Im Januar beginnt die Rechnungsnummer wieder klein, obwohl sie durchlaufen sollte. Eine Rechnung fürs Vorjahr trägt das falsche Jahr. Zwei Filialen sollen an der Nummer erkennbar sein.
Auf dieser Seite legst du fest, wie die Nummern entstehen — für Rechnungen und Aufträge genauso wie für Kontakte, Kunden und Artikel. Jede Nummer im Programm kommt von hier.
Links wählst du die Nummer, rechts stehen ihre Definitionen — je Jahr eine, und je Jahr mehrere, wenn Nummernkreise laufen. Auszug: die Rechnungsnummer mit vier ihrer Jahre, die unterste Zeile mit eigenem Nummernkreis.
Eine Nummer, viele Definitionen
Die Maske hat zwei Listen. Links wählst du die Nummer — «Kontakt-Nr.», «Kunden-Nr.», «Rechnungs-Nr.» und so fort, nach Bereichen gegliedert. Rechts stehen ihre Definitionen: je Jahr eine, und je Jahr mehrere, wenn du mit Nummernkreisen arbeitest.
Jede Nummer im Programm kommt von hier — die Rechnungsnummer genauso wie die Kundennummer und die Artikelnummer — derselbe Mechanismus mit anderen Werten.
Die Spalten einer Definition
Spalte
Was sie bestimmt
«Jahr»
für welches Jahr diese Definition gilt
«Zähler jedes Jahr zurücksetzen»
ob der Zähler im neuen Jahr wieder beim Startwert beginnt
«Zählerstand»
wo die Zählung gerade steht — die zuletzt vergebene Nummer
«Startwert»
ab welchem Wert gezählt wird
«Intervall»
um wie viel jede Nummer weiterspringt
«Nummernkreis»
ein eigener Kreis innerhalb derselben Nummer, etwa je Filiale
«Intervall Nummernkreis»
die Schrittweite, wenn mehrere Kreise nebeneinander laufen
«Vorlaufende Zeichen»
auf wie viele Stellen die Zahl aufgefüllt wird
«Schema»
wie die fertige Nummer aussieht
«Vorschau»
die Nummer mit den aktuellen Werten, zum Ansehen
«Schema» und die «Platzhalter»
Platzhalter
Was er einsetzt
`[NO]`
die Nummer mit den vorlaufenden Zeichen — 3261 wird bei vier Stellen zu 3261, die 5 zu 0005
`[JJ]`
das Jahr, in dem der Beleg entsteht, zweistellig
`[JJJJ]`
dasselbe Jahr, vierstellig
`[BJ]`
das Buchungsjahr, zweistellig — das kann ein anderes sein
`[MN]`
die Messenummer; sie steht an der Messe-Veranstaltung
Ohne `[NO]` bleibt das Schema wirkungslos. Das Programm setzt die Platzhalter erst ein, wenn `[NO]` darin vorkommt — sonst kommt die Zahl allein heraus, ohne Jahr und ohne Trennzeichen. `[NO]` gehört also in jedes Schema.
`[JJ]` und `[BJ]` sind nicht dasselbe. `[JJ]` nimmt das Jahr, in dem du den Beleg anlegst; `[BJ]` das Buchungsjahr. Solange beide gleich sind, fällt der Unterschied nicht auf — er fällt in dem Moment auf, in dem du im September eine Rechnung fürs Vorjahr schreibst.
«Startwert» — das Zahlenband
Der Startwert entscheidet, wo eine Nummernreihe beginnt. Ausgeliefert starten die Belegnummern bei 100, die Nummern von Kontakten, Firmen und Artikeln bei 1. Der Grund ist schlicht: die erste Rechnung deines Betriebs muss nicht als erste Rechnung erkennbar sein.
Und er legt ein Band fest. Wer sagt «unsere Rechnungen laufen im Jahr von 1000 bis 9999», stellt Startwert 1000 ein und lässt den Zähler jedes Jahr zurücksetzen. Kommen Nummernkreise dazu, bekommt jeder sein eigenes Band — etwa der eine ab 9000, der andere ab 9800. An der Nummer ist dann ablesbar, aus welchem Jahr und aus welcher Einheit der Beleg stammt, ohne ihn zu öffnen.
«Zähler jedes Jahr zurücksetzen»
Ist der Schalter aus, läuft der Zähler über die Jahre durch: was im Dezember bei 3189 steht, geht im Januar bei 3190 weiter. Ist er ein, beginnt jedes Jahr wieder beim Startwert. Am Zählerstand der vergangenen Jahre siehst du, wie es bei dir eingestellt ist — durchlaufende Zahlen oder in jedem Jahr dieselbe kleine.
«Nummernkreis»
Ein Nummernkreis teilt dieselbe Nummer in mehrere getrennte Reihen — je Filiale, je Abteilung, je Mandant. Jede Reihe hat ihren eigenen Zählerstand und ihren eigenen Startwert, und alle stehen untereinander in derselben Liste, im selben Jahr.
«Nummern jahresübergreifend erstellen erlauben»
Diesen Schalter gibt es bei drei Nummern: «Rechnungs-Nr.», «Projekt-Nr.» und «Kurs-Nr.». Er steht oben in der Maske, gehört aber zu der Nummer, die du links gewählt hast — bei den Rechnungen eingeschaltet heisst nicht bei den Projekten eingeschaltet.
Eingeschaltet wird aus dem Knopf zum Anlegen ein kleines Menü: neben «Neue Rechnung» stehen die Nachbarjahre. Legst du eine Rechnung für das Vorjahr an, holt sie ihre Nummer aus der Definition dieses Jahres — nicht aus der laufenden.
Wenn nichts oder das Falsche herauskommt
Die Nummernvergabe selbst läuft still. Was an Nummern schiefgeht, entsteht fast immer an zwei Stellen: an einem verstellten Buchungsjahr oder an einer geänderten Definition auf dieser Seite. Darum lohnt sich der Blick zuerst hierher.
Was du siehst
Woran es liegt
Die Nummer zeigt Jahr und Trennzeichen nicht, es kommt eine nackte Zahl
im Schema fehlt `[NO]` — ohne diesen Platzhalter bleibt das ganze Schema wirkungslos
Statt einer Zahl steht der Name eines Nummernkreises in der Nummer
im Schema steht `[N]`; gemeint war `[NO]`
Die Rechnung fürs Vorjahr trägt das laufende Jahr
im Schema steht `[JJ]`; bei jahresübergreifenden Nummern gehört dort `[BJ]` hin
Im neuen Jahr beginnt die Zählung wieder klein, obwohl sie durchlaufen soll
«Zähler jedes Jahr zurücksetzen» ist eingeschaltet
Ein Jahr, das im Voraus freigegeben wurde, fängt bei einer kleinen Zahl an
für dieses Jahr bestand keine Definition; das Programm hat eine angelegt und beim Startwert begonnen
Zwei Belege desselben Tages haben weit auseinanderliegende Nummern
sie stammen aus verschiedenen Nummernkreisen, jeder mit eigenem Band
