Glossar
Im Handbuch und auf dem Bildschirm begegnen dir Wörter, die hier eine engere Bedeutung haben als im Alltag — und ein paar, die aus «FileMaker Pro» kommen und anderswo gar nicht vorkommen.
Diese Seite sammelt sie und sagt zu jedem in einem Satz, was er hier genau meint — zum Nachschlagen, nicht zum Lesen von oben nach unten.
Abfrage
Eine gespeicherte Suche. Die Kriterien bleiben erhalten, und der Bestand wird bei jedem Aufruf neu durchsucht — was seither dazugekommen ist, ist beim nächsten Mal dabei.
Abgleich
Der Vergleich hereinkommender Daten mit deinem eigenen Bestand — findet, was es schon gibt, damit dieselbe Person nicht ein zweites Mal entsteht.
Abschreibung
Das Muster, nach dem ein Anlagegut an Wert verliert — linear über die Nutzungsdauer oder degressiv in Prozent vom Restwert. Gebraucht wird es vom Anlageninventar.
Abteilung
Faktisch der Mandant, der Name ist historisch. An der Abteilung hängt, wer ihr gegenüber dem Kunden seid: Logo, Adresse, Bankverbindung, Nummernkreis, Briefkopf. Eine Abteilung kann eine Tochterfirma sein, eine Filiale oder ein anderer Geschäftszweig.
Abwesenheit
Ferien, Urlaub oder ein anderer Grund, aus dem jemand nicht da ist — erfasst im Zeitplan des Mitarbeiters. Der Grund ist freier Text, keine Auswahl.
Adressgruppe
Eine Marke an einem Kontakt oder einer Firma — «Kunde», «Newsletter», «Mitglied». Ein Kontakt kann in beliebig vielen Gruppen stehen. Bei Artikeln heisst dasselbe «Kategorie».
Adressliste
Eine gespeicherte Ergebnismenge von Adressen, die du wieder aufrufen kannst. Anders als eine Adressgruppe hängt sie nicht am einzelnen Kontakt, sondern steht für sich.
Aktion
Ein Eintrag im Aktionsmenü, der etwas mit der ganzen Ergebnismenge macht: exportieren, drucken, versenden.
Anschrift
Die Adresse so, wie sie auf Brief, Rechnung oder Etikett gedruckt wird — zusammengesetzt aus den Feldern des Kontakts, nicht selbst erfasst.
Arbeitszeit
Die erfassten Stunden eines Mitarbeiters — Personalzeit, nicht Kundenrapport. Was er leisten sollte, ergibt sich aus seinem Pensum; die Differenz zwischen Soll und Ist ist der Saldo, und der geht als Übertrag in den nächsten Monat.
Aufgabe
Ein Auftrag an einen Menschen mit Termin und Erledigt-Status. Eine Aufgabe hängt immer an dem Datensatz, aus dem sie entstanden ist — an einer Adresse, einer Offerte, einem Projekt — und ist von dort aus sichtbar.
Aufwandskonto
Das Konto, auf das eine Ausgabe gebucht wird — das Gegenstück zum Ertragskonto. Beide kommen aus demselben Kontenplan; die Kontoart entscheidet, welche Konten in einem Feld zur Auswahl stehen.
Auswahl
Das Menü, das aufklappt, wo hinter einem Feld feste Werte hinterlegt sind. In der Liste steht dieselbe Auswahl wie in der Detailansicht.
Bankverbindung
Ein Konto von euch, nicht vom Kunden. Es trägt Begünstigten, QR-IBAN und den Zuschnitt der Referenznummer. Am Kunden hinterlegt heisst darum: auf welches eurer Konten seine Rechnungen zahlbar sind.
Beleg
Sammelname für Offerte, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestellung und Gutschrift. Alle sind gleich gebaut: ein Kopf mit Adresse und Datum, darunter die Positionen.
