Der Partner hat das Passwort gewechselt, und deine Rechnungen kommen bei ihm nicht mehr an. Oder er verlangt ab dem nächsten Monat eine neue Kennung im Dateikopf.
Beides stellst du im EDI-Profil ein. Diese Seite erklärt jede Einstellung, wo sie wirkt und wie du eine Änderung mit einem Testlauf prüfst, bevor die nächste Rechnung hinausgeht.
Ein Profil für Rechnungen, frisch angelegt: «Richtung» Upload und «Modul» Rechnung sind gewählt, der Rest ist leer. Links steht, was ausgetauscht wird und von wem, rechts, wohin die Datei geht und welche Werte der Positionen hineinkommen. Die Kapitel dieser Seite folgen den Kästen.
Wo du ein Profil wiederfindest
Ein Profil stellst du hier ein, aber du merkst es an einem anderen Ort: in den Belegen, hinter der Taste «EDI» im Kopfbereich. Die Taste öffnet ein kleines Fenster mit der Auswahl der Profile. Je nach gewähltem Profil steht darunter die passende Taste, und nach dem Klick hält das «EDI Portal» fest, was gesendet oder abgeholt wurde — mit dem Inhalt der Datei.
Was du tust
Wo
Profil mit
Bestellungen des Partners holen
«Aufträge» › «EDI» › «Bestellungen herunterladen»
«Richtung» Download, «Modul» Auftrag
Lieferavis senden
«Lieferscheine» › «EDI» › «Liferavis versenden»
«Richtung» Upload, «Modul» Lieferschein
Rechnungen senden
«Rechnungen» › «EDI» › «Rechnungen versenden»
«Richtung» Upload, «Modul» Rechnung
Ein Profil ist eine Verbindung zu einem Partner, in eine Richtung, für eine Belegart. Wer mit einem Partner Bestellungen, Lieferavis und Rechnungen austauscht, hat darum drei Profile. Und weil der Absender aus der Filiale kommt, braucht jede Filiale ihre eigenen.
Eingerichtet wird ein Profil zusammen mit dem Support und dem Partner, denn die Angaben kommen vom Partner und das Dateiformat ist im Programm hinterlegt. Kleine Anpassungen machst du selbst — ein neues Passwort, ein neuer Benutzer, ein anderer Dateiname.
Wenn der Partner das Passwort gewechselt hat
Der Partner meldet ein neues Passwort für den Zugang, über den deine Rechnungen zu ihm gehen. Bis es im Profil steht, kommen deine Rechnungen nicht an. So bringst du es nach und prüfst es gleich:
Öffne «Konfiguration» › «Buchhaltung» › «EDI Profile» und wähl links das Profil, über das die Rechnungen gehen.
Trag im Reiter «Übersicht» rechts oben das neue «Passwort» ein. Hat der Partner auch einen neuen Benutzer vergeben, gehört er ins Feld «Benutzername» darüber.
Wechsle zu «Rechnungen» und such eine einzelne Rechnung dieses Partners.
Klick im Kopfbereich auf «EDI», wähl das Profil und schalte «Testlauf» ein.
Klick auf «Rechnungen versenden».
Öffne das «EDI Portal». Unter dem heutigen Tag steht der Lauf mit deiner Rechnung darunter; das Dokument-Symbol zeigt, was gesendet wurde.
Der «Testlauf» sendet die Rechnung wirklich, aber als Test gekennzeichnet — im Protokoll und, wo das Format es vorsieht, in der Datei selbst. Ob der Partner Testsendungen annimmt und wo er sie anzeigt, bestimmt sein System. Steht die Zeile im «EDI Portal» rot, war die Anmeldung nicht erfolgreich; dann das Passwort noch einmal mit der Meldung des Partners vergleichen.
«Richtung», «Modul» und «Nachrichtentyp»
Die obersten Felder links legen fest, was das Profil austauscht und in welchem Format. Diese Felder werden beim Einrichten gesetzt und danach kaum mehr angefasst.
