Du schreibst zum dritten Mal in dieser Woche denselben Satz über die Lieferfristen in eine Offerte. Nicht ganz denselben — beim letzten Mal war es anders formuliert, und welche Fassung die richtige war, weiss niemand mehr.
Textbausteine sind die vorformulierten Standardtexte für Offerte, Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung und Brief. Angelegt werden sie einmal — meist beim Einrichten, vom Sekretariat oder vom Marketing — und danach wieder, sobald sich etwas ändert: neue Zahlungskonditionen, überarbeitete AGB. Benutzt werden sie täglich, gepflegt fast nie. Diese Seite zeigt beides: was du an einem Baustein einstellst, damit er später an der richtigen Stelle auftaucht, und wie du im Beleg aus mehreren einen Text baust.
Was an einem Baustein eingestellt wird
Ein Textbaustein ist erst einmal ein Name und ein Text. Interessant wird er durch drei Angaben darüber, denn die entscheiden, wo er später auftaucht — und nicht, wie er aussieht.
Die Maske. Links die Liste aller Bausteine mit dem Sprachkürzel je Zeile, in der Mitte die sechs Angaben, darunter Betreff und Text, rechts die Platzhalter. Die blaue Zahl neben «Text oberhalb» und «Text unterhalb» siehst du dann, wenn es sie zu sehen gibt — sie erscheint erst ab zwei Bausteinen mit derselben Voreinstellung.
Angabe
was sie entscheidet
«Textbaustein»
der Name. Danach wird im Beleg gesucht — zusammen mit dem Betreff, aber nicht im Text selbst.
«Sprache»
in welcher Sprache der Baustein angeboten wird. Pro Sprache ein eigener Baustein, alle unter demselben Namen.
«Anzeigen im Modul»
in welchem Modul er in der Auswahl steht. Das Einblendmenü setzt eines, der Knopf mit den drei Punkten daneben öffnet die Mehrfachauswahl.
«Mahnstufe»
macht aus dem Baustein einen Mahntext. Danach wird er nicht mehr angeboten, sondern beim Mahnlauf von selbst gezogen.
«Text oberhalb» / «Text unterhalb»
in welchem Modul er automatisch eingesetzt wird, und in welches der beiden Textfelder.
Rechts stehen die Platzhalter in drei Gruppen: der Empfänger, seine Adresse, du selbst als Absender. Ein Klick setzt den Platzhalter an die Stelle, an der die Schreibmarke steht. Er bleibt bis zuletzt ein Platzhalter — ersetzt wird er erst beim Drucken oder Versenden, mit den Daten des Empfängers, der dann gerade dran ist.
Warum in der Offerte vier Bausteine stehen und nicht sechzehn
In der Demo-Installation liegen sechzehn Textbausteine. Öffnest du in einer Offerte die Auswahl, stehen dort vier. Die anderen zwölf sind nicht weg — sie gehören nicht hierher. Drei Filter greifen hintereinander, und keiner davon ist abschaltbar.
Schritt
was herausfällt
Bausteine
alle im Modul
der ganze Bestand
16
«Sprache»
einer ist auf Englisch, die Offerte ist deutsch
15
«Mahnstufe»
die drei Mahntexte werden nie angeboten
12
«Anzeigen im Modul»
übrig bleibt, was für die Offerte freigegeben ist
4
Die Richtung ist immer dieselbe: nach jedem Schritt können es weniger werden, nie mehr. Wenn du also einen Baustein vermisst, ist die Frage nie welchen Filter muss ich wegnehmen — die Filter gehören dem Baustein, nicht dem Beleg. Die Frage ist, welche der drei Angaben an ihm fehlt.
Im Beleg: stapeln, nicht ersetzen
In der Offerte, im Auftrag, in der Rechnung stehen zwei Textfelder — eines über den Positionen, eines darunter. An beiden sitzt ein Stift. Der öffnet dieses Fenster: links der Text, so wie er im Feld steht und dort auch bearbeitet werden kann, rechts die Liste dessen, was du hineinnehmen kannst.
Das Fenster am Beleg. Der Pfeil steht bei dem Eintrag, über dem gerade die Maus ist — er zeigt, welcher Text übernommen würde. Oben rechts das Suchfeld: es durchsucht Name und Betreff, ein Stück davon genügt und es darf mitten im Wort liegen.
Jeder Klick auf einen Baustein hängt ihn unten an. Der Text, der schon dasteht, bleibt stehen — auch der, den du selbst getippt hast. So setzt du dir aus mehreren Bausteinen einen zusammenhängenden Text zusammen und schreibst dazwischen, was diesen einen Kunden betrifft. Aus Bausteinen werden dabei Textblöcke, und das ist der Teil, den die meisten gar nicht kennen.
Zuoberst in der Liste stehen zwei Einträge, die anders funktionieren als der Rest: die Briefanrede und die «Grussformel». Beide sind keine Textbausteine — die Anrede ist für diesen Empfänger schon fertig ausgeschrieben, die Grussformel kommt von dir als Sachbearbeiter.
