Das Fehlerprotokoll
Du willst Daten weitergeben — an die Buchhaltung, an den Versand, in eine Rechnung — und mittendrin bricht es ab, weil bei einem Satz etwas fehlt.
Das Fehlerprotokoll sagt dir das vorher: am einzelnen Datensatz als Zeichen, über deine ganze Menge als Liste.
Zwei Anzeigen, zwei Fragen
Dieselbe Prüfung wird an zwei Orten sichtbar, und die zwei Orte beantworten Verschiedenes. Am einzelnen Datensatz siehst du, ob bei ihm etwas fehlt. In der Liste siehst du, bei welchen etwas fehlt — über deine ganze Ergebnismenge.
Die Zahl sagt dir, wie viel — das Fenster sagt dir, was. Und die Liste sagt es für alle auf einmal. Es ist dreimal dieselbe Prüfung, in drei Auflösungen.
Verwechsle ihn nicht mit den anderen Marken in derselben Zeile. Neben dem Fehlerprotokoll stehen dort je nach Modul weitere Pillen — etwa die Zahl der unerledigten Aufgaben. Ähnlich im Aussehen, verschieden im Sinn: die eine zählt, was an den Daten fehlt, die andere, was noch zu tun ist.
Wozu das gut ist: prüfen, bevor du weitergehst
Der Sinn liegt nicht im Anzeigen, sondern im Zeitpunkt. Wenn du Daten weiterverarbeitest — an die Buchhaltung übergeben, verschicken, verrechnen —, ist ein unvollständiger Satz teuer: entweder bricht der Vorgang ab, oder er läuft durch und du merkst es später an einer Stelle, an der es niemand mehr zuordnen kann.
Die Liste prüft dasselbe wie der Vorgang selbst, aber vorher — und sie zeigt dir die betroffenen Zeilen, statt eine Meldung auszugeben. Du kannst sie direkt anspringen und in Ordnung bringen.
Wo es die Liste gibt
Die Ansicht ist in vielen Modulen dieselbe — du wechselst über das Listensymbol in der Kopfzeile dorthin, wie in jede andere Liste. Der Aufbau ist überall gleich: links die Angaben, an denen du den Satz erkennst, rechts die Spalte mit dem, was fehlt.
Was geprüft wird, ist dagegen je Bereich eingestellt und darum verschieden. Bei einer Adresse fehlt etwas anderes als bei einer Rechnung. Wer das einrichtet und wie, steht in der Konfiguration.
Ein Beispiel: vor der Übergabe an die Buchhaltung
- Wechsle in die Fehlerprotokoll-Liste des Bereichs, den du übergeben willst.
- Sortier nach der Fehlerspalte. Die Sätze mit einem Eintrag stehen dann beisammen — und du siehst auf einen Blick, wie viele es sind.
- Arbeite sie ab: Zeile anklicken, ergänzen, zurück. Was in Ordnung kommt, verschwindet aus der Spalte.
- Ist die Spalte leer, startest du die Übergabe.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Handgriffe, die viel Zeit sparen
- Nimm die Liste, bevor du einen grösseren Vorgang startest — nicht danach. Zehn Minuten vorher sparen den Abbruch mitten drin.
- Such deine Menge zuerst zusammen und wechsle dann in die Fehlerprotokoll-Liste: geprüft wird, was du vor dir hast.
- Schalte das Bearbeiten in der Liste ein, wenn dieselbe Angabe bei vielen Sätzen fehlt. Dann füllst du sie in einem Zug, ohne jeden Satz zu öffnen.