Einstellung
Was sie bewirkt
Werte
«Richtung»
ob Belege hinausgehen oder hereinkommen. Davon hängt ab, welche Taste im Beleg erscheint: senden oder herunterladen
Upload, Download
«Modul»
die Belegart, für die das Profil gilt. Die Beschriftung des Statusfelds weiter unten wechselt mit
Auftrag, Lieferschein, Rechnung
«Nachrichtentyp»
das Dateiformat, das der Partner verlangt. Jedes Format ist im Programm hinterlegt
vom Partner vorgegeben
«Qualifier»
die Art der Kennung, mit der sich die Partner im Nachrichtenkopf ausweisen
vom Partner vorgegeben
«Austauschsvereinb.»
die Austauschvereinbarung, die im Nachrichtenkopf mitgeht
vom Partner vorgegeben
«BGA-Nummer», «Filiale» und «EDI Name»
Einstellung
Was sie bewirkt
Woher der Wert kommt
«Filiale»
die eigene Firma, für die das Profil sendet
Auswahl der Filialen
«BGA-Nummer» und «EDI Name» unter der Filiale
die Kennung und der Name, mit denen du beim Partner geführt wirst
aus der Filiale, hier zur Ansicht
«BGA-Nummer» oben, mit dem Dreieck
welche Nummer als Absenderkennung in die Datei geht
«Voreinstellung» oder zum Beispiel «GLN», «Kunden-Nr.»
«EDI Stelle»
die Stelle beim Partner, falls er eine verlangt
vom Partner vorgegeben
«Rechnungsstatus» und «Auftragsart»
Einstellung
Was sie bewirkt
«Rechnungsstatus», «Lieferstatus» oder «Auftragsstatus»
der Status, den der Beleg nach einer erfolgreichen Übermittlung bekommt. Leer lassen heisst: der Status bleibt, wie er ist
«Auftragsart»
die Auftragsart, mit der heruntergeladene Bestellungen angelegt werden. Die Auftragsart geht an Lieferschein und Rechnung weiter
«Nachrichten Nr.», «Kunden Bestell-Nr.», «Referenz» und «Text»
Ein Partner liefert und verlangt Angaben, die es im Beleg nicht als eigenes Feld gibt — seine Bestellnummer etwa. Das Profil sagt, in welchem Beleg-Feld sie stehen. Das Dreieck rechts im Feld öffnet die Auswahl: «Ihre Referenz», «Unsere Referenz», «Referenz 3» bis «Referenz 10», beim Text «Betreff», «Text oberhalb» und «Text unterhalb».
Einstellung
Was darin steht
«Nachrichten Nr.»
die Nummer der Nachricht des Partners
«Kunden Bestell-Nr.»
die Bestellnummer des Kunden — sie gehört auf Lieferavis und Rechnung
«Referenz»
eine weitere Referenz, die der Partner mitschickt oder zurückerwartet
«Text»
freier Text der Bestellung
«Preis aus Bestellung übernehmen»
beim Herunterladen: der Preis aus der Bestellung statt deines eigenen
«ID From», «ID To» und «ID Sender»
Diese drei Kennungen braucht es bei Partnern, die über ein Portal mit eigenen Netzwerk-Nummern arbeiten: wer sendet, an wen, und über wen. Die Werte kommen vom Partner. Bei einem direkten Austausch ohne Portal bleiben die Felder leer.
«FMS Pfad», «API-URL», «Benutzername» und «Passwort»
Rechts oben steht, wohin die Datei geht, nachdem sie erstellt ist. Es gibt zwei Wege, und die Maske zeigt dir jeweils die Felder des gewählten Wegs.
