Daten direkt in der Liste bearbeiten
Zwanzig Artikel warten auf einen neuen Preis, und bei der Hälfte fehlt ausserdem eine Angabe. Jeden einzeln aufmachen, ändern, zurück — das ist der lange Weg.
In der Listenansicht stehen sie untereinander und die Spalten nebeneinander: du siehst auf einen Blick, wo etwas fehlt, und änderst es direkt in der Zeile.
Ein Schalter, zwei Fassungen derselben Liste
Im 3-Punkte-Menü oben links in der Liste steht ganz oben «Liste bearbeiten / markieren». Der Name sagt beides, was der Schalter kann — hier geht es um die erste Hälfte.
Schaltest du ihn ein, wechselt die ganze Liste die Fassung. Vorher lag über jeder Zeile eine Taste: ein Klick öffnete den Datensatz. Jetzt liegen dort die Zellen: ein Klick setzt den Cursor hinein, und du tippst. Wo hinter einem Feld eine Auswahl steht, klappt sie als Menü auf — dieselbe Auswahl, die du in der Detailansicht hättest.
Erst die Liste stellen, dann bearbeiten
Der Bearbeitenmodus ist der letzte von drei Handgriffen, und die ersten beiden entscheiden, wie schnell es geht. Such dir zuerst die Datensätze zusammen, um die es geht — du arbeitest danach in dieser Menge. Dann stell die Spalten so, dass die Felder nebeneinander stehen, die du füllen willst.
Das ist der eigentliche Gewinn gegenüber dem Weg über die Detailansicht: du siehst zwanzig Datensätze gleichzeitig und darin genau die drei Angaben, die dich interessieren. Wo eine Zelle leer ist, springt sie ins Auge — und du füllst sie an Ort und Stelle, statt den Satz zu öffnen und wieder zu schliessen.
- Sortier nach der Spalte, die du füllen willst. Dann stehen die leeren Zellen beisammen, und du arbeitest sie von oben nach unten ab.
- Nimm nicht mehr Spalten, als du brauchst. Der Platz in der Zeile ist begrenzt, und jede Spalte, die du nicht pflegst, verdeckt eine, die du pflegen willst.
Ein Beispiel: die Preise der Artikel überarbeiten
Die Preise sollen angepasst werden, und bei einigen Artikeln fehlt ausserdem der Preismodus. Einzeln aufmachen wären zwei Klicks hin und zwei zurück, je Artikel.
- Such die Artikel, um die es geht. Die Kopfzeile sagt dir, wie viele es sind.
- Wechsle in die Listenansicht und stell die Spalten so, dass Preis und Preismodus nebeneinander stehen.
- Sortier nach dem Preismodus — die Artikel ohne Eintrag sammeln sich zusammen.
- Schalte «Liste bearbeiten / markieren» ein.
- Arbeite die Zeilen von oben nach unten ab. Mit dem Tabulator kommst du zur nächsten Zelle, mit den Pfeiltasten nach oben und unten in die nächste Zeile.
- Schalte den Schalter wieder aus, wenn du fertig bist.
Gespeichert wird beim Verlassen der Zeile
Es gibt keinen Speichern-Knopf. Sobald du eine andere Zeile wählst oder in einen freien Bereich klickst, steht die Änderung im Datensatz. Das ist derselbe Mechanismus wie überall im Programm — du merkst ihn hier stärker, weil du in einem Zug durch viele Datensätze gehst.
Was sich nicht in der Liste ändern lässt
Fast jedes Feld lässt sich hier bearbeiten — das ist so gebaut. Zwei Sorten machen eine Ausnahme, und bei beiden lohnt sich der Grund.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Handgriffe, die viel Zeit sparen
- Suchen, Spalten stellen, sortieren, dann erst den Schalter. In dieser Reihenfolge brauchst du für die ganze Serie keinen Klick mehr, der nicht ein Wert ist.
- Die Liste mit allen Feldern ist der schnellste Weg, wenn du ein Feld pflegen willst und nicht weisst, in welcher Spalte es steckt.
- Schalte den Schalter aus, sobald du fertig bist. Sonst öffnet der nächste Klick keinen Datensatz, und das irritiert am Tag darauf mehr, als es heute gespart hat.