Belegart
Legt fest, wie sich ein Rechnungsbeleg verhält — Faktura, Quittung, Gutschrift, Anzahlung, Schlussrechnung. Die Belegart liefert auch den gedruckten Titel, und zwar in der Sprache des Belegs. Die Liste ist nicht fest, sondern pro Betrieb eingerichtet.
Berechtigung
Was du darfst. Fehlt dir etwas, das im Handbuch beschrieben ist, fehlt dir die Berechtigung und nicht die Funktion — wer sie vergibt, weisst du in deinem Betrieb.
Beschriftung
Der Text an einem Feld oder einer Spalte. Beschriftungen sind änderbar — was bei dir auf dem Bildschirm steht, kann darum vom Handbuch abweichen, ohne dass dahinter etwas anderes liegt.
Bestand
Die Daten, die bei dir schon vorhanden sind. «Gegen den Bestand abgleichen» heisst: mit dem vergleichen, was du bereits hast.
Bestellung
Der Beleg an euren Lieferanten — die Einkaufsseite. Gebaut ist sie wie jeder andere Beleg: Kopf mit Adresse und Datum, darunter die Positionen. Was eintrifft, wird als Wareneingang darauf gebucht.
Betreff
Die Zeile, die einem Beleg, einem Brief oder einer Mail den Titel gibt. Bei Belegen wird sie meist aus der Belegart gebildet, bei Briefen ist sie frei.
Buchungstext
Der Text, der eine Buchung in der Fibu beschreibt — «Rechn. CIN-1234, Muster AG». Er kommt aus einer Vorlage mit Platzhaltern und kann je Zeile überschrieben werden.
Budget
Der geplante Betrag je Kostenstelle und Periode, gegen den die tatsächlichen Kosten gestellt werden. Erfasst wird die Planzahl, sonst nichts; Kosten, Umsatz und Zahlungen rechnet das Programm aus den Buchungen.
Charge
Eine konkrete Lagereinheit eines Artikels — die Rolle, das Los, die Lieferung vom Dienstag. Der Bestand wird pro Charge geführt, und darüber ist rückverfolgbar, welche Ware bei welchem Kunden gelandet ist.
Datensatz
Ein einzelner Eintrag in einem Modul: eine Adresse, eine Rechnung, ein Artikel. Der Begriff kommt von «FileMaker Pro».
Dokument
Eine Datei, die an einem Datensatz hängt — der Vertrag beim Kontakt, das PDF beim Beleg.
Drucklayout
Die Vorlage, nach der ein Beleg oder eine Liste auf Papier kommt. Welches Layout ein Druckknopf nimmt, ist eingestellt und nicht fest verdrahtet.
Eigenschaft
Eine benannte Angabe am Artikel — Gehäuse, Band, Glas, Werk. Aus derselben Eigenschaft entstehen beide Ausgaben: der gedruckte Katalogtext und die Beschreibung im Webshop. Farbe, Material und Grösse sind abgespaltene Sonderfälle davon.
Empfänger
Wer eine Mail, einen Brief oder einen Serienbrief bekommt. Bei einem Serienbrief ist der Empfänger nicht einer, sondern die ganze Ergebnismenge — festgehalten wird jeder einzeln im Verlauf.
Ergebnismenge
Die Treffer einer Suche — kein Endergebnis, sondern Arbeitsmaterial: du kannst sie weiter einschränken, exportieren, auswerten oder als Liste speichern.
Fehlbetrag
Was an einer Zahlung noch fehlt. Die Trennlinie liegt bei null: darüber ist es ein Fehlbetrag, darunter eine Überzahlung.
Feld
Eine einzelne Angabe in einem Datensatz — «Vorname», «Betrag», «Datum». Der Begriff kommt von «FileMaker Pro».
Fenster
Eine Einblendung über der Seite, die etwas auflistet oder abfragt. Ein Fenster gehört zu dem Modul, in dem es aufgeht, und zeigt darum, was dort gerade ansteht.
Filter
Eine Einschränkung dessen, was angezeigt wird. Ein Filter versteckt, er sperrt nicht — die Daten bleiben da und stehen wieder in der Liste, sobald du den Filter aufhebst.