Einstellung
Was sie bewirkt
«FMS Pfad» gefüllt
die Datei wird auf dem Server abgelegt, in diesem Ordner. Die Felder darunter verschwinden, sie werden auf diesem Weg nicht gebraucht
«FMS Pfad» leer
die Datei wird auf deinem Schreibtisch im Ordner «EDI» mit dem Namen des Profils abgelegt; der Ordner öffnet sich am Ende
«API-URL»
zusätzlich zum lokalen Ablegen: die Adresse, auf die die Datei hochgeladen wird. Bei einem Verbindungsfehler versucht es das Programm nach 15 Sekunden ein zweites Mal
«Benutzername» und «Passwort»
der Zugang zu dieser Adresse, vom Partner vergeben
«Datei nach Download löschen»
beim Herunterladen: die abgeholte Datei beim Partner löschen, damit sie nicht ein zweites Mal kommt
«Dateiname»
Der Partner legt fest, wie seine Dateien heissen. Die Tasten unter dem Feld setzen Platzhalter ein, die beim Erstellen ersetzt werden: die Belegnummer — je nach «Modul» «Auftrags-Nr.», «Lieferschein-Nr.» oder «Rechnungs-Nr.» —, eine eindeutige ID und das Belegdatum als [dd], [mm], [yy] und [yyyy]. Aus <<Nummer>>.xml wird so für jede Rechnung ein eigener Dateiname mit ihrer Nummer.
«Art.-Nr.», «Bezeichnung», «Anzahl» und «Preis»
Für die Positionen gilt dasselbe wie oben: das Profil sagt, welcher Wert der Position in die Datei geht. Das Dreieck rechts im Feld öffnet die Auswahl.
Einstellung
Auswahl
Ausgeliefert
«Art.-Nr.»
«Art.-Nr.», «Barcode» oder «Bestellnummer»
die Artikelnummer
«Bezeichnung»
«Bezeichnung»
die Bezeichnung
«Anzahl»
«Anzahl», «Entnahme» oder «Länge»
die Anzahl
«Preis»
«Preis», «Betrag» oder «Selbstkosten»
leer
«Art.-Nr. Typ» und «Tarif»
vom Partner vorgegeben
leer
«Bestellte Menge in Einheiten umrechnen»
Der zweite Reiter gilt für Profile, die Bestellungen herunterladen. Er rechnet eine bestellte Stückzahl in deine Packungsgrösse um — bestellt 12, angelegt 1 Packung zu 12 — und arbeitet mit den Einheiten unter «Artikel, Lager». Ausgeliefert ist er ausgeschaltet; eingerichtet wird er mit dem Support, wenn ein Partner es verlangt.
Ein Profil stilllegen statt löschen
Ein Profil, das du vorübergehend nicht brauchst, legst du still: Klick auf das i-Symbol links neben dem Profilnamen und schalte «Aktiv» aus. Das Profil erscheint dann in den Belegen nicht mehr zur Auswahl, bleibt aber mit allen Angaben erhalten. Ist kein einziges Profil aktiv, fehlt die Taste «EDI» in den Belegen ganz.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
«Gestern ging es noch» ist bei EDI der häufigste Anfang. Meist hat sich beim Partner etwas geändert, nicht im Programm. Die Tabelle geht in der Reihenfolge, in der du nachschaust.
Was du siehst
Woran es liegt
Die Taste «EDI» fehlt im Beleg
kein Profil ist aktiv (Kapitel oben)
Das Profil steht nicht zur Auswahl
es ist stillgelegt, «Aktiv» ist aus. Oder es gehört zu einer anderen Belegart: in «Rechnungen» erscheinen die Profile mit «Modul» Rechnung, in «Lieferscheine» die mit Lieferschein
Statt «Rechnungen versenden» steht eine Taste zum Herunterladen
die «Richtung» im Profil steht auf Download
Im «EDI Portal» steht eine rote Zeile
die Übermittlung ist gescheitert. Lies die Zeile und das Dokument-Symbol daneben; Zugang und Kennungen prüfst du im Profil
Plötzlich geht nichts mehr durch, am Programm hat sich nichts geändert
der Partner oder sein Endkunde hat seine Vorgaben geändert. Neuer Zugang oder neue Kennung: im Profil nachtragen. Neues Dateiformat: das richtet der Support ein
Meldung «EDI Dokumente»: «Einige der aufgerufenen Datensätze wurden bereits erstellt.»
ein Teil der Belege ging schon einmal hinaus. «Neue Daten» sendet die übrigen, «Alle Daten» alle noch einmal
