Anreden
«Frau Meier» steht auf dem Umschlag, «Sehr geehrte Frau Meier» im Brief — und beim Erfassen soll man zwischen der förmlichen und der vertrauten Variante wählen können. Drei verschiedene Texte für dieselbe Person.
Genau das leistet diese Tabelle: eine Zeile, drei Ausgänge. Was ins Auswahlmenü kommt, was in den Adresskopf und was in die Briefanrede, steht nebeneinander in derselben Zeile — je Geschlecht und je Sprache. Diese Seite zeigt, wie die drei zusammenspielen, woher das Geschlecht kommt und was du beim Ändern einer bestehenden Zeile beachten musst.
Eine Zeile, drei Ausgänge
«Frau Meier» auf dem Umschlag, «Sehr geehrte Frau Meier» im Brief — und beim Erfassen willst du zwischen der förmlichen und der vertrauten Variante wählen können. Das sind drei verschiedene Texte, und sie stehen alle in derselben Zeile dieser Tabelle.
Warum drei? Weil zwei Zeilen dasselbe Wort auf den Umschlag setzen und trotzdem verschieden sind. Die förmliche und die vertraute Variante schreiben beide «Frau» in die Adresse — die eine grüsst mit «Sehr geehrte Frau Meier», die andere mit «Liebe Anna». Damit du sie beim Erfassen unterscheiden kannst, trägt das Auswahlmenü einen anderen Text: «Frau» und «Frau Du».
Wonach die richtige Zeile gefunden wird
Zwei Spalten links bestimmen, für wen eine Zeile gilt: «Geschlecht» und «Sprache». Zusammen ergeben sie das Raster — für jede Sprache, die ihr benutzt, ein Satz Zeilen.
Bleibt das Geschlecht leer, gilt die Zeile für mehrere Personen oder für einen unbekannten Empfänger. Dahin gehören «Sehr geehrte Damen und Herren» für den Brief an eine Firma, aber auch «Herr und Frau», «Familie» oder «Geschwister» — die haben sehr wohl ein Wort für den Adresskopf, aber keines, das ein Geschlecht braucht.
Die Sprache kommt vom Kontakt. Legt ihr eine Sprache neu an, braucht sie ihre eigenen Zeilen — sonst bleibt die Anrede leer, denn es gibt keinen Rückfall auf eine andere Sprache.
Die Briefanrede zusammensetzen
Die Briefanrede ist Text mit Platzhaltern, genau wie ein Adressmuster: «Sehr geehrte Frau <<Name>>» oder «Liebe <<Vorname>>». Rechts unter «Platzhalter» steht der Vorrat: «Anrede», «Vorname», «Name», «Suffix», «Titel», «Berufstitel», «Funktion», «Abteilung» und «Firma».
Die Gewohnheiten sind je Sprache verschieden, und die Tabelle bildet das ab. Auf Deutsch und Englisch steht der Name in der Anrede; auf Französisch ist «Madame,» allein üblich. Wer das gleichmacht, schreibt in einer Sprache falsch.
«nur ein Name» ist für Doppelnamen: ist der Schalter an, nimmt die Briefanrede den ersten Teil. Aus «Sehr geehrte Frau Meier-Müller» wird «Sehr geehrte Frau Meier». Auf die Adresse hat der Schalter keinen Einfluss — dort steht der volle Name.
Der Vorrat gehört euch
Wie viele Zeilen ihr braucht, entscheidet euer Betrieb. Ein Handelsbetrieb kommt mit einer Handvoll aus: förmlich, vertraut und die Firmenzeile, je Sprache. Es geht auch ganz anders. Eine Ordensgemeinschaft führt in derselben Tabelle vier Sprachen und ein Vielfaches an Zeilen — «Bruder», «Schwester», «Pater», «Herr Pfarrer», «Herr Bischof», dazu «Familie», «Geschwister», «Trauerfamilie» und «An die Erben von».
Und genau daran sieht man, wozu die drei Spalten gut sind. Für einen Spendenaufruf gibt es Zeilen, die im Adresskopf schlicht «Herr» und «Frau» schreiben — im Auswahlmenü heissen sie «Spender» und «Spenderin», und die Briefanrede lautet «Lieber Spender». Dreimal dasselbe Wort auf dem Umschlag, dreimal ein anderer Brief.
Auch die Briefanrede darf mehr tragen als den Namen. «Sehr geehrter Herr <<Titel>> <<Name>>» nimmt einen akademischen Titel mit, wenn einer erfasst ist — und lässt die Stelle weg, wenn nicht.
Zeilen anlegen und ändern
Mit dem Plus oben legst du eine Zeile an, das Kreuz am Zeilenende nimmt sie weg. Weil das Auswahlmenü aus dieser Tabelle kommt, erscheint eine neue Zeile sofort beim Erfassen einer Adresse.