Freigabe
Die Erlaubnis des Betriebssystems, die «FileMaker Pro» braucht, um ein anderes Programm zu steuern. Fehlt sie unter macOS, passiert beim Klick nichts — und es kommt auch keine Meldung.
Fusszeile
Der Streifen unter einer Liste, der zusammenzählt, was darüber steht — Anzahl, Total, Differenz. Das Gegenstück zur Kopfzeile, die sagt, wo du bist.
Gebinde
Die Verpackungseinheit einer Position — Palette, Kiste, Rolle. Nicht der Lagerbestand und nicht der Betrag, sondern die Ebene dazwischen: wie viel auf einmal bewegt wird.
Incoterms
Die Lieferklausel auf einem Beleg — EXW, FOB, DDP und die übrigen aus dem Satz von 2020. Die Klausel hält fest, wer Transport, Versicherung und Zoll trägt und ab wo.
Infoknopf, i-Taste
Die Taste mit dem «i» in der ersten Zeile unter der Kopfzeile. Dahinter stehen die Angaben zum Datensatz selbst und die Dokumente, die mit ihm verbunden sind.
Inventar
Eine Zählung mit Stichtag, in drei Formen: die Lagerinventur gegen den Buchbestand, das buchhalterische Anlageninventar mit Abschreibung, und die Zählung beim Kunden bei Konsignation.
Kassenjournal
Die Liste aller Zahlungen mit Tagesrahmen — Eröffnung, Abschluss, Soll, Ist, Differenz. Anders als das Milchbüechli hat es Bezug zur Kasse und damit zu den einzelnen Bons.
Kategorie
Die Marke am Artikel, so wie die Adressgruppe die Marke am Kontakt ist. Kategorien sind in einem Baum geordnet, und ein Artikel kann in mehreren stehen.
Kondition
Die Regel, nach der ein Betrag gerechnet wird: Mehrwertsteuer, Rabatt, Lohnart. Eingestellt, nicht einprogrammiert — darum lässt sie sich ändern, ohne dass jemand am Programm arbeitet.
Konsignation
Ware steht beim Kunden, gehört aber bis zum Verbrauch noch euch. Abgerechnet wird, was er gebraucht hat — nicht, was geliefert wurde — festgestellt durch eine Zählung beim Kunden, aus der die Rechnung entsteht.
Konsultation
Ein Fallbeleg aus der Praxis — Behandlung, Befund, Verrechnung. Hängt ein Tier daran, ist das Tier der Patient und der Kontakt sein Halter; ohne Tier ist der Kontakt selbst der Patient.
Kontakt
Eine Person. Kann zu einer Firma gehören, muss aber nicht — und dieselbe Person wird nicht zweimal erfasst, wenn sie in mehreren Rollen vorkommt.
Konto (Benutzer)
Der Zugang einer Person zum Programm: Kontoname, Passwort und die Gruppe, die bestimmt, was sie sieht und darf.
Konto (Buchhaltung)
Ein Sammelposten der Buchhaltung, auf den ein Betrag gebucht wird — Ertragskonto, Gegenkonto, Ausgleichskonto.
Kontrolle
Eine gespeicherte Suche unter einem sprechenden Namen, die mehrere Kriterien auf einmal prüft — «alle Projekte, die seit sechs Wochen offen sind». Gedacht für die Übersicht von oben, nicht für die tägliche Arbeit am einzelnen Datensatz.
Kopfzeile
Die Zeile mit den Zeichen oben in jedem Modul. Optisch überall gleich — was hinter einem Zeichen hängt, ist je Modul verschieden, und was du nicht darfst, erscheint gar nicht.
Kreditlimite
Der Betrag, bis zu dem ein Kunde offen haben darf. Die Warnung kommt erst, wenn er schon ohne den aktuellen Beleg darüber ist — sie hält den Beleg nicht auf.
