei, zweimal eingelesen, ergibt zwei verschiedene Bestände — und der einzige Unterschied ist die Einstellung «Zeichensatz für Quelldatei» im Importdialog. Gesetzt wird sie vor dem Einlesen; nachher lässt sich der Schaden nicht mehr wegrechnen.
Erst der Import, dann die Anmeldungen
Der Adressimport und die Anmeldungen aus dem Web teilen sich dieselbe Zwischenliste. «Import löschen» räumt weg, was heute hereingekommen ist — und das könnten auch Anmeldungen sein. Deshalb: den Import ganz durchziehen bis zum Räumen, und danach die Anmeldungen herunterladen. Dann kann sich beides nicht in die Quere kommen.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Handgriffe, die viel Zeit sparen
- Die Datei vor dem Einlesen ansehen: trägt die erste Zeile die Feldnamen, ordnet der Dialog alle Spalten von selbst zu.
- Nach dem Einlesen eine Zeile mit einem Umlaut prüfen, bevor du weitermachst.
- Die Adressgruppen setzen, solange die Menge auf dem Schirm steht — also nach dem Ausschliessen der Bekannten.
- Zwischendurch die Zwischenliste ansehen. Was dort seltsam aussieht, sieht in den Stammdaten genauso aus, ist dort aber schwerer zu korrigieren.
- Bei einer grossen Lieferung mit einem Ausschnitt anfangen. Hundert Zeilen zeigen dir, was die Datei taugt, bevor du dreissigtausend einliest.
Wer das darf
Eine eigene Berechtigung für den Import gibt es nicht. Massgebend ist der Zugang zu den Modulen — hier zu den Adressen. Wer den Adressbestand nicht bearbeiten darf, schreibt auch nicht per Import hinein.
Andere Daten als Adressen
Für Artikel, Rechnungen oder Projekte gibt es diesen Weg nicht, und das hat einen Grund: solche Datensätze bestehen aus mehreren Teilen, die zusammengehören — eine Rechnung ohne ihre Positionen und deren Konditionen ist keine Rechnung. Ein Einlesen schreibt in eine Tabelle und kennt diese Zusammenhänge nicht; die Datei wäre da, der Vorgang nicht.
Solche Importe richtet der Support als Schnittstelle ein. Du bekommst dann eine Aktion, die du ausführst, statt eines Dialogs, in dem alles richtig eingestellt sein muss. Für Daten, die laufend hereinkommen sollen, ist ohnehin eine Anbindung der bessere Weg als eine Datei.