Bankverbindungen
Post von der Bank: ein neues Konto, eine geänderte IBAN — oder die QR-Rechnung ist für dich gerade erst freigeschaltet worden.
Eine Bankverbindung ist hier kein Konto, sondern ein Konfigurationsset: die Bankangaben, der QR-Zahlteil für die Rechnungen, die hinausgehen, und die Regeln für den Rückweg, wenn das Geld wieder hereinkommt. Auf dieser Seite steht, was in welches Feld gehört, woher du die Angaben bekommst und woran du merkst, dass eines fehlt.
Was du hier einstellst, siehst du an zwei Orten
Die Maske selbst tut nichts. Du merkst erst an zwei anderen Stellen, was hier steht — und zwischen den beiden liegen oft drei Wochen.
Das eine ist der Zahlteil unten auf der gedruckten Rechnung: Konto, Anschrift, Betrag und Referenznummer kommen von hier. Das andere ist der Moment, in dem das Geld zurückkommt — DabuSoft Pro liest die Datei deiner Bank und zerlegt dieselbe Referenznummer wieder, um die Rechnung dazu zu finden. Beide Wege lesen dieselbe Bankverbindung. Darum hängt an einem falschen Feld nicht eine Sache, sondern beide.
Eine neue Bank anbinden
Der grössere Teil dieser Arbeit passiert nicht im Programm. Frag zuerst bei deiner Bank nach den Bedingungen für QR-Rechnungen — für viele Konten muss das erst freigeschaltet werden. Danach bekommst du ein Konfigurationsblatt, und darauf steht alles, was in die Maske gehört.
- Bei der Bank die Bedingungen für QR-Rechnungen erfragen und das Konto freischalten lassen. Ohne Freischaltung gibt es keine QR-IBAN, und ohne QR-IBAN keine QR-Referenz.
- Öffne «Konfiguration › Buchhaltung › Bankverbindungen» und leg mit der Plus-Taste oben eine Bankverbindung an. Der Dialog will eine Bezeichnung wissen — nimm den Namen, unter dem du die Verbindung später wiedererkennst.
- Trag das Konfigurationsblatt ein: links oben die Bankangaben, links unten den Zahlteil, rechts die Konten und den Aufbau der Referenznummer. Was in welches Feld gehört, steht im nächsten Abschnitt.
- Sag dem System, wo die neue Verbindung gelten soll — für das ganze Haus, eine Filiale oder einen einzelnen Kunden. Anlegen allein genügt nicht.
- Stell eine Testrechnung, druck sie als PDF und prüf den QR-Code, bevor die erste echte Rechnung hinausgeht.
Die vier Bereiche der Maske
Links oben steht das Konto, links unten der QR-Zahlteil, rechts oben die Buchung und darunter der Aufbau der Referenznummer. Die vier gehören zu verschiedenen Dingen, und genau das macht die Maske am Anfang unübersichtlich.
Eine frisch angelegte Bankverbindung bringt zwei Werte mit: «Währung» und «Land» stehen aus den Grundeinstellungen da. Alles andere ist leer — auch die drei Entscheidungen, ohne die weder der Zahlteil noch die Buchung stimmen. Es erinnert dich nichts daran.
Der Bereich «QR Zahlteil» ist der Ausgang: was hier steht, steht nachher auf dem Beleg.
Rechts oben steht, was mit dem Geld passiert, wenn es eingeht.
Wie die Referenznummer entsteht
Die lange Zahl auf dem Zahlteil ist nicht gespeichert, sie wird jedes Mal neu gerechnet. Und sie ist nicht eine Nummer, sondern bis zu drei — ineinandergeschoben.
«Bankreferenz» ist das Gerüst: deine Kundennummer bei der Bank, rechts mit Nullen auf 26 Stellen aufgefüllt. In dieses Gerüst werden bis zu drei Nummern hineingeschrieben, jede an einer festen Stelle: «Kontakt-Nr.», «Rechnungs-Nr.» und «Verlauf». «Start» sagt, ab welcher Stelle, «Länge», wie viele Ziffern. Was du leer lässt, kommt nicht vor. Zum Schluss hängt das Programm eine Prüfziffer an — 26 Stellen plus eine, zusammen 27.
So sieht das an einem erfundenen Beispiel aus; deine eigenen Zahlen stehen auf dem Konfigurationsblatt der Bank.