Kreditor
Nicht der Lieferant, sondern sein Beleg. Kreditor ist die Sammlung aller eingehenden Belege an einem Ort — Lieferantenrechnungen, Quittungen, Kreditkartenabrechnungen. Gebucht wird kopfweise mit Total, MWST und Aufwandskonto, nicht Position für Position.
Kriterien
Die Angaben, die du im Suchmodus in die Felder einträgst — in dieselben Felder, in die du sonst Werte schreibst.
Lagerentnahme
Der Abgang aus dem Lager, gebucht gegen eine Charge. Aus den Entnahmen rechnet sich der Bestand — nicht umgekehrt.
Lagerort
Wo etwas physisch liegt — Lager, Regal, Tablar. Wie fein ihr das führt, entscheidet ihr: von «Lager A» bis zum einzelnen Fach.
Layout
Die Anordnung von Feldern auf dem Bildschirm oder auf einem Ausdruck. Im Layoutmodus von «FileMaker Pro» lässt sie sich ändern.
Lieferschein
Der Beleg, der die Ware begleitet. Er kann eine Teillieferung sein; was offen bleibt, steht weiterhin im Auftrag.
Listensymbol
Die vier waagrechten Balken im Spaltenkopf einer Liste. Wechseln die Menge nicht, sondern übersetzen sie — aus den gefundenen Datensätzen werden die, die mit ihnen verbunden sind.
Lizenz
Umfang und Laufzeit deines Abonnements. Die Periode ist die nächste Laufzeit, nicht das Kalenderjahr.
Lizenzart
Der Typ einer Lizenz — was für ein Recht sie einräumt. Eine Werteliste, kein Vertrag.
Lizenzvertrag
Die Abmachung, aus der einzelne Lizenzen entstehen: Laufzeit, Umfang, Abrechnung.
Lohnart
Eine Zeile auf dem Lohn — Monatslohn, Zulage, Abzug. Technisch dasselbe wie eine Kondition am Beleg: dieselbe Maske, dieselbe Berechnungsformel. Getrennt sind allein die Kataloge, damit beim Lohn keine Rabattkondition zur Auswahl steht.
Mahnstufe
Wie weit eine Rechnung im Mahnlauf ist. Die Spalte zeigt die höchste je erreichte Stufe, nicht den heutigen Stand — und «verrechnet» heisst dort in Rechnung gestellt, nicht bezahlt.
Mahnung
Ein Beleg, mit dem eine offene Rechnung angemahnt wird.
Markierung
Eine gesetzte Marke an Zeilen einer Liste. Markierte Zeilen lassen sich zusammen weiterverwenden — ausdrucken, exportieren, als Liste ablegen.
Mietlager
Die tagesgenaue Disposition vermieteter Artikel: wer hat was von wann bis wann reserviert und was bleibt für diesen Zeitraum übrig. Ein roter Restbestand heisst Engpass.
Milchbüechli
Das schlichte Tageskassenbuch für Bargeld, eine Plus-Minus-Rechnung und bewusst nicht mehr. Es bucht direkt ins Zahlungsjournal, ohne Kassensystem. Der Name kommt von der Milchbüechlirechnung: dem Heftli in der Milchhütte, in dem zusammengezählt wurde.
Modul
Ein Arbeitsbereich im Menü, der eine Sorte Daten führt — Adressen, Rechnungen, Artikel. Jedes Modul hat seine eigene Liste und seine eigene Detailansicht.
Nummernkreis
Die Vorschrift, wie eine Belegnummer aufgebaut ist und wo der Zähler steht — etwa «Rechnung 2026-00034». Aufbau, Zähler und Rücksetzung sind eingestellt, nicht einprogrammiert.
Offertanfrage
Die Offerte, die ihr beim Lieferanten einholt — die Einkaufsseite. Gebaut wie jeder Beleg, und was daraus wird, ist eine Bestellung.
Offerte
Das Angebot an euren Kunden. Nimmt er es an, wird daraus ein Auftrag — die Positionen wandern mit, du erfasst sie nicht ein zweites Mal.
