Vorschau und Belegdatei
Manchmal willst du nicht drucken, sondern erst sehen, was herauskäme.
Das schwarze Blatt zeigt, das rote PDF-Zeichen bewahrt auf. Wo das rote Zeichen steht, landet beim Mailversand eine Kopie der Rechnung am Beleg — die Datei, die der Kunde bekommen hat, und nicht ein Neudruck von später.
Für beides gibt es ein Symbol im Druckmenü. Das rote PDF-Zeichen ist dabei die stillere und die wichtigere Funktion — es arbeitet, ohne dass du es anstösst.
Das schwarze Blatt: erst ansehen
Ein Klick auf das Blatt ganz rechts an einer Zeile baut den Ausdruck auf und zeigt ihn am Bildschirm. Es wird nichts gedruckt, nichts versendet und nichts gespeichert. Du siehst, was auf das Blatt käme — Seitenumbrüche eingeschlossen.
Das lohnt sich vor allem bei Listen und Statistiken, wo sich erst in der Vorschau zeigt, ob aus deiner Liste zwei Seiten werden oder zwanzig. Bei einem einzelnen Beleg weisst du meist ohnehin, was kommt.
Das rote PDF-Zeichen: die Datei, die der Kunde bekommen hat
Ein Klick auf das rote PDF-Zeichen erzeugt genau dasselbe PDF wie der Briefumschlag — mit demselben Layout, demselben Dateinamen, denselben Daten. Der Unterschied liegt danach: es geht nicht als Mail hinaus, sondern wird in der Datenbank abgelegt, bei den Dokumenten dieses Belegs.
Dass es geklappt hat, siehst du am Beleg selbst: unter der Belegnummer erscheint ein rotes PDF-Zeichen. Es bedeutet, dass die Datei erzeugt und abgelegt ist — und ein Klick darauf öffnet sie.
Der Unterschied zu einem späteren Neudruck ist der Punkt. Eine Rechnung, die du in sechs Monaten noch einmal ausdruckst, wird neu gebaut: mit der Adresse von heute, dem Logo von heute, der Vorlage von heute. Die abgelegte Datei dagegen ist der Stand von damals — das Papier, das tatsächlich beim Kunden lag.
Zwei Einschränkungen: Das gibt es heute für Rechnungen, nicht für andere Belegarten. Und eingerichtet wird es beim Aufsetzen des Systems, nicht im laufenden Betrieb — es steht weder im Druckmenü noch hinter dem Zahnrad. Wer es für eine weitere Vorlage braucht, meldet sich beim Support.
Wo die abgelegte Datei später steht
Die Datei liegt bei dem Beleg, aus dem sie entstanden ist. Von dort öffnest du sie mit einem Klick auf das rote PDF-Zeichen unter der Belegnummer — dasselbe Zeichen wie im Druckmenü, und das ist Absicht: es steht überall für dieselbe Datei.