Eintrag
ein Klick
noch ein Klick
Briefanrede
setzt sie ganz nach oben
nimmt sie wieder weg
«Grussformel»
setzt sie ganz ans Ende
nimmt sie wieder weg
ein Textbaustein
hängt ihn an
hängt ihn noch einmal an
Die zwei obersten Einträge bleiben übrigens stehen, auch wenn du im Suchfeld etwas eintippst. Die beiden sind keine Bausteine, also sucht der Filter sie gar nicht — sie stehen ausserhalb der Liste, so wie sie auch ausserhalb der alphabetischen Sortierung stehen.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Der Baustein steht nicht in der Auswahl
Ihm fehlt das Modul oder die Sprache. Beides ist Pflicht. Der Baustein ist deswegen nicht verloren — im Modul findest du ihn weiterhin, er wird im Beleg nicht angeboten.
Ein Mahntext taucht nirgends auf
Richtig so. Sobald an einem Baustein eine Mahnstufe steht, wird er nicht mehr angeboten, sondern beim Mahnlauf automatisch gezogen.
Der neue Standardtext erscheint nicht im Beleg
Ein älterer Baustein trägt dieselbe Voreinstellung und war zuerst da. Steht neben «Text oberhalb» oder «Text unterhalb» eine kleine blaue Zahl, ist genau das der Fall. Fahr mit der Maus darüber, dann sagt dir das System, was los ist — und ein Klick ruft die anderen auf.
Im Text steht «<<Name>>» statt eines Namens
Der Platzhalter ist beschädigt. Das passiert vor allem nach dem Übersetzen: die Klammern müssen genau so stehen, wie sie aus der Palette kommen.
Ein Baustein steht zweimal im Text
Zweimal angeklickt. Anders als Anrede und Grussformel nimmt der zweite Klick nicht zurück, sondern hängt noch einmal an.
Der Suchfilter findet den Baustein nicht
Gesucht wird in Name und Betreff, nicht im Text selbst. Wenn du dich an eine Formulierung aus dem Text erinnerst, aber nicht an den Namen, hilft der Filter nicht weiter.
Ein gesperrter Beleg bekommt keine Texte
Solange das Schloss zu ist, wird am Beleg nichts nachgetragen — auch nicht die Standardtexte.
Ich habe die Voreinstellung gesetzt, im offenen Beleg passiert nichts
Die Voreinstellung wirkt beim Erstellen eines Belegs, nicht nachträglich. Für den Beleg, der schon offen ist, nimm den Baustein über den Stift von Hand dazu.
Handgriffe, die viel Zeit sparen
Der Name ist dein Suchwerkzeug, nicht deine Beschriftung. Im Beleg siehst du ihn und sonst nichts, und er ist es, wonach du suchst. Wer viele Bausteine hat, baut sich das in den Namen ein — ein Kürzel vorn, und mit drei Tastenanschlägen im Suchfeld ist die Liste auf die eigenen zusammengeschrumpft.
Derselbe Text gehört selten in ein einziges Modul. Ein Hinweis auf die Lieferfristen passt in die Offerte, in die Auftragsbestätigung und in den Lieferschein. Statt drei Bausteine zu pflegen, nimmst du den Knopf mit den drei Punkten neben «Anzeigen im Modul» und kreuzt alle drei an — ein Text, drei Orte, eine Pflege.
Das Plus oben bietet drei Wege an: «Neuer Textbaustein» fängt leer an, «Textbaustein duplizieren» nimmt den aktuellen als Vorlage — praktisch für eine Reihe ähnlicher Texte, die sich in einem einzigen Satz unterscheiden.
Mehrere Sprachen
Jede Sprache ist ein eigener Baustein, und alle tragen denselben Namen. Das ist Absicht: der Name hält die Sprachvarianten zusammen, die Sprache sorgt dafür, dass im Beleg genau eine davon erscheint. Du siehst also nie Dubletten, obwohl es mehrere Datensätze sind.
Das Plus bietet dafür «Übersetzung hinzufügen ...» an. Du gibst die Zielsprache an, und Betreff und Text werden maschinell übersetzt; Name und Modulzuordnung kommen unverändert mit.
Und das Zweite, was man wissen muss: die Sprachvarianten bleiben danach eigenständig. Änderst du den deutschen Text, weiss die französische Fassung nichts davon. Wer eine Formulierung anpasst, geht die Sprachen durch — die Liste macht es leicht, sie stehen alle unter demselben Namen beieinander.
Mahntexte
Ein Textbaustein mit einer «Mahnstufe» ist kein Baustein zum Auswählen mehr, sondern ein Mahntext. Er wird nicht angeboten und nicht angeklickt: beim Mahnlauf zieht ihn das System selbst — in der Sprache des Empfängers und passend zur Stufe, die diese Mahnung gerade hat. Für die erste, zweite und dritte Mahnung legst du je einen an, je Sprache.