Platzhalter
Eine Marke im Text, die beim Ausgeben durch einen echten Wert ersetzt wird — in Mailvorlagen, Drucklayouts und Textbausteinen.
Portal (Detailansicht)
Die Liste verbundener Datensätze innerhalb einer Detailansicht — die Kontaktpersonen einer Firma zum Beispiel. Der Begriff kommt von «FileMaker Pro».
Portal (Web)
Eine Seite im Browser ausserhalb des Programms: das Kundenportal, ein Zahlungsportal, ein EDI-Portal.
Position
Eine Zeile auf einem Beleg: Artikel, Menge, Preis. Ein Beleg besteht aus seinem Kopf und seinen Positionen.
Positionsrabatt
Ein benannter Rabatt auf einer einzelnen Belegzeile, oft mit einer Staffel dahinter — «ab 24 Stück zehn Prozent». Nicht zu verwechseln mit der Kondition, die am Belegtotal rechnet.
Preismodus
Bestimmt, wie aus Menge und Mass ein Preis wird — pro Stück, pro Quadratmeter, pauschal. Der Tarif sagt welcher Preis, der Preismodus sagt wie gerechnet.
Produktion
Der Auftrag, aus Material etwas herzustellen. Im Kern sind es zwei Lagerbewegungen: was hineingeht, wird entnommen, was herauskommt, wird eingebucht. Die Terminplanung ist dabei Nebensache und bewusst schlank gehalten.
Referenznummer
Die lange Zahl auf dem Einzahlungsschein. Beim Einlesen der Zahlungen erkennt das Programm daran, zu welcher Rechnung, welchem Brief oder welchem Kontakt der Eingang gehört — welche Stelle wofür steht, ist eingestellt.
Restbestand
Was von einer Charge oder für einen Zeitraum noch übrig ist. Wird er negativ, fehlt etwas, das schon zugesagt ist.
Rundung
Auf welchen Betrag ein Total gerundet wird — in der Schweiz meist auf fünf Rappen. Eingestellt wird es am Gerät oder am Beleg, nicht von Hand gerechnet.
Schalter
Ein Umschalter im Bildschirm, der eine Ansicht in einen anderen Zustand bringt — etwa «Liste bearbeiten / markieren». Bleibt an, bis du ihn wieder ausschaltest.
Schnittstelle
Der Weg, auf dem DabuSoft Pro Daten mit einem anderen Dienst austauscht — direkt, ohne Datei dazwischen. Beim Mailversand schliessen «Schnittstelle» und «SMTP-Server» einander aus.
Serienbrief
Ein Brief an eine ganze Ergebnismenge. Er läuft über die Menge, die in der Kopfzeile steht — nicht über den Datensatz, den du gerade offen hast.
SMTP-Server
Der Postausgang für Mails aus dem Programm. Es können mehrere eingerichtet sein — etwa eigene je Mitarbeiter oder fürs Kundenportal.
Spaltentitel
Die Beschriftung einer Spalte. Ein Klick darauf sortiert die Liste; das Dreieck daneben wechselt, was die Spalte überhaupt zeigt.
Spaltenwechsler
Das Dreieck im Titel einer Spalte. Ein Klick tauscht aus, was die Spalte zeigt; Titel, Zellen und Sortierung ändern sich sofort. Die Wahl gilt für die ganze Installation, nicht je Benutzer.
Spende
Eine Zahlung ohne Gegenleistung, als solche gekennzeichnet — damit sie getrennt ausgewertet, verdankt und bescheinigt werden kann.
Stichtag
Der Tag, auf den gerechnet wird. Manches hat einen, anderes nicht: eine Adresse gilt immer, eine Kondition gilt ab einem Datum. Wo ein Stichtag steht, ändert das Ergebnis mit ihm.
Stückliste
Woraus ein Artikel besteht — je Zeile ein Bestandteil mit seiner Menge. Die Produktion entnimmt danach aus dem Lager.