Diese drei Zahlenpaare sind der Grund, warum eine eingegangene Zahlung ihre Rechnung findet. Beim Einlesen schneidet DabuSoft Pro an genau denselben Stellen wieder heraus, was dort steht. Verlängerst du später einen Nummernkreis — etwa die Rechnungsnummer um eine Stelle —, dann musst du «Start» und «Länge» mitziehen. Sonst schneidet der Import daneben, und zwar ohne Fehlermeldung.
Zwei Einträge für dieselbe Bank
In der Liste links stehen oft zwei Einträge mit fast demselben Namen — einmal «Hausbank» und einmal «Hausbank ohne Betrag». Das ist keine Dublette und kein Versehen: es ist dasselbe Konto in zwei Zahlteil-Varianten.
Für Rechnungen nimmst du die Variante mit Betrag — der Zahler öffnet die App und der Betrag steht schon da. Für einen Spendenbrief nimmst du die andere: dort soll der Empfänger selbst entscheiden, wie viel er gibt. Beide tragen dieselbe IBAN, dieselbe QR-IBAN und dasselbe Referenzmuster. Verschieden ist ein einziger Schalter: «QR-Code mit Betrag».
Damit die Bankverbindung auf die Rechnung kommt
Eine neue Bankverbindung anzulegen heisst noch nicht, dass sie jemand benutzt. Auf der Rechnung steht im Reiter «Übersicht» ein Feld «Bankverbindungen» — und das füllt sich von selbst. DabuSoft Pro fragt der Reihe nach vier Stellen ab und nimmt die erste, an der etwas steht.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
«Der QR-Code stimmt nicht» ist die häufigste Meldung rund um dieses Modul — und sie meint selten die Bankverbindung. Es lohnt sich, von oben nach unten durchzugehen.
Handgriffe, die viel Zeit sparen
- «Zusätzliche Informationen» nimmt Platzhalter. Steht dort «<<Betreff>>», erscheint auf jedem Beleg sein eigener Betreff im Zahlteil — der Zahler sieht auf einen Blick, wofür er zahlt. Ebenso möglich sind Beleg- und Kundenangaben wie «<<Nummer>>», «<<Auftraggeber>>», «<<Lieferadresse>>» oder «<<Kostenstelle>>». Lässt du das Feld leer, steht dort der Betreff des Belegs. Mehr als 140 Zeichen nimmt der Code nicht.
- «Swico Rechnungsinformation hinzufügen» lohnt sich, wenn du an Firmen fakturierst, die ihre Kreditoren automatisch erfassen: Rechnungsnummer, Datum, MWST-Sätze und Zahlungsfrist reisen dann maschinenlesbar im Code mit, und beim Empfänger entfällt das Abtippen.
- Leg die zweite Variante «ohne Betrag» gleich mit an, auch wenn du sie noch nicht brauchst. Kosten tut sie nichts, und sie fehlt sonst genau an dem Tag, an dem der erste Spendenbrief hinausgeht.
- Das Feld «Ertragskonto» darfst du leer lassen. Es ist die letzte Stufe einer Kette: zuerst zählt das Konto des Artikels, dann das des Spendenbriefs, dann das der Filiale — und erst wenn keines davon etwas sagt, dieses hier.
Eine Bankverbindung ohne Bank — Kartenzahlungen
Zahlungen über ein Zahlungsportal kommen nicht über eine IBAN herein, sondern gebündelt als Auszahlung. Damit sie trotzdem richtig gebucht werden, legst du dafür eine eigene Bankverbindung an — ohne IBAN, ohne Zahlteil, mit Konten allein.
Zugeordnet wird sie über die Kartenmarke. Das Feld dafür heisst im Programm «Payrexx brand», und dort trägst du den Wert ein, den das Portal liefert. Findet der Download keine Bankverbindung über die IBAN der Datei, greift dieser Weg. Alles Weitere steht auf der Seite «Zahlungen einlesen».
Der Bereich «Einzahlungsschein» — was davon noch gilt
Rechts unten steht ein Bereich mit «Einzahlung für», «Zugunsten» und «Konto». Er stammt aus der Zeit des orangen Einzahlungsscheins, als jede Einzahlung über eine Teilnehmernummer lief und der Begünstigte eigens auf dem Schein genannt wurde.
Beim QR-Verfahren gibt es das nicht mehr. Wer heute eine Bankverbindung einrichtet, lässt diese drei Felder leer; sie wirken auf keinen Beleg mehr. Die Angaben, die früher dort standen, gehören heute in den Zahlteil unter «Konto / Zahlbar an». Die Felder sind stehen geblieben, weil ältere Einzahlungsscheine über Jahre parallel zur QR-Rechnung unterstützt wurden.