Konditionen eines Kunden
Du vereinbarst mit einem Kunden fünf Prozent auf eine Warengruppe und trägst den Rabatt bei ihm unter «Rabatte» ein. Am nächsten Tag ruft er an: auf der Rechnung von gestern steht nichts davon.
Nichts ist kaputt. Die Rechnung von gestern hat ihre Konditionen bekommen, als sie entstand — und was du heute beim Kunden änderst, gilt ab dem nächsten Beleg. Diese Seite zeigt, welche Stufe wann wirkt, was am Beleg festgehalten ist und warum ausgerechnet die Adresse die Ausnahme macht.
Die Kette läuft in eine Richtung
Vorwärts heisst: bestehende Belege behalten, was sie haben. Jede Stufe ist ein Vorschlag für die nächste, keine Vorschrift — und jede lässt sich an ihrem Platz überschreiben. Soll der Rabatt auf einer Rechnung stehen, die es schon gibt, gehört er an diese Rechnung, nicht an den Kunden. Die eine Ausnahme ist der Schalter «Rabatt darf nicht manuell geändert werden» — siehe unten.
Und eine leere Stelle erzeugt keine Lücke: hinterlegst du beim Kunden nichts, holt sich der Beleg den Wert direkt aus «Konfiguration › Auftragsbearbeitung» oder «Konfiguration › Buchhaltung». «Beim Kunden steht nichts» heisst also nicht «der Beleg bekommt nichts», sondern «der Beleg bekommt die Vorgabe des Betriebs».
Ein eigener Preis für einen Kunden
Im Reiter «Individuelle Preise» hinterlegst du Preise, die für diesen einen Kunden gelten. Jede Zeile trägt «Art.-Nr.», «Art.-Nr. Kunde», «Bezeichnung», «Währung», «Anzahl» und «Preis». Über das Plus links im Spaltenkopf legst du eine Zeile an.
Die Spalte «Anzahl» ist eine Staffel: derselbe Artikel darf mehrmals in der Liste stehen, je Menge mit einem eigenen Preis. Bleibt sie leer, gilt der Preis für jede Menge.
«Art.-Nr. Kunde» ist die Nummer, unter der der Kunde denselben Artikel führt — nicht eure. Das ist mehr als eine Notiz: die Nummer steht auf der elektronischen Rechnung, damit der Kunde die Position seinem eigenen System zuordnen kann.
Einen zeitlich begrenzten Aktionspreis gibt es hier nicht, und das ist Absicht: entweder läuft eine Aktion für alle, oder du vereinbarst mit einem Kunden feste Preise. Beides zugleich am selben Ort wäre nicht mehr nachvollziehbar.
Preise exportieren und zurückspielen
Wer viele Preise auf einmal ändert, tut das nicht Zeile für Zeile. Das Menü im Listenkopf führt «Preise exportieren ...» und «Preise importieren»: du holst die Liste als Tabelle heraus, änderst sie in der Tabellenkalkulation und spielst sie zurück.
Beim Export fragt dich ein Fenster nach der «Sprache» und nach zwei Schaltern: «Mehrere Preise in Spalten» und «Tabelle ‹PREIS› exportieren». Die Datei trägt danach eine Zeile je Preis und sieben Spalten: die Artikelnummer in beiden Fassungen — eure und die des Kunden —, den «Barcode», die Bezeichnung, «Währung», «Preis» und «Anzahl». Genau die Felder, die diese Liste führt, und keines mehr.
Es geht auch ohne das Menü: zieh die Datei auf die Liste. Der Zuordnungsdialog öffnet sich genauso, mit denselben zwei Tasten.
Ein Rabatt für ein einzelnes Sortiment
Im Reiter «Positions-Rabatte» hinterlegst du Rabatte, die nicht für alles gelten, sondern für einen Teil des Sortiments. Jede Zeile trägt einen «Rabatt», dazu eine «Anzahl» und drei Zuordnungsspalten: «Kostenstelle», «Kategorie» und «Ertragskonto».
Die drei Spalten heissen so, wie das Rechnungswesen sie nennt, sind aber frei belegbar. In der Praxis führt «Kostenstelle» die Marken oder Sortimente eines Betriebs — was dort steht, entscheidet ihr, nicht das Programm. Mehrere Zeilen über dieselbe Spalte kommen sich nicht in die Quere: eine Position gehört zu genau einer «Kostenstelle», also greift auch genau eine Zeile. So bekommt jede Marke ihren eigenen Satz, und ein Ausverkaufssortiment einen höheren als das laufende.
Oben rechts sitzt der Schalter «Rabatt darf nicht manuell geändert werden». Steht er an, ist der hinterlegte Satz erzwungen: am Beleg lässt er sich nicht mehr von Hand übersteuern. Das ist die Ausnahme zur Regel weiter oben, dass jede Stufe an ihrem Platz überschreibbar ist — und der Grund, warum zwei Kunden mit demselben Aufbau verschieden reagieren.
Was am Beleg festgehalten ist
Was einmal am Beleg steht, bleibt dort. Zahlungsfrist, Währung, Sprache und Bankverbindung sind beim Entstehen des Belegs hineingewandert und rühren sich nicht mehr, wenn du beim Kunden etwas umstellst. Dasselbe gilt für die Beträge: die Konditionen des Belegs und sein Total sind festgehalten. Solange du den Beleg nicht neu rechnen lässt, bewegt sich nichts daran.
Eine Sache setzt die Kette doch noch einmal in Gang: wechselst du an einem Beleg den Kunden oder den Rechnungsempfänger, kommen dessen Konditionen frisch. Frist, Währung und Tarif gehören dem Kunden, nicht dem Beleg — und wenn der Kunde wechselt, wechseln sie mit.
Das Festhalten hat einen Nutzen, der weit über den Tag hinausreicht: jede Zeile einer Rechnung trägt ihren Ansatz, ihre Grundlage und ihre Verbuchung bei sich. Eine Rechnung von vor drei Jahren lässt sich deshalb Zeile für Zeile nachrechnen — auch dann, wenn die Konditionen des Kunden seither mehrfach geändert wurden. Was du heute umstellst, wirkt auf neue Belege; die alten erklären sich weiterhin aus sich selbst.
Die Adresse ist die Ausnahme
Eine Sache steht nicht fest, und sie überrascht regelmässig: die Adresse. Der Beleg merkt sich, an wen er geht und in welcher Form — die Anschrift selbst holt er sich bei jedem Blick neu. Zieht ein Kunde um, zeigt dir deshalb auch eine drei Jahre alte Rechnung am Bildschirm die neue Adresse. Wie sie damals verschickt wurde, steht im archivierten PDF; das ist der verbindliche Stand.
Dass die Adresse aus der Reihe tanzt, hat einen Grund aus dem Alltag. Die Buchhaltung des Kunden verlangt eine Korrektur an der Anschrift, damit sie dieselbe Rechnung annehmen kann. Du änderst die Adresse beim Kunden, gehst zurück zum Beleg und verschickst ihn erneut — und genau das soll gelingen. Eine Adresse wird berichtigt, eine Kondition wird neu vereinbart. Darum wirkt die eine rückwirkend auf alles und die andere ab dem nächsten Beleg.