Suchfeld
Das Feld rechts in der Kopfzeile für die Schnellsuche. Für alles, was mehr als einen Begriff braucht, gibt es die Lupe und den Suchmodus.
Suchmodus
Der Zustand, in dem du Kriterien statt Werte in die Felder einträgst. Der Begriff kommt von «FileMaker Pro».
Tabelle
Ein Bereich, in dem gleichartige Datensätze liegen — Adressen, Rechnungen, Artikel. Wo du in einer Einstellung eine Tabelle auswählst, legst du fest, worauf sich die Einstellung bezieht.
Tarif
Der Name einer Preisstufe — Mitgliedertarif, Grosskundentarif, Exportpreis. Nicht der Zolltarif. Ein Artikel kann mehrere benannte Preise tragen; welcher gilt, entscheidet sich an der Position, am Beleg oder am Kunden — in dieser Reihenfolge.
Textbaustein
Ein wiederverwendbarer Text für Belege, Briefe und Mahnungen, je Sprache einer. Beim Einsetzen werden Platzhalter wie «Briefanrede» durch die Daten des Empfängers ersetzt.
Überschusskonto
Das Konto, auf das ein zu viel bezahlter Betrag gebucht wird. Ist an der Bankverbindung keines eingerichtet, bleibt der ganze Eingang eine einzige Zahlung und wird von Hand umgebucht oder aufgeteilt. Gebraucht wird es vor allem im Spendenwesen, wo der Überschuss als Spende verbucht wird.
Überzahlung
Es ist mehr eingegangen als geschuldet. Der Import bucht den Betrag, er teilt ihn aber nicht zu — welche Rechnung ihn tragen soll, entscheidest du beim Debitor: umbuchen oder auf mehrere Rechnungen aufteilen. Siehe auch «Überschusskonto».
Update
Eine neue Programmversion. Was sich geändert hat, steht im Changelog; eure Daten und Einstellungen bleiben dabei, wo sie sind.
Verdankung
Der Dank an einen Spender, meist als Serienbrief an alle Spenden eines Jahres — zusammen mit der Bescheinigung fürs Steueramt.
Verlauf
Die Aufzeichnung dessen, was an einem Datensatz geschehen ist — wer wann was geändert hat und welche Belege und Aktivitäten dazugehören.
Voreinstellung
Der Wert, der ausgeliefert wird, bevor jemand ihn ändert.
Vorlage (Auftrag)
Ein vorbereiteter Beleg, aus dem sich ein neuer erzeugen lässt — für Aufträge, die regelmässig gleich aussehen.
Vorlage (Druck)
Das Layout eines Ausdrucks — was wo auf dem Blatt steht. Die Beschriftungen darin kommen aus den Layouttexten, nicht aus dem Layout selbst.
Vorlage (Mail)
Ein vorbereiteter Mailtext mit Platzhaltern, der beim Versenden mit den Daten des Empfängers gefüllt wird.
Währung
Eine Währung mit ihren Kursen. Der Kurs gilt für einen Zeitraum, und gerechnet wird mit dem, der am Belegdatum galt — nicht mit dem von heute.
Wareneingang
Die Buchung, mit der eintreffende Ware ins Lager kommt: Menge, Charge, Lagerort. Das Gegenstück zur Lagerentnahme.
Zahlungsart
Womit bezahlt wurde — bar, Karte, Überweisung, Gutschein. An ihr hängt, auf welche Bankverbindung und damit auf welche Konten der Eingang läuft.
Zahlungseingang
Geld, das hereinkommt. Das Gegenstück ist die Auszahlung; unterschieden werden die beiden an derselben Zahlungszeile durch ein Kennzeichen.
Zeichen
Ein Symbol im Bildschirm, das eine Handlung auslöst — der Drucker, das Zahnrad, die blaue Plus-Taste. Dasselbe Zeichen steht überall an derselben Stelle; was dahinter hängt, ist je Modul verschieden.