Fehlerprotokoll
Du willst festlegen, was an einem Datensatz nicht fehlen darf — und dass es auffällt, bevor jemand damit weiterarbeitet.
Hier richtest du die Prüfungen ein, je Bereich eine eigene Liste. Eine Regel ist eine Zeile, und von ihren Spalten prüft genau eine.
Eine Regel ist eine Zeile, und je Bereich gibt es eine eigene Liste
Was an einem Datensatz nicht fehlen darf, entscheidet ihr Betrieb selbst. Für jeden Bereich — Adressen, Artikel, Rechnungen, Zahlungsjournal und die übrigen — gibt es eine eigene Seite mit den Regeln, die dort gelten. Eine Regel ist eine Zeile.
Damit lässt sich dasselbe System sehr verschieden einstellen: bei einer Adresse ist vielleicht die Sprache Pflicht, bei einer Rechnung das Ertragskonto. Beides sind dieselbe Sorte Regel, an verschiedenen Orten.
Vier Spalten — und genau eine davon prüft
Das ist die Stelle, an der man sich vertut, darum steht sie hier vorn. Eine Regelzeile hat vier Teile, und drei davon sind Beschriftung.
Der Grund dahinter ist schlicht: jede Regel hat zwei Aufgaben. Prüfen — und sagen, was los ist, wenn das nicht aufgeht. «Berechnung» erledigt das eine, «Feld 1» das andere.
Praktisch heisst das: schreib in «Berechnung», was zutreffen muss — dass ein Feld gefüllt ist, dass ein Betrag grösser als null ist, dass eine Adresse geprüft wurde. Und in «Feld 1» den Satz, den jemand lesen soll, wenn es nicht zutrifft.
Der Haken sagt dir, ob die Zeile wirklich gilt
In jeder Zeile steht ein Haken. Er schaltet die Regel ein — und seine Farbe sagt dir, ob das, was du vor dir siehst, auch das ist, was gerade prüft. Eine geänderte Zeile ist nämlich noch keine geänderte Prüfung.
Was beim Aktivieren geschieht, erklärt beides. Aus allen Zeilen mit Haken wird eine Anleitung geschrieben — was zu prüfen ist und was dabei angezeigt werden soll. Nach dieser Anleitung arbeitet das Programm danach, nicht nach der Tabelle, die du vor dir siehst.
Daraus folgt der Kniff und die Warnung in einem: ein Klick genügt für alle. Die Anleitung wird immer ganz neu geschrieben, aus allen angehakten Zeilen — hakst du eine einzige erneut an, sind auch die übrigen Änderungen drin. Und ein roter Haken heisst darum nicht, dass ausgerechnet diese Zeile veraltet ist, sondern dass Tabelle und Anleitung überhaupt auseinanderlaufen.
Jede neue Regel gegen einen sauberen Datensatz testen
Beim Speichern wird die Formel nicht auf Fehler geprüft. Eine Formel mit einem Tippfehler wird angenommen wie jede andere — und meldet danach einen Fehler, den es nicht gibt.
- Leg die Regel an und aktivier sie.
- Nimm einen Datensatz, von dem du weisst, dass er in Ordnung ist.
- Schlägt die Regel dort an, ist nicht der Datensatz das Problem, sondern die Formel.
- Erst danach die Regel auf den Bestand loslassen.
Anzeigen oder blockieren — das ist je Bereich verschieden
Ob ein offener Punkt einen Vorgang aufhält oder ob er sichtbar bleibt und der Vorgang trotzdem läuft, ist nicht überall gleich. Bei den Adressen zeigt das Fehlerprotokoll an; beim Übergeben an die Buchhaltung hält es auf. Das ist so eingerichtet und keine Eigenschaft, die man je Regel an- und ausschaltet.
Nicht verwechseln: die Warnmeldung am Kunden
Wer eine Warnmeldung hier sucht, sucht am falschen Ort — und umgekehrt.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Handgriffe, die viel Zeit sparen
- Fang mit einer einzigen Regel an und schau sie dir am Bestand an, bevor du zehn anlegst. Was zu streng eingestellt ist, fällt sonst erst auf, wenn niemand mehr weiterkommt.
- Formulier die Meldung so, dass sie sagt, was zu tun ist — nicht, was fehlt. «Währung eintragen» hilft mehr als «Währung».
- Nach dem Einrichten in die Fehlerprotokoll-Liste des Bereichs wechseln: dort siehst du sofort, wie viele Sätze deine neue Regel